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Handbuch DATKASSE Einzelhandel
(C) 1991-98 POS-Ware GmbH
Letzte Aktualisierung am 09.09.08
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Als Vorabinformation soll Ihnen diese Datei dienen. Sie enthält das komplette Handbuch von DATKASSE Einzelhandel.
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Hinweis:
In der Demoversion befindet sich das Handbuch als
Online-Version (kann jederzeit im Programm aufgerufen werden).
1. Einleitung
DATKASSE besteht aus zwei ausführbaren Programmen. DATKASSE.EXE ist das Verwaltungsprogramm, mit dem Sie Ihre Stammdaten und Passwörter verwalten, Kassierer anlegen, Listen drucken (ausgenommen Tagesabschluß), usw. KASSE.EXE ist das eigentliche Kassenprogramm. Im täglichen Betrieb werden Sie sich 95 % der Zeit in diesem Programm aufhalten. Wir haben diese logische Trennung der Funktionen vorgenommen, um die Manipulationsmöglichkeiten durch Kassenpersonal möglichst gering zu halten. Es ist nach unserer Meinung z.B. nicht sinnvoll, daß ein Kassierer Zugang zur Lagerverwaltung hat. Das Installationsprogramm legt 2 Batchdateien zum Starten dieser beiden Programme auf Ihrem Laufwerk C:\ an (KASSE.BAT und DATKASSE.BAT). Sie sollten zum Starten der Programme immer diese Batchdateien verwenden, nur dann werden die vom Installationsprogramm aktivierten Funktionen auch ausgeführt. Selbstverständlich können Sie die Batchdateien von C:\ in ein beliebiges Verzeichnis bewegen (kopieren), z.B. in ein Batchverzeichnis, wenn ein solches vorhanden ist. Auch das Verzeichnis DOS ist dafür gut geeignet. Durch die Batchdateien können Sie dann DATKASSE und KASSE starten unabhängig davon, in welchem Verzeichnis oder Laufwerk Sie sich gerade befinden.
2. Installation
Legen Sie die Diskette in das Laufwerk Geben Sie ein: A: RETURN INSTALL RETURN
Wenn Ihr 3,5"-Laufwerk B: ist, dann ändern Sie die Eingabe in Zeile 1 entsprechend. Wählen Sie die Option Komplette DATKASSE Installation durchführen. Geben Sie das gewünschte Verzeichnis ein, in das DATKASSE installiert werden soll, bzw. bestätigen Sie die Vorgabe mit RETURN. Beantworten Sie alle Fragen des Installationsprogramms mit J für Ja oder N für Nein. Wenn Sie die Antwort nicht wissen, dann drücken Sie einfach RETURN. Es wird dann in jedem Fall eine lauffähige Programmversion erzeugt. Das Installationsprogramm nimmt bei Bedarf eine Änderung an der AUTOEXEC.BAT vor. Dies ist dann der Fall, wenn Sie ein System mit nur 4 MB Speicher einsetzen und der vom Festplattencache SMARTDRIVE belegte Speicher zu groß ist. Das Installationsprogramm reduziert diesen Wert entsprechend. Sie werden auf diesen Umstand durch Bildschirmmeldungen hingewiesen. Ihre alte AUTOEXEC.BAT wird zuvor gesichert. Anschließend müssen Sie Ihr System neu starten.
Hinweis DATKASSE benötigt zum Betrieb 560 kB freien Basisspeicher und zusätzlich ca. 2,1 MB XMS-Speicher.
3. Allgemeine Hinweise
3.1 Ergänzende Informationen zum Handbuch
Im Verzeichnis DOKU finden Sie nach der Installation verschiedene Textdateien zu Sonderfunktionen des Programms. Diese befinden sich nicht im Handbuch, da sie ständig weiterentwickelt werden. Starten Sie das Programm DATKASSE. Im Menü SYSTEM können Sie sich die DOKU-Dateien anschauen oder diese drucken. Empfehlenswert ist außerdem die Lektüre der Datei HISTORY.TXT. In dieser Datei werden Programmerweiterungen, Fehlerbehebungen, usw. dokumentiert. Auch diese Datei können Sie mit DATKASSE.EXE ansehen oder drucken.
3.2 Netzwerkversion
Bitte beachten Sie, daß eine Netzwerkversion von DATKASSE niemals die gleiche Verarbeitungsgeschwindigkeit wie die Normalversion erreichen kann. Durch Übertragung von Daten über das Netzwerk, Datei- und Datensatzsperrung, usw. tritt ein erhöhter Rechenzeitbedarf auf, der umso größer wird, je mehr das Netzwerk belastet ist. Die Auswahl der verwendeten Hardware sollte deshalb in Abhängigkeit von der zu erwartenden Netzbelastung stehen.
Um einen einwandfreien Betrieb zu gewährleisten, sollte bei einem sogenannten Peer-To-Peer-Netzwerk auf das Benutzen des Servers als Arbeitsplatz verzichtet werden, wenn an einem der Kassenarbeitsplätze gearbeitet wird. Läßt sich dies nicht vermeiden, so sollte die Priorität der Vordergrundtask des Servers relativ gering eingestellt werden. Wenn der Server als Arbeitsplatz genutzt wird lassen sich bei Netzwerkzugriffen Behinderungen in Form von verlangsamter Bildschirmausgabe, Wartezeiten bei Datenbankzugriffen, usw. nicht vermeiden. Dies führt in einigen Fällen zu abgehackten, bzw. stoßweisen Bildschirmausgaben. Insbesondere bei mehr als einem Kassenarbeitsplatz sollte von der Möglichkeit am Server zu arbeiten abgesehen werden.
Folgende Einschränkungen sind zu beachten Wenn ein oder mehrere Kassenarbeitsplätze eingeloggt sind, kann die Option Komprimieren bei der Kunden- und der Lagerdatenbank nicht ausgeführt werden. Dies ist eine Exklusiv-Option, die nur ausgeführt werden kann, wenn nur ein einziger Benutzer in die betreffende Datenbank eingeloggt ist. Wenn das Programm Indexdateien sortiert, dann führt dies auf den anderen Arbeitsplätzen zu Wartezeiten, wenn die gleiche Indexdatei geladen werden muß. In den oben genannten Fällen gibt das Programm jeweils eine Meldung aus, um den Anwender zu informieren. Bei Verwendung von rechenzeitintensiven Funktionen wie zum Beispiel dem Barcodedruck sollte die Priorität der Vordergrundtask auf dem Server reduziert werden, wenn der Barcodedruck auf dem Server ausgeführt wird.
Hinweis Bei Problemen durch nicht freigegebene Datensätze oder Dateien (beispielsweise durch Stromausfall oder Systemabsturz) rufen Sie das Programm DATKASSE mit der Option /RESETNET auf. Nach Bestätigung der Abfrage werden alle Sperren aufgehoben.
Programme beenden Sehr wichtig für einen störungsfreien Betrieb im Netzwerk ist das korrekte Schließen von Dateien. Verwenden Sie aus diesem Grund immer die Option Programm beenden im Pulldown-Menü System der beiden Programme.
3.2.1. Weitere Möglichkeiten der Netzwerk-Version
Die Netzwerk-Version von DATKASSE bietet die Möglichkeit des sogenannten Standalone-Betriebes. Das Programm KASSE.EXE, d.h. die einzelnen Kassen benötigen in dieser Konfiguration nur beim Programmstart und beim Tagesabschluß die Netzwerk-Verbindung. Das Programm läuft in diesem Fall auf der lokalen Festplatte. Beim Programmstart aktualisiert das Programm nach Abfrage die Stammdaten, d.h. es kopiert diese auf die lokale Festplatte. Danach wird die Serververbindung erst wieder beim Tagesabschluß benötigt. Sollte der Server zwischenzeitlich heruntergefahren werden oder abstürzen, dann wird der Kassenbetrieb davon nicht beeinträchtigt. Diese Betriebsart ist also vor allen Dingen für einen sicheren Kassenbetrieb geeignet. Beeinträchtigungen des Servers durch Arbeiten an Diesem (z.B. in einem Peer-To-Peer-Netz wie Windows95) wirken sich nicht auf die Kassen aus. Beim Tagesabschluß führen alle Kassen die Funktion Netzabschluß vorbereiten aus. Damit werden die getätigten Umsätze und Lagerbewegungen und Ausgaben auf den Server kopiert. Eine der Kassen ruft dann die Funktion Tagesabschluß (Netz) auf. In diesem Punkt unterscheidet sich die Vorgehensweise nicht vom normalen Netzwerk-Betrieb. Nach Ausdruck des Tagesabschlusses werden nun noch die Lagerbewegungen der einzelnen Kassen verarbeitet, d.h. die Lagerbestände auf dem Server werden aktualisiert.
Ein Nachteil soll nicht verschwiegen werden: Die Lagerbestände sind prinzipbedingt erst nach dem Tagesabschluß auf dem neuesten Stand. Eine Bestandsabfrage während des Tages, d.h. während des Kassenbetriebes kann falsche Bestände liefern. Dies ist immer dann der Fall, wenn eine Kasse zwischenzeitlich den betreffenden Artikel verkauft hat.
Hinweis Alle Kassen müssen die Funktion Netzabschluß vorbereiten ausführen, auch die Kasse, mit der anschließend der Netzabschluß ausgeführt wird.
3.2.1.1. Einrichtung des Standalone-Betriebs
Gesteuert wird der Standalone-Betrieb durch die Konfigurationsdatei NETZWERK.CNF. In dieser Datei werden alle für den Standalone-Betrieb relevanten Parameter eingetragen. Die Datei enthält erklärende Kommentare.
Installieren Sie zuerst das Programm auf dem Server und richten Sie die Arbeitsplätze ein. Tragen Sie in die Datei NETZWER.CNF den korrekten Pfad zum Server ein. Anschließend kopieren Sie das komplette Verzeichnis von DATKASSE (d.h. i.A. \KASSE) inkl. Unterverzeichnisse auf die lokalen Festplatten der Kassen. Achten Sie bitte darauf, daß auch im Standalone-Betrieb die Umgebungsvariable DATUSER auf allen Kassen unterschiedlich gesetzt sein muß. Sie können dies sicherstellen, in dem Sie die Arbeitsplätze mit dem Installationsprogramm einrichten.
Abdruck der Datei NETZWERK.CNF (Beispiel-Konfiguration) : ;Standalone-Betriebsart (1 = Ja, 0 = Nein) 1 ;Umsatz-Dateien lokal speichern (1 = Ja, 0 = Nein). 1 ;Beim Programmstart abfragen, ob die Stammdaten kopiert, ;bzw. aktualisiert werden soll 1 ;Pfad zum Kassenverzeichnis auf dem Server W:\KASSTEST ;DOS-Befehl zum Einloggen (ACHTUNG: Hier keine Treiber ;laden) V:\PUBLIC\LOGIN.EXE KASSE1 ; ;DOS-Befehl zum Ausloggen (ACHTUNG: Hier keine Treiber ;entladen) V:\PUBLIC\LOGOUT.EXE ;
4. Quick-Start
Dieses Kapitel vermittelt eine Kurzeinführung in das Programm und die wichtigsten Funktionen, um die ersten Schritte zu erleichtern. Sie werden feststellen, daß einige Informationen hier wiederholt werden. Dies ist aber ganz im Sinne eines Quickstarts. Diese Kurzanleitung kann natürlich nicht alle Leistungsmerkmale von DATKASSE zeigen. Wir beschränken uns hier auf die Grundfunktionen, die während des Kassiervorgangs und beim Tagesabschluß erforderlich sind. Die komplette Referenz finden Sie in den folgenden Kapiteln. DATKASSE besteht aus zwei ausführbaren Programmen. DATKASSE.EXE ist das Verwaltungsprogramm, KASSE.EXE ist das eigentliche Kassenprogramm. Das Installationsprogramm legt 2 Batchdateien zum Starten dieser beiden Programme auf Ihrem Laufwerk C:\ an (KASSE.BAT und DATKASSE.BAT). Sie sollten zum Starten der Programme immer diese Batchdateien verwenden, nur dann werden die vom Installationsprogramm aktivierten Funktionen auch ausgeführt. Selbstverständlich können Sie die Batchdateien von C:\ in ein beliebiges Verzeichnis bewegen (kopieren), z.B. in ein Batchverzeichnis, wenn ein solches vorhanden ist. Auch das Verzeichnis DOS ist dafür gut geeignet. Durch die Batchdateien können Sie dann DATKASSE und KASSE starten unabhängig davon, in welchem Verzeichnis oder Laufwerk Sie sich gerade befinden.
Installation Legen Sie die Diskette in das Laufwerk Geben Sie ein: A: Enter INSTALL C: Enter
Wenn Ihr 3,5"-Laufwerk B: ist, dann ändern Sie die Eingabe in Zeile 1 entsprechend. Das Programm wird auf Laufwerk C: im Verzeichnis KASSE installiert. Beantworten Sie alle Fragen des Installationsprogramms mit J für Ja oder N für Nein. Wenn Sie die Antwort nicht wissen, dann drücken Sie einfach ENTER. Es wird dann in jedem Fall eine lauffähige Programmversion erzeugt. Änderungen an AUTOEXEC.BAT oder CONFIG.SYS werden nicht vorgenommen. DATKASSE benötigt zum Betrieb jedoch ca. 560 kB freien Basisspeicher und zusätzlich ca. 2,1 MB XMS-Speicher. Auf Systemen mit 4 MB Speicher sind gegebenenfalls Änderungen an der Datei AUTOEXEC.BAT erforderlich.
Wenn Sie beim Start von DATKASSE.EXE oder KASSE.EXE die Fehlermeldung Zuwenig XMS-Speicher erhalten, dann laden Sie die Datei AUTOEXEC.BAT mit einem Editor (z.B. EDIT von MS-DOS). Suchen Sie die Zeile mit SMARTDRV.EXE (dies ist der Festplattencache). Wenn am Ende der Aufrufzeile keine Parameter stehen, dann fügen Sie bitte 512 hinzu, getrennt durch ein Leerzeichen. Wenn bereits eine Zahl vorhanden ist, dann ändern Sie diese bitte in 512, wenn sie größer als 512 ist. Der Aufruf würde dann z.B. so aussehen: C:\DOS\SMARTDRV.EXE 512 Sie bewirken damit, daß der Festplattencache nur noch 512 kB belegt (ohne Parameter 2 MB). Anschließend müssen Sie Ihr System natürlich neu starten.
Bedienung von KASSE.EXE Einige grundlegende Bemerkungen zu Beginn: Die Belegung der wichtigsten Funktionstasten wird immer am unteren Bildschirmrand angezeigt. Weitere Hilfe erhalten Sie durch Betätigen der Tastenkombination STRG-F1, dies ist die kontextsensitive Hilfefunktion. Sie erklärt die gerade benutzte Funktion. Der Taste F2 kommt dabei eine zentrale Bedeutung zu. Mit F2 wird ein Vorgang abgeschlossen, Daten gespeichert, ein Vorgang fortgeführt, usw. Mit ESC können Sie in fast jeder Situation einen Vorgang abbrechen, bzw. einen Schritt zurückgehen. Beispielsweise kann mit ESC von der Maske Gegebener Betrag zurück in die Belegerfassungsmaske gesprungen werden. Wir beginnen mit einer kurzen Einführung in das Kassenprogramm. Zum Ausprobieren der Funktionen sollte ein Drucker (Matrixdrucker) an LPT1: angeschlossen sein. Ein Deskjet- oder Laserdrucker kann ebenfalls als Bondrucker eingesetzt werden. Dazu muß jedoch erst der passende Treiber im Programm eingerichtet werden. Am Ende dieser Einführung finden Sie dazu eine kurze Erklärung. Starten Sie KASSE.EXE durch Aufruf der Batchdatei KASSE.BAT. Unsere Programme entsprechen dem SAA-Standard, d.h. Sie sehen nun 3 Pulldownmenüs, die Sie mit Hilfe der Pfeiltasten auswählen und mit ENTER aufklappen können. Dazu ein kurzer Hinweis: Das Menü Setup erscheint nur, wenn KASSE.EXE mit dem Parameter /SETUP aufgerufen wird. Auch dies hat wieder seinen Grund in der Manipulationssicherung. Wenn Sie das Programm komplett eingerichtet haben, dann können Sie diesen Parameter aus der Batchdatei KASSE.BAT entfernen. Ein Kassierer hat dann keinen Zugriff mehr auf dieses Menü.
Wählen Sie nun das Menü Kasse. Wir wollen zu Beginn einen Kassiervorgang durchspielen. Wählen Sie also die Option Kasse. Nun müssen Sie die Kassierer-Nummer und dessen Passwort eingeben. Geben Sie 1 als Nummer und 11111 als Passwort ein. Dieser Kassierer ist bereits vorbelegt. Die nächste Eingabe betrifft den Kassen-Anfangsbestand. Geben Sie hier die Bareinlage der Kasse ein. Sie können aber auch einfach ENTER drücken. Sie befinden Sich nun in der Erfassungsmaske. Im oberen Bereich der Maske sehen Sie die Beleg-Nr., Datum, Ausgabeart (Bon oder Rechnung), Zahlungsart (Scheck oder Bar) sowie die Zwischensumme in Großdarstellung (zu Beginn noch nicht sichtbar, da noch keine Belegdaten eingegeben wurden). Außerdem am oberen Rand sichtbar: Die Verkäufernummer und die aktuelle Belegposition. Das Programm wartet nun auf die Eingabe einer Artikelnummer. In der Demo-Version sind die Artikelnummern 1234, 1235 und 1236 bereits eingegeben. Probieren Sie also eine dieser Artikelnummern aus. Das Programm setzt den dazugehörigen Artikeltext ein und auch die Zwischensumme erscheint nun.Wenn Sie einfach ENTER drücken, dann sehen Sie eine Übersicht des Lagers (mit Bestand und Preis). In dieser Liste können Sie sich mit den üblichen Tasten bewegen (Seite hoch/runter, Pos1, Ende, usw.) und den gewünschten Artikel mit ENTER auswählen. Erfassen Sie nun noch 2 weitere Artikel (mit 1235 und 1236). Sie haben nun 3 Belegpositionen erfaßt. Mit den Pfeiltasten können Sie sich in dieser Liste beliebig bewegen und einzelne Positionen nachträglich manipulieren. Gehen Sie mit é nun zur zweiten Position. Mit F6 können Sie eine Stückzahl eingeben. F7 ändert den Preis. Und mit F8 können Sie die ganze Belegzeile löschen. Wenn noch weitere Belegpositionen folgen sollen, dann müssen Sie mit ê wieder zur nächsten freien Zeile springen. F2 schließt den Beleg ab. Angezeigt wird nun der zu zahlende Betrag und Sie müssen den gegebenen Betrag eingeben oder bei passender Zahlung einfach ENTER drücken. Der Bon wird nun gedruckt und eine evtl. angeschlossene Kassenschublade springt auf. Danach können Sie sofort den nächsten Beleg eingeben. In der Kassenmaske gibt es noch eine ganze Reihe von weiteren Möglichkeiten: Mit F5 schalten Sie die Zahlungsart um, F10 wechselt den Kassierer, STRG-D druckt den letzten Beleg nochmals (z.B. wenn der Bondruck abgeschaltet ist und nur ein Bon gedruckt werden soll, wenn der Kunde dies wünscht), mit STRG-A können Sie eine Ausgabe (d.h. Barentnahme) aus der Kasse eingeben. Dabei können bis zu 25 Rubriken definiert werden. Mit der Taste * auf dem Ziffernblock kann eine Warenrückgabe eingegeben werden. Diese Taste wirkt auf die zuletzt eingegebene Position. Bei einer Warenrückgabe wird also die Artikelnummer und ENTER und dann * eingegeben. Der Artikel wird in das Lager zurückgebucht und der Kunde erhält eine Gutschrift. Hinweis: Ist die Getränkemarkt-Funktion aktiv, dann verwenden Sie für eine Warenrückgabe bitte die Tastenkombination STRG-F6. Sie haben nun einen oder mehrere Bons gedruckt. Verlassen Sie die Maske mit ESC und wählen Sie Tagesabschluß aus dem Menü Kasse. Dazu sollte ein DIN-A4-Drucker zur Verfügung stehen. Es ist jedoch auch möglich, den Tagesabschluß auf dem Bondrucker auszugeben. Dies können Sie im Menü Setup/Grundeinstellungen 2 festlegen. In dieser Maske stehen Ihnen eine ganze Reihe von Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung. Drücken Sie doch einfach einmal STRG-F1 in dieser Maske, dann erhalten eine ausführliche Erklärung zu jedem Eintrag.
Bedienung von DATKASSE.EXE DATKASSE ist das Verwaltungsprogramm für die Stammdaten, Passwörter, usw. Mit diesem Programm können Sie auch ausführliche Listen der Stammdaten drucken. Nach dem Start des Programms müssen Sie zuerst das Systempasswort eingeben. In allen Versionen ist Kasse vorbelegt. Bitte achten Sie auf die Groß-Kleinschreibung. Sie ist bei der Eingabe relevant. Auch dieses Programm folgt dem SAA-Standard. Die Funktionstastenbelegung wird immer am unteren Bildschirmrand angezeigt. Wählen Sie nun einmal das Menü Datenbank. In diesem Menü haben Sie Zugriff auf die drei Datenbanken von DATKASSE, d.h. Kunden, Lieferanten und Lager. Die wichtigste Datenbank ist wohl das Lager. Wählen Sie diesen Menüpunkt aus. Es erscheint ein weiteres Menü, in dem Sie die bei Datenbanken üblichen Funktionen wie z.B. Neueingabe, Suchen, Blättern, usw. auswählen können. Über den Menüpunkt Zu-/Abgänge können Sie Bestandsänderungen durchführen, z.B. bei Waren-Anlieferung. Wir möchten hier nochmals auf die Bedeutung der Taste F2 hinweisen. Mit F2 speichern Sie zum Beispiel einen neu eingegebenen oder geänderten Datensatz. Treiberauswahl (Bondrucker) Um einen anderen Treiber für den Bondruck einzurichten starten Sie KASSE.EXE mit der Batchdatei KASSE.BAT. Im Menü Setup wählen Sie die Option Grundeinstellungen 1. Geben Sie im Feld Bondrucker Zeichensatz / Treiber ein * ein und drücken Sie ENTER. Sie können dann den gewünschten Treiber aus einer Liste auswählen. Bestätigen Sie die nächste Abfrage mit Ja. Damit ist der Treiber installiert.
5. Kommandozeilen-Parameter
Bei dem Programm KASSE können einige Einstellungen nur über einen Kommandozeilen-Parameter aktiviert werden. Eine Übersicht der Parameter können Sie erhalten, indem Sie das Programm mit dem Parameter /? aufrufen.
Mit /NUM erreichen Sie, daß auf jedem Bon zusätzlich zum Verkäufer auch die Arbeitsplatznummer gedruckt wird.
/PROT aktiviert den Protokolldruck. In diesem Fall wird der Rechnungsdrucker als Protokolldrucker verwendet. Jeder gedruckte Bon wird zusätzlich auf diesem Drucker ausgegeben, jedoch ohne Kopf- und Fußbereich. Bitte beachten Sie, daß nun keine Rechnungen mehr gedruckt werden können. Sollte dies trotzdem benötigt werden, muß vorher der Protokolldrucker auf Seitenanfang gefahren werden. Die Rechnung wird in diesem Fall jedoch nicht protokolliert.
/DUAL aktiviert den 2-Monitor-Betrieb . In einem IBM-kompatiblen System können 2 Videokarten gleichzeitig verwendet werden. Zu einer vorhandenen VGA- oder EGA-Karte kann noch eine Monochromkarte (=Herkules-Karte) eingebaut werden. Der an diese Karte angeschlossene Monitor (vorzugsweise 9 Zoll) wird von KASSE als Kundenanzeige verwendet. Der Kunde kann die Erfassung aller Artikel mit Bezeichnung und Preis verfolgen und sein gegebener Betrag und Rückgeld wird ebenfalls auf diesem Monitor angezeigt.
Wichtige Hinweise Im allgemeinen erkennt KASSE, wenn keine Monochromkarte vorhanden ist und die Option /DUAL verwendet wird. Wenn jedoch ein Memorymanager wie QEMM oder EMM386 an die Stelle des Bildspeichers der Monochromkarte virtuelles RAM eingeblendet hat, kann KASSE dies nicht feststellen. Schwere Systemabstürze sind im allgemeinen die Folge, wenn trotzdem /DUAL verwendet wird.
/PC-KA aktiviert die Kassensteuerkarte PC-KA3. Näheres zu dieser Karte finden Sie in dem betreffenden Datenblatt (einfach unverbindlich bei uns anfordern). Folgende Hardware kann an die PC-KA3 direkt ohne weitere Interfaces angeschlossen werden: Kassenschublade, LCD-Display, Barcode-Lesegerät.
/DISPLAY aktiviert ein an eine serielle Schnittstelle oder Kassenkarte angeschlossenes Kundendisplay. Wir liefern verschiedene geeignete Displays, lassen Sie sich unverbindlich beraten. Per Default wird COM3 zur Übertragung verwendet (9600 Baud, 8 Bit, keine Parität, 1 Stopbit).
/PREIS ist nur beim Programm DATKASSE möglich. Dieser Parameter aktiviert die Preiseingabe bei Lagerzugängen.
Mit /ROHERTRAG können Sie KASSE dazu veranlassen, daß auf dem Lagerabgangsprotokoll auch der Rohertrag (d.h. die Differenz zwischen Netto-Einkaufspreis und Netto-Verkaufspreis) ausgerechnet wird. Am Ende der Liste wird außerdem die Summe über alle Artikel berechnet und gedruckt. Das Lagerabgangsprotokoll kann zu einem beliebigen Zeitpunkt (auch mehrmals pro Tag) aufgerufen werden.
/MASTER Durch Verwendung dieses Parameters kann DATKASSE.EXE direkt von KASSE.EXE aus gestartet werden. Dies kann sinnvoll sein, wenn Sie allein an einem Kassensystem arbeiten und während des Kassierens zeitweise Änderungen an den Stammdaten vorgenommen werden müssen. Mit der Tastenkombination ALT-Q kann dann zu jedem (!) Zeitpunkt DATKASSE.EXE gestartet werden. Nach dem Verlassen von DATKASSE befinden Sie sich wieder in KASSE.EXE an der gleichen Stelle. Die Abfrage des Systempasswortes und die Copyright-Meldung entfällt in diesem Modus. Wenn Sie mit Angestellten arbeiten, dann ist dieser Modus mit Vorsicht zu benutzen, da keinerlei Zugriffsschutz mehr vorhanden ist. Hinweise Da KASSE.EXE beim Start von DATKASSE.EXE weiterhin ca. 1,3 MB XMS belegt (abhängig von der gerade benutzen Funktion), ist diese Funktion auf Systemen mit nur 4 MB nicht nutzbar. Am geringsten ist die XMS-Nutzung von KASSE.EXE, wenn nur die Menüzeile sichtbar ist (wie direkt nach dem Programmstart). Evtl. müssen Sie also die Kassenmaske verlassen (darin ist die XMS-Belegung am höchsten). Prinzipbedingt bekommt KASSE.EXE nicht mit, wenn Sie sich in der Kassenmaske befinden und mit DATKASSE.EXE neue Datensätze erfaßt haben oder Änderungen an den Suchbegriffen (z.B. der Artikelnummer) gemacht haben. Verlassen Sie in diesem Fall die Kassenmaske mit ESC. Nach dem erneuten Aufruf der Kassenmaske können Sie dann auf die neu erfaßten oder geänderten Datensätze ohne Einschränkungen zugreifen.
/NOCHECKDIGIT Damit kann die vom Barcodescanner gelesene Prüfziffer entfernt werden. Geeignet ist dies z.B. für Code39 oder 2of5 (Interleaved). Bei manchen Scannern läßt sich die Prüfziffer nicht ausschalten. Mit diesem Parameter kann sie vom Programm entfernt werden. Der Schalter ist nur bei numerischen Eingaben mit einer Länge <= 13 Zeichen aktiv. Texteingaben werden deshalb davon nicht beeinflußt. Bei Handeingabe von Artikelnummern ist jedoch darauf zu achten, daß die Prüfziffer mit eingegeben wird, bzw. eine beliebige Ziffer.
Mit /RECORD können die laufenden Tastatureingaben mitgespeichert werden. /PLAY spielt die Eingaben dann wieder ab. Die Eingaben werden in der Datei RECORD.KEY gespeichert. Bei jedem Aufruf von /RECORD wird die Datei wieder gelöscht. Diese Standardvorgabe können Sie mit der Option /PLAYFILE:xxx ändern. Das xxx steht für den Dateinamen. Mit dieser Option können zum Beispiel problemlos Selbstlaufdemos erstellt werden. Mit dem Parameter /SLOW:xxx können Sie die Abspielgeschwindigkeit steuern, wobei xxx die Zeit in Millisekunden zwischen zwei Tastaturanschlägen ist (Defaultwert:50 Millisekunden). Während des Play-Modus kann mit den Tasten + und - die Abspielgeschwindigkeit in 1/10-Sekunden-Schritten erhöht oder erniedrigt werden. ESC bricht den Play-Modus ab, das Programm bleibt an der gerade aktuellen Stelle stehen und kann ab diesem Zeitpunkt normal bedient werden. Einsatzbereiche dieser Funktion sind beispielsweise das Starten von KASSE.EXE direkt in die Kassenmaske, bzw. die Passwortabfrage (siehe Beispiel unten) oder das Erzeugen von Selbstlaufdemos.
Beispiel : KASSE /PLAY /PLAYFILE:STARUP.MAC
Die Datei STARTUP.MAC enthält die zweimal den Tastaturanschlag für das K. Das Ergebnis dieses Aufrufes ist, daß KASSE.EXE direkt in die Abfrage der Kassierernummer geht, genau so, als hätten Sie nach dem Start diese Eingaben selbst gemacht.
Hinweis : Bei Aufruf eines externen Programmes (wie zum Beispiel der kontextsensitiven Hilfe) wird der Playmodus unterbrochen, da die Eingaben in einem externen Programm nicht der Kontrolle von DATKASSE unterliegen.
Weitere Hinweise finden Sie im Kapitel zu den Makros. Bitte lesen Sie dazu auf Seite 230 weiter.
6. Bedienung
6.1. Bedienung mit der Tastatur
Mit dem ersten Buchstaben (oder dem hervorgehobenen) der gewünschten Option oder durch Betätigen der Pfeiltasten wird das gewünschte Menü ausgewählt. Pos1 und Ende setzen den Balken auf die erste, bzw. letzte Option. RETURN klappt das Menü herunter.
Mit den Pfeiltasten oder durch den hervorgehobenen Buchstaben kann die gewünschte Funktion ausgewählt werden. Bei Auswahl mit den Pfeiltasten muß nun noch RETURN gedrückt werden. Bei Eingabe des hervorgehobenen Buchstabens wird die Funktion sofort ausgeführt. Mit den Pfeiltasten können auch die jeweils benachbarten Menüs heruntergeklappt werden.
Eingaben in Felder jeder Art können mit den üblichen Tastenkombinationen editiert werden. Dabei ist es unerheblich, ob DATKASSE von Ihnen die Eingabe eines Feldwertes, einer Zahl, eines Dateinamens oder andere Texteingaben erwartet. Mit Hilfe der Pfeiltasten können Sie sich im Eingabefeld bewegen. Pos1 springt zum Beginn der Zeile, Ende zum Ende. Entf löscht das Zeichen unter dem Cursor, <-- das links vom Cursor. STRG-Y löscht die ganze Zeile und ALT-R stellt sie nach versehentlichem Löschen wieder her. Wenn die erlaubte Feldlänge größer als der Ausschnitt auf dem Bildschirm ist, dann rollt die Anzeige bei Bedarf. Je nach Feldtyp gibt es noch weitere Funktionen : Mit + oder - auf dem Ziffernblock (und nur dort) können Sie in den meisten Ganzzahl- und Fließkommafeldern einen Wert zu dem vorhandenen Feldinhalt addieren oder subtrahieren.
Eingeleitet wird diese Funktion durch Eingabe eines Leerzeichens in dem betreffendem Feld. So können Sie die Tasten auf dem Ziffernblock auch für andere Eingaben verwenden, zum Beispiel zur Eingabe einer negativen Zahl in ein Feld. Bei der Eingabe des Plus- oder Minuszeichens wird ein neues Fenster geöffnet, in dem Sie den Wert eingeben können. Nach Bestätigung mit RETURN wird das Fenster geschlossen und der neue Feldinhalt ausgerechnet. Das Gleiche gilt für Division mit der Taste / und Multiplikation mit *, jeweils auf dem Ziffernblock. Auch hier muß die Funktion durch ein Leerzeichen eingeleitet werden. Mit Hilfe dieser Funktionen kann zum Beispiel auf einfache Weise ein Brutto- oder Nettopreis ausgerechnet werden. Das Ganze funktioniert prinzipiell wie ein kleiner Taschenrechner.
Die Taste F2 hat im allgemeinen die Bedeutung von Weiter oder Funktion fortsetzen. Bei der Belegerfassung (z.B. in der Kasse) wird diese Taste beispielsweise zum Verlassen der Maske und zum Sprung zur nächsten Eingabemaske verwendet. Bei allen Pulldown- oder Popupmenüs und bei Ja/Nein/Abbruch-Fragen ist F2 gleichbedeutend mit RETURN verwendbar. In vielen Situationen kann also eine Operation, bei der keine zusätzlichen Eingaben oder Abweichungen von den Defaultwerten erforderlich sind, durch mehrmaliges Betätigen von F2 abgeschlossen werden.
6.1.1. Dateiauswahl-Fenster
Dieses Fenster erscheint immer dann, wenn die Eingabe eines Dateinamens erwartet wird. Mit ALT und dem hervorgehobenen Buchstaben oder TAB können Sie die gewünschte Funktion selektieren. Mit RETURN wird sie dann ausgeführt. Wenn Sie im Feld Dateinamen ein Wildcardzeichen verwenden, dann können Sie die gewünschte Datei aus dem Fenster Liste auswählen. Dabei können Sie wie üblich die Pfeiltasten, Pos1 und Ende verwenden. Durch Eingabe des ersten Buchstabens der gesuchten Datei springt der Balken auf den ersten Eintrag, der mit diesem Buchstaben beginnt. Beim zweiten Mal auf den zweiten Eintrag und so fort. Auf diese Art und Weise gelangt man schnell zu der benötigten Stelle innerhalb der Liste. Wenn kein Wildcardzeichen im Feld Dateinamen verwendet wird, wird die Datei durch RETURN ausgewählt und das Fenster verschwindet.
Bei einigen häufig benutzten Funktionen ist ein sogenannter History-Puffer implementiert. In diesem speichert DATKASSE eine gewisse Anzahl der letzten Eingaben. Sie können dann aus den gespeicherten Dateinamen die benötigte mit den Pfeiltasten auswählen. Erkennbar ist ein vorhandener History-Puffer an einem großen H rechts neben dem Feld Dateinamen. Aufgerufen wird die Funktion durch ALT-L. Voraussetzung dafür ist, daß Sie sich im Feld Dateinamen befinden. Natürlich können Sie auch das Fenster mit dem History-Puffer mit ESC wieder verlassen ohne eine Datei auszuwählen. In den History-Puffer werden alle Eingaben eines Dateinamens gespeichert. Dies geschieht für jede Funktion, in der ein Dateiname eingegeben werden muß, getrennt. Die Auswahl eines Listenformulars hat also einen anderen History-Puffer wie die Funktion Datei drucken. Die Aufnahme in den Puffer geschieht nach dem Prinzip First in, Last out. Wenn ein neuer Dateiname aufgenommen wird, wird der älteste aus der Liste entfernt. Bei mehreren gleichen Dateinamen, die hintereinander eingegeben werden, wird nur der erste gespeichert. Dies soll verhindern, daß im gesamten Puffer immer der gleiche Dateiname steht.
6.1.2. Auswahl-Boxen
In Auswahlboxen, die z.B. in den Einstellungsmenüs von DATKASSE.EXE Verwendung finden, wird die Option, die verändert werden soll, mit den Pfeiltasten ausgewählt. Durch Drücken von RETURN oder der Leertaste wird der Status des Schalters verändert. Zu sehen ist dies an einem Häkchen oder (je nach eingestelltem Zeichensatz) einer kleinen 1 zwischen den beiden eckigen Klammern. Die Optionen am unteren Ende der Auswahlbox werden nach Auswahl durch RETURN ausgeführt. Sollen Änderungen dauerhaft gespeichert werden, dann muß die Option Speichern gewählt werden. Mit ESC oder durch Auswahl der Option Abbruch verlassen Sie Auswahlbox und die gemachten Änderungen werden nach einer Abfrage wieder rückgängig gemacht. Nach Wahl der Option Ende wird die Auswahlbox verlassen. Die Änderungen sind dann zwar aktiv, werden aber nicht für den nächsten Programmstart gespeichert.
6.1.3. Meldungsboxen
Meldungsboxen verwendet DATKASSE meist um eine Fehlermeldung anzuzeigen oder, wie in diesem Beispiel, auf den nicht erfolgreichen Abschluß einer Operation hinzuweisen.
Die Meldung muß mit RETURN bestätigt werden. Bei einigen Meldungen oder Fehlermeldungen gibt es einen zusätzlichen Button Hilfe. Sie erreichen diesen Button wie üblich mit TAB. Alternativ dazu können Sie auch einfach die Taste F1 drücken. Diese Option gibt erweiterte Informationen zu der betreffenden Fehlermeldung. Es werden zum Beispiel Fehlerursachen und Abhilfe beschrieben. Meldungsboxen, die nur als Bestätigung für den Start einer Option dienen, können auch mit ESC verlassen werden. Die Option wird dann nicht ausgeführt.
Hinweis: Wenn Sie die Hilfe unserer Hotline benötigen, dann notieren Sie sich bitte unbedingt die Fehlernummer, die rechts oben im Fenster in eckigen Klammern steht.
6.2. Online-Hilfe
Das Online-Hilfesystem bietet in vielen Fällen eine allgemeine oder kontextsensitive Hilfe an. Allgemeine Hilfe, das heißt Tastenbelegung, Editiermöglichkeiten und ähnliches, ist immer verfügbar. Kontextsensitive Hilfe ist verfügbar, wenn sehr differenzierte Eingaben notwendig sind, wo normalerweise ein Nachschlagen im Handbuch notwendig wäre.Die allgemeine Hilfe wird wie gewohnt mit F1 aufgerufen. Mit ESC kehrt man zurück zum Programm. Die kontextsensitive Hilfe (sofern verfügbar) kann mit STRG-F1 angezeigt werden. Auch hier kehrt man mit ESC zurück. Insbesondere in den Einstellungsmenüs von DATKASSE steht eine ausführliche kontextsensitive Hilfe für jeden Eintrag zur Verfügung.
6.3. Online-Handbuch
Das Online-Handbuch kann im Programm DATKASSE.EXE im Menü System aufgerufen werden. Alternativ dazu kann es in jeder Situation mit ALT-F1 geöffnet werden. Dies ist auch im Programm KASSE.EXE möglich. Durch Eingabe eines K kann die Kapitelübersicht angezeigt werden. Wählen Sie ein Kapitel mit den Pfeiltasten aus und drücken Sie RETURN. Mit S können Sie nach einem Stichwort suchen. TAB springt zum nächsten Fundort.
6.4. Wildcard-Zeichen
Dieser Begriff ist Ihnen sicher bereits vom Handbuch Ihres Betriebssystems bekannt. Wildcards sind eine große Erleichterung bei der täglichen Arbeit mit DATKASSE. In fast jeder Situation, in der Sie einen Suchbegriff eingeben müssen, können Sie Wildcardzeichen verwenden und dann die Auswahl bequem aus einer Liste vornehmen.
Einige Beispiele für die Möglichkeit der Wildcardeingabe sind :
* Eingabe der Rechnungsnummer bei einem Zahlungseingang
* Eingabe von Artikelnummern bei der Rechnungserstellung
und bei Lagerzu- und Abgängen
* Auswahl von Formularen aller Art
* Eingabe von Dateinamen
* Eingabe von Bedingungen bei der Listenerstellung
Vom Betriebssystem kennen Sie ja bereits die Wildcards * und ?. Das Zeichen * ersetzt eine beliebige Anzahl (auch 0) von Zeichen in einem Suchbegriff. Im Gegensatz dazu ersetzt das Zeichen ? genau 1 Zeichen im Suchbegriff. Bei DOS unterliegen diese Wildcards jedoch diversen Einschränkungen. Beispielsweise können Sie nicht zweimal das Zeichen * in einem Suchbegriff verwenden (außer bei der Dateierweiterung). Außerdem darf das Zeichen * nicht innerhalb des Suchbegriffs stehen. Diese Einschränkungen gibt es in DATKASSE nicht. Die einzige Ausnahme : bei der Eingabe eines Dateinamens müssen Sie sich an die Konventionen des Betriebssystems halten. Bei allen anderen Wildcardeingaben können Sie jedoch die Wildcardzeichen beliebig verwenden. In DATKASSE wurde die Wildcardeingabe außerdem um diverse Möglichkeiten erweitert. Es ist zum Beispiel zusätzlich möglich, Bereiche als Wildcard einzugeben. Im folgenden wird die Syntax der Wildcardeingabe erklärt.
Wildcard-Zeichen * Dieses Zeichen ersetzt eine beliebige Anzahl beliebiger Zeichen. Dabei sind auch Null Zeichen möglich. Das Wildcardzeichen kann an einer beliebigen Stelle im Suchbegriff stehen. Auch mehrere * sind möglich. Allerdings geht dabei schnell die Übersicht verloren.
Beispiele : M*er ersetzt Meier, Mayer, Meyer, Müller, Muster, usw. 9103* ersetzt 9103001, 91035, usw.
Wildcard-Zeichen ? Dieses Zeichen ersetzt genau ein einzelnes Zeichen. Auch dieses Zeichen kann mehrfach und an verschiedenen Stellen des Suchbegriffs verwendet werden. Beispiele : M??er ersetzt Meier, Mayer, Meyer, usw. (nicht Müller, Muster)
Wildcard-Zeichen + Dieses Zeichen wirkt wie das Zeichen * mit dem Unterschied, daß hier mindestens 1 Zeichen ersetzt werden muß. Beispiele : 9103+ ersetzt 91035, 9103123, 910345, usw. (nicht 9103)
Bereichs-Wildcard [n1-n2]
Mit diesem Wildcard haben Sie die Möglichkeit für einzelne Zeichen des Suchbegriffs eine Bereichseinschränkung vorzunehmen. Der Bereich wird in zwei eckige Klammern geschrieben. n1 ist der Beginn des Bereichs, n2 das Ende.
Damit können Sie zum Beispiel bewirken, daß bei Ausgabe der offenen Posten nur drei bestimmte Monate erfaßt werden (siehe Beispiel). Beispiele : 910[3-5]* ersetzt 9103005, 9104002, 9105020, usw. (nicht 9106001)
Alle Wildcardzeichen können beliebig miteinander gemischt werden. Wenn Sie eines der Wildcardzeichen in einem Suchbegriff benötigen, dann schreiben Sie das Zeichen \ davor.
7. Bedienung von KASSE.EXE
Das Programm KASSE ist das eigentliche Herz des Kassensystems. Mit diesem Programm werden die reinen Kassenfunktionen realisiert. Um einen reibungslosen Kassenbetrieb zu gewährleisten sollte für den Kassenarbeitsplatz die Datei AUTOEXEC.BAT so geändert werden, daß sofort beim Start des Systems auch das Programm geladen wird. Bei fast allen Funktionen müssen Sie Ihre Benutzerkennung eingeben. Diese besteht aus Ihrer Kassierernummer und einem Passwort. Neue Benutzer können nur vom Programm DATKASSE erfaßt werden. Im Unterschied zu DATKASSE.EXE kann KASSE.EXE nicht mit ALT-X verlassen werden. Dies soll verhindern, daß Angestellte Zugang zur DOS-Ebene erhalten können. Es ist möglich das Beenden des Programms komplett zu verhindern. Fragen Sie uns, wenn Sie dazu mehr wissen möchten.
7.1. Das Pulldown-Menü System
7.1.1. Programm Info
Diese Option zeigt Informationen zur Version und Copyright des Programms. Auch die Seriennummer wird hier angezeigt. Sie benötigen diese Information bei telefonischen Anfragen.
7.1.2. Programm beenden
Nach Auswahl dieser Option wird KASSE.EXE regulär beendet. Bei einigen Programmversionen findet jedoch aus Gründen des Datenschutzes keine Rückkehr ins Betriebssystem statt. Betätigen Sie die RESET-Taste, um das System neu zu starten.
7.1.3. Systeminfo
KASSE.EXE zeigt Ihnen nach Wahl dieser Funktion diverse Systemdaten an. Angezeigt wird der Restspeicher Ihres Systems, die Belegung von Extended (XMS) und Expanded (EMS) Memory und der freie Platz auf der Festplatte. Beim freien Speicher liegen übliche Werte im Bereich um 280 kB. Werte unter 210 kB (wenn nur die Menüzeile sichtbar ist) zeigen an, daß nicht mehr alle Optionen verwendbar sind. In diesem Fall erfolgt eine entsprechende Meldung. Sie müssen dann residente Programme oder Treiber, die vor KASSE.EXE geladen wurden, entfernen. Diese Funktion können Sie jederzeit mit Alt-M aufrufen. Wenn Sie sich in einer speicherintensiven Funktion von KASSE befinden (z.B. in der Kundenauswahl), dann können bei freien Speicher Werte bis hinab zu 50 kB angezeigt werden. Auf der rechten Seite zeigt Ihnen das Programm noch die implementierten Module.
7.1.4. Clipboard
Mit dem Clipboard können Texteile von einem Programmteil in einen anderen kopiert werden. Näheres dazu in der Beschreibung von DATKASSE.EXE (siehe Seite 228).
7.1.5. Fernwartung
Diese Menü-Option startet das Fernwartungsmodul von DATKASSE. Die Fernwartung ist ein Zusatzmodul und kann bei uns für 99,- DM erworben werden. Das System kann auch automatisch zeitgesteuert in die Betriebsart Fernwartung-Bereitschaft versetzt werden (siehe Menü Setup/Grundeinstellungen 3 auf Seite 84.
7.1.6. Was ist DATKASSE ?
Diese Option gibt Ihnen einen Überblick zum Funktionsumfang von DATKASSE.
7.1.7. Externe Programme
In diesem Menü können Sie verschiedene externe Programme oder Batchdateien starten. Die Programmnamen und Menütexte können Sie in der Konfigurations-Datei EXTPROG.CNF selbst ändern und eingeben. Eine vollständige Erklärung dieser Programmfunktion finden Sie auf Seite 254.
7.2. Das Pulldown-Menü Kasse
Von diesem Menü aus gelangen Sie in die eigentlichen Kassenfunktionen. Bei fast allen Optionen müssen Sie bei der Auswahl eine Benutzerkennung und das dazugehörige Passwort eingeben.
7.2.1. Kasse
Nach Eingabe der Kassierernummer, des Passwortes und des Kassen-Anfangsbestandes gelangen Sie direkt in die Eingabemaske der Kasse. Bei einer Neuinstallation ist nur ein Kassierer erfaßt. Dieser hat die Nummer 1. Als Passwort wird bei diesem Kassierer 11111 verwendet. Am rechten oberen Fensterrahmen sehen Sie die aktuelle Kassierernummer. Mit F10 können Sie den aktuellen Kassierer jederzeit ändern. Dazu muß dessen Passwort eingegeben werden.
Links neben der Kassierernummer sehen Sie in eckigen Klammern die aktuelle Zeilen-Position des Bons, bzw. der Rechnung.
In der linken Ecke des Fensters werden Belegnummer, Datum, Ausgabeart (Bon oder Rechnung), Zahlungsweise und die beteiligten Mehrwertsteuersätze (siehe unten) angezeigt. Der gerade aktive VK-Preis (1-3) ist ebenfalls am oberen Fensterrand sichtbar.
Die Zwischensumme wird ständig in großen Blockzahlen dargestellt. Wenn der verfügbare Platz in diesem Bereich nicht ausreichend ist, werden nur Striche dargestellt.
In der Tabelle haben die einzelnen Einträge folgende Bedeutung: Gr ist eine evtl. eingegebene Größe eines Artikels (die Größenverwaltung eignet sich prinzipiell auch für andere Merkmale wie z.B. Gewicht, Farbe, usw. Lesen Sie bei Bedarf im Kapitel über die Größenverwaltung weiter). MK ist das Mehrwertsteuerkennzeichen dieses Artikels (0 = ohne MwSt., 1 = reduzierter Satz, 2 = voller Satz).
Mit der Taste F3 kann der Mehrwertsteuersatz zwischen diesen 3 Kennzeichen umgeschaltet werden. Die Eingabe bezieht sich jeweils auf den Artikel, auf dem der Balken steht, bzw. die aktuelle Eingabezeile.
In der linken oberen Ecke der Maske werden die bisher im Beleg enthaltenen MwSt.-Sätze angezeigt. Eine Anzeige von 1,2 bedeutet zum Beispiel, daß Artikel mit reduziertem und vollem Steuersatz im Beleg enthalten sind. Hinweis: Das Ändern der MwSt.-Sätze läßt sich im Setup unterbinden.
F4 schaltet die Ausgabeart um (Bon, Rechnung oder Lieferschein). Die Standardeinstellung ist Bon. Dies können Sie im Setup ändern. Für die beiden Ausgabearten werden unterschiedliche Drucker verwendet. Sorgen Sie dafür, daß in dem angesteuerten Drucker Papier eingelegt ist und dieser auf Online geschaltet ist. Beachten Sie in diesem Zusammenhang, daß für den Rechungs- und Bondruck unterschiedliche Druckertreiber installiert werden können, bzw. müssen. Siehe auch Seite 250.
Mit F5 wird die Zahlungsart festgelegt. Sie können wählen zwischen den Einstellungen Bar, Scheck, E-Cash, Lastschrift und 3 frei belegbaren Zahlungsarten. Für E-Cash benötigen Sie ein Kreditkarten-Terminal der Firma Verifone. Sie können damit EC- und Kreditkarten verarbeiten. Näheres dazu finden Sie in der DOKU-Datei VERIFONE.DOK im Verzeichnis DOKU. Fordern Sie bei Interesse weitere Informationen bei uns an. Nach jeder Betätigung der Taste F5 wird die Zahlungsart um eins weitergeschaltet. Die Summen werden beim Tagesabschluß getrennt ausgegeben. STRG-B schaltet auf die Zahlungsart Bar zurück. Dies wird z.B. beim Einsatz von speziellen Kassen-Tastaturen benötigt, um für jede Zahlungsart eine eigene Taste zu definieren.
Die Taste F9 setzt die aktuelle Belegzeile negativ. Diese Option benötigen Sie, wenn eine Gutschrift, bzw. Warenrückgabe erstellt werden soll. Die Option funktioniert nur, wenn bereits Stückzahl und Preis eingegeben worden sind. Bei einer Gutschrift mit mehreren Positionen müssen Sie für jede Position die Taste F9 drücken. Beim Belegdruck erfolgt keine Abfrage nach dem gegebenen Betrag, sondern es wird nur die Summe angezeigt. Auf dem Beleg erscheint die Summe als Rückgeld. Alternativ dazu setzt STRG-F6 oder die Taste * auf dem Ziffernblock die vorherige Belegzeile negativ. Dies hat den Vorteil, daß Sie den Cursor nicht in die betreffende Zeile bewegen müssen. Wenn Sie bei einer solchen Gutschrift eine Artikelnummer verwenden, dann wird der Artikel beim Belegdruck in das Lager zurückgebucht. Es ist jedoch auch möglich freien Text einzugeben. Die Stückzahl muß in diesem Fall mit F9 auf -1 gesetzt werden. Zuvor geben Sie bitte den Betrag ein.
Für Bon, bzw. Rechnung werden verschiedene Belegnummern verwaltet. Bei Umschaltung der Ausgabeart wechselt aus diesem Grund auch die Belegnummer. Hinweis: Bei der Netzwerkversion kann sich die Belegnummer noch kurz vor dem Druck ändern, z.B. wenn an einem anderen Platz die gleiche Funktion ausgeführt wird.
Mit ALT-F5 schalten Sie die VK-Preisgruppe um. Wählen Sie die gewünschte Preisebene aus dem Menü aus. Bereits eingegebene Artikel werden dadurch nicht verändert, d.h. es können durchaus die ersten 3 Artikel mit der Standard-Preisebene 3 erfaßt und danach auf Ebene 2 umgeschaltet werden. Die Umschaltmöglichkeit für die Preisebene läßt sich im Setup unterbinden.
7.2.1.1. Eingabe der Belegdaten
Zu Beginn steht der Cursor im Feld Bezeichnung. Sie können nun sofort mit der Erfassung der Artikel beginnen. Geben Sie dazu die Artikelnummer ein und drücken Sie danach Return. Die Artikelbezeichnung und der Preis werden eingesetzt und es kann der nächste Artikel eingegeben werden. Wenn ein Barcodelesegerät angeschlossen ist, dann entfällt das Drücken der Taste RETURN. Scannen Sie einfach nacheinander alle Barcodes. Bei Verwendung eines Barcodelesegerätes kann eine Artikelnummer bei Leseschwierigkeiten selbstverständlich auch mit der Tastatur eingegeben werden. Zum Ändern der Stückzahl in der aktuellen Eingabezeile können Sie die Tasten PLUS und MINUS verwenden. PLUS erhöht die Stückzahl um 1, MINUS verringert sie um 1. Für direkte Eingabe einer Stückzahl betätigen Sie die Taste F6. Nun können Sie mit den Zifferntasten direkt eine Stückzahl eingeben. Die Eingabe muß mit Return bestätigt werden. Wenn bei der Eingabe der im Setup eingestellte Maximalwert überschritten wird, erfolgt eine Fehlermeldung. Auf die gleiche Weise können Sie mit F7 den Verkaufspreis ändern. Beachten Sie bitte, daß die Eingabe in deutscher Form erfolgen muß, d.h. mit Dezimalkomma. Auch hier ist im Setup ein Maximalwert vorgegeben, der nicht überschritten werden kann. Durch Eingabe eines Wildcardzeichens in das Feld Bezeichnung oder einfach Return in einem leeren Feld zeigt das Programm Ihnen eine Übersicht der verfügbaren Artikel. Aus dieser Übersicht können Sie den gewünschten Artikel mit den Pfeiltasten und Return auswählen. ESC bricht die Auswahl ab. Die üblichen Bewegungsfunktionen für den Cursor wie Seite hoch/runter, Pos1 und Ende sind hier ebenfalls verfügbar. Sie können auch selektive Wildcards verwenden (mit * und ?). Bei Eingabe von 123* werden nur die Artikel angeboten, deren Artikelnummern mit 123 beginnen. Bei entsprechendem Aufbau der Artikelnummer (z.B. die ersten beiden Ziffern sind die Warengruppe) können so auch bestimmte Artikelgruppen zur Auswahl angezeigt werden.
Innerhalb der Artikelauswahliste gibt es noch weitere Möglichkeiten: Mit der Taste F6 können Sie die sogenannte Volltextsuche aktivieren. Geben Sie einen Suchbegriff ein. Das Programm sucht nun in allen Datensätzen des Lagers in allen Textfeldern nach diesem Begriff. Durchsucht wird z.B. die Kurzbezeichnung, Bezeichnung 1 und 2 sowie das Bemerkungsfeld. Dabei werden auch Textteile innerhalb der Felder und innerhalb von Wörtern gefunden, der Text muß also nicht unbedingt am Anfang des Feldes stehen. Groß-/Kleinschreibung ist ebenfalls nicht relevant. Bei einer erfolgreichen Suche springt der Markierungsbalken zum ersten Fundort, d.h. zum ersten Datensatz, in dem der Suchbegriff gefunden wurde. Mit der Taste TAB springt der Balken zum nächsten Fundort.
Als weitere Möglichkeit innerhalb der Artikelauswahlmaske kann mit der Tastenkombination ALT-I der komplette Datensatz angezeigt werden. Da hier auch der EK-Preis zu sehen ist, kann diese Funktion ebenfalls im Setup unterbunden werden (siehe Seite 66).
Wenn Sie bei der Erfassung der Artikel einen Fehler festgestellt haben ist es auf einfache Weise möglich, diesen zu korrigieren. Mit den Pfeiltasten können Sie sich durch die bereits erfaßten Artikel bewegen. Wählen Sie mit diesen Tasten den Artikel an, bei dem Sie den Fehler festgestellt haben. Dann können Sie mit F6 die Stückzahl oder F7 den Preis verändern.
Mit der Taste F8 ist es möglich, eine ganze Zeile zu löschen. Die folgenden Artikel werden dabei nach oben gerollt. Die Taste F8 hat eigentlich zwei Funktionen. Wird Sie betätigt, wenn der Cursor in der letzten (freien) Zeile steht, dann wird die vorherige Belegzeile gelöscht. Sie können jedoch mit den Pfeiltasten auch nach oben wandern. In diesem Fall löscht F8 die Zeile, in der der Cursor gerade steht. Anschließend müssen Sie den Cursor aber mit den Pfeiltasten oder durch Betätigen der Tastenkombination STRG-Ende wieder in die nächste freie Zeile bringen, wenn Sie noch weitere Positionen eingeben wollen.
Wenn nicht mehr alle bereits erfaßten Artikel in dem Fenster zu sehen sind, dann rollt die Anzeige bei entsprechend häufiger Betätigung der Taste Pfeil hoch nach oben. Nach der Änderung müssen Sie zum weiteren Erfassen von Artikeln den Balken wieder zum Ende der Liste bewegen. Dies können Sie mit der Taste Pfeil runter erreichen. Alternativ dazu drücken Sie die Tastenkomination STRG-Ende. Der Cursor springt in die nächste freie Zeile. Auf die gleiche Art und Weise stellt STRG-Pos1 den Balken auf den ersten erfaßten Artikel.
Wenn alle Artikel erfaßt wurden drücken Sie die Taste F2 (Weiter). In einem Fenster wird nun die Summe angezeigt. Als gegebener Betrag wird die Belegsumme vorgeschlagen. Bestätigen Sie den Vorschlag mit Return, wenn der Kunde genau passend zahlt. Ansonsten geben Sie den gegebenen Betrag ein und bestätigen auch hier mit der Taste Return. Bei Eingabe eines Betrages, der niedriger als die Summe ist, erfolgt eine Fehlermeldung. Im unteren Feld zeigt das Programm Ihnen nun das Rückgeld an. Wenn Sie als Ausgabeart Bon gewählt haben, wird während dieser Zeit bereits der Bon gedruckt und die Kassenschublade geöffnet.
Die Anzeige bleibt solange stehen, bis Sie eine beliebige Taste gedrückt haben. Danach sehen Sie wieder die leere Maske und können sofort mit einer neuen Erfassung beginnen. In der Maske Gegebener Betrag haben Sie noch die folgenden Möglichkeiten: Mit der Taste / auf dem Ziffernblock (nur diese Taste ist verwendbar, der normale / funktioniert nicht !) können Sie einen Rabatt für den gesamten Beleg eingeben (nur bei Bon). Die Taste * auf dem Ziffernblock fragt nach der Kundennummer. Wenn Sie hier eine gültige Kundennummer eingeben, dann wird der Umsatz und jeder einzelne Artikel in Tabellenform bei diesem Kunden gespeichert und kann mit DATKASSE eingesehen, bearbeitet und gedruckt werden. Beachten Sie in diesem Zusammenhang die Funktion Bonusliste. Hinweis: Die Möglichkeit der Kundennummerneingabe muß im Setup explizit aktiviert werden, siehe Seite 65. Bei Ausgabeart Rechnung müssen Sie vor der Betragseingabe noch einige Daten eingeben. In die Felder Text 1 und Text 2 können Sie freien Text eingeben. Dies können Zusatzinformationen zur Rechnung wie zum Beispiel Lieferbedingungen und ähnliches sein. Die beiden Zeilen werden am Ende der Rechnung gedruckt. Die Eingabe ist optional, d.h. die Felder können leer bleiben.
Bei dem Feld Bezahlt handelt es sich um ein sogenanntes Bool'sches Feld, d.h. Sie können hier nur Ja oder Nein eingeben. Die Eingabe des ersten Buchstabens ist dabei ausreichend. Wenn der Kunde die Ware bei Rechnungserstellung bezahlt hat, geben Sie Ja ein, ansonsten Nein. Eine leere Eingabe wird wie Nein behandelt. Wenn Sie Nein eingegeben haben wird die Rechnung in die offenen Posten aufgenommen, ansonsten erscheint sie nur beim Tagesabschluß. Mit dem Feld Zahlungsbedingungen (siehe Seite 191) legen Sie die Zahlungsbedingungen der Rechnung fest. Die Eingabe erfolgt in Form einer Nummer von 1 bis 10. Dieses Feld kann auch leer bleiben. Am Ende der Rechnung werden dann gar keine Zahlungsbedingungen gedruckt. Dies ist zum Beispiel bei Barzahlung angebracht. In diesem Feld können Sie durch Eingabe eines * die gewünschte Zahlungsbedingung aus einer Liste auswählen.
Im Feld Rabatt ist es möglich, einen Rabatt für die gesamte Rechnung festzulegen. Die Eingabe erfolgt als Fließkommazahl mit einer Nachkommastelle, also zum Beispiel 5,0.
Das Feld Name o. Kd.Nr. gibt Ihnen die Möglichkeit, eine Kundenadresse einzusetzen. Geben Sie dazu den Kurznamen oder die Kundennummer des Kunden in dieses Feld ein. Auch in diesem Feld können Sie Wildcardzeichen verwenden, wenn Sie den Kurznamen des Kunden nicht wissen. Die Eingabe M* bietet beispielsweise alle gespeicherten Kunden zur Auswahl an, deren Kurzname mit einem M beginnt. Mit der Eingabe von neu im Feld Name o. Kd.Nr. gelangen Sie in die Kundenmaske und können einen Kunden neu erfassen. Das gleiche können Sie erreichen, wenn Sie in dem Fenster der Wildcardauswahl den Eintrag Neu eintragen auswählen. Wie üblich wird eine Neueingabe mit F2 gespeichert. Der so eingetragene Neukunde kann sofort verwendet werden und wird auch in der Maske vorgeschlagen. Wenn es im Wildcardauswahlfenster nicht möglich ist, einen Kunden eindeutig zu identifizieren, weil zum Beispiel mehrere Kunden den gleichen Kurznamen haben, können Sie durch Eingabe von ALT-I die Anzeige auf Volldarstellung umschalten. Sie sehen dann von jedem Kunden alle Daten in der Kundenmaske. Hier können Sie mit den Pfeiltasten vor- und zurückblättern. Die anderen Bewegungstasten sind jedoch hier nicht verfügbar. Nach Abschluß der Eingaben in diese Maske geben Sie F2 ein oder verlassen Sie das letzte Feld der Maske mit RETURN. Die Rechnung wird nun gedruckt. Bitte achten Sie darauf, daß vor Beginn des Drucks Papier in den Rechnungsdrucker eingelegt und dieser auf Online geschaltet ist. Die Anzahl der Kopien können Sie vor dem Druck eingeben.
7.2.1.2. Arbeiten mit Barcodes
In der Belegmaske sucht KASSE.EXE normalerweise im Feld Artikelnummer und setzt den gefundenen Lagerartikel in die Maske ein, wenn Sie eine Eingabe mit RETURN abschließen. Wenn Sie mit EAN- oder anderen Barcodes arbeiten wollen, müßten Sie also den Barcode als Artikelnummer verwenden, damit das Programm den Artikel nach dem Scannen findet. Aus diesem Grund gibt es eine weitere Möglichkeit der Artikelsuche. Der Barcode eines Artikels wird beim Anlegen des Datensatzes in das Feld EAN-Barcode in der Artikel-Stammaske eingetragen. Diese Nummer ist völlig unabhängig von der normalen Artikelnummer. Beim Erfassen eines Belegs können Sie nun durch Voranstellen eines großen B dem Programm mitteilen, daß es nicht in der Feld Artikelnummer sondern im Feld Barcode nach der eingegebenen Nummer suchen soll. Beide Varianten, d.h. Eingabe der normalen Artikelnummer oder des Barcodes können abwechselnd ohne Umschaltung verwendet werden. Dies ist natürlich auch innerhalb eines Belegs möglich. Üblicherweise kann bei einem Barcode-Scanner ein sogenannter Lead-In-Code programmiert werden. Diese Zeichenfolge schickt der Scanner zum PC, bevor der eigentliche Barcode gesendet wird. Als Lead-In-Code wird beim Scanner also das große B programmiert. Die Bedienung ist nun völlig transparent, d.h. Sie müssen sich keine Gedanken darüber machen, wie die Eingabe erfolgen muß. Sie können einen Artikel über die selbst vergebene Artikelnummer holen oder mit dem Scanner über den Barcode. Eine weitere Variante ergibt sich durch den Setup-Schalter Suche im EAN-Feld bei Eingabe-Länge, siehe Seite 69. Damit können Sie die Suche automatisieren, d.h. das vorangestellte B ist nicht erforderlich.
7.2.1.3. Weitere Möglichkeiten in der Belegmaske
Mit ALT-F5 schalten Sie die Preisebene um. Wählen Sie die gewünschte Preisebene aus dem Menü aus. Bereits eingegebene Artikel werden dadurch nicht verändert, d.h. es können durchaus die ersten 3 Artikel mit der Standard-Preisebene 3 erfaßt und danach auf Ebene 2 umgeschaltet werden. Hinweis: Die Umschaltmöglichkeit für die Preisebene läßt sich im Setup unterbinden, siehe Seite 68.
STRG-L lädt den Inhalt der letzten Erfassung (z.B. nachdem Sie eine Belegerfassung mit ESC abgebrochen haben).
STRG-D druckt den letzten Beleg nochmals aus. Dies funktioniert natürlich auch dann, wenn der Belegdruck ganz abgeschaltet ist (siehe Seite 60). Diese Tastenkombination können Sie auch verwenden, wenn das Programm nach der Eingabe des gegebenen Betrages auf einen Tastendruck wartet.
STRG-K zeigt den Kassen-Zwischenstand an (Kassensturz).
ALT-K öffnet die Kassenschublade.
Eine Ausgabe oder Barentnahme können Sie mit der Tastenkombination STRG-A erfassen. Die Ausgaben werden beim Tagesabschluß mit ausgedruckt. Geben Sie eine Rubriknummer (1-25) ein oder wählen Sie diese durch Eingabe eines * aus einer Liste aus. Tragen Sie anschließend den Betrag ein und drücken Sie Return. Die Ausgaben-Rubriken können Sie im Setup festlegen, siehe Seite 81.
Mit STRG-F9 können Sie einen kompletten Beleg direkt aus der Kassenmaske heraus stornieren. Die Funktion ist identisch zur Menüfunktion Rechnung/Beleg stornieren (siehe Seite 51).
Eine weitere Möglichkeit der Belegeingabe ist die sogenannte Barkassen- Funktion. Sie bildet die Warengruppeneingabe einer normalen Registrierkasse nach. Näheres dazu lesen Sie auf Seite 71.
7.2.2. Rechnung/Beleg stornieren
Mit dieser Option haben Sie die Möglichkeit eine beliebige Rechnung oder einen beliebigen Beleg des aktuellen Tages zu stornieren. Nach Auswahl der Funktion werden alle Rechnungen/Belege angezeigt. Dies gilt auch für Rechnungen, die mit DATKASSE.EXE erstellt wurden. Bei einem Storno einer solchen Rechnung beachten Sie jedoch bitte, daß diese Rechnung durch ein Storno mit KASSE.EXE nicht aus den OP entfernt wird. Stornieren Sie eine solche Rechnung bitte mit DATKASSE.EXE. In dieser Auswahl können Sie sich mit den üblichen Tasten bewegen. Bei den einzelnen Einträgen wird dabei als Hilfe bei der Auswahl auch die Uhrzeit der Erfassung angezeigt. Wenn Sie den letzten Beleg stornieren wollen drücken Sie die Taste Ende. Der Balken springt dann auf den letzten Eintrag. Die Auswahl müssen Sie mit Return bestätigen. Anschließend muß nach Beantwortung der Sicherheitsabfrage noch die Benutzerkennung und das Passwort eingegeben werden. Eine Stornierung wird zusammen mit dem Benutzernamen protokolliert. Das Stornoprotokoll kann jedoch nur vom Programm DATKASSE.EXE mit Eingabe des Systempasswortes gedruckt werden (siehe Seite 165). Bei einer Stornierung werden auch die auf dem Beleg enthaltenen Artikel wieder in das Lager eingebucht.
7.2.3. Tagesabschluß
Diese Option muß einmal pro Erfassungstag jeweils am Ende des Tages ausgeführt werden. Dabei wird ein Journal und ein Lagerabgangs-Protokoll gedruckt. Während des gesamten Vorgangs kann der Abschluß mit ESC ohne nachteilige Auswirkungen abgebrochen werden. Erst wenn die letzte Frage mit Ja beantwortet wird, dann ist der Abschluß ausgeführt. Der Tagesumsatz wird dabei gespeichert und alle Vorgänge des Tages werden gelöscht. Beantworten Sie diese Frage aus diesem Grund erst dann mit Ja, wenn alle Listen ordnungsgemäß gedruckt worden sind. Nach Auswahl der Option müssen Sie Ihre Benutzerkennung und das Passwort eingeben. Als erstes wird die Abschlußsumme berechnet, um die Kasseneinnahmen bereits während des Listendrucks überprüfen zu können. Die errechnete Summe wird bis zum Ende des Drucks auf dem Bildschirm angezeigt. Angezeigt wird nur die Summe aus Bar- und Scheckeinnahmen, d.h. der Betrag, der sich in der Kasse befinden muß. Als nächsten Schritt wird dann das Lagerabgangs-Protokoll erzeugt und gedruckt. Bitte beachten Sie dazu die Kommandozeilen-Option /ROHERTRAG auf Seite 24.
Vor Beginn des Drucks sorgen Sie bitte dafür, daß im Formulardrucker Endlospapier eingelegt und der Drucker auf Online geschaltet ist. Hinweis: Wenn kein Listendrucker zur Verfügung steht, dann kann der Ausdruck auch auf dem Bondrucker erfolgen. Dazu muß der entsprechende Setup-Schalter gesetzt sein (siehe Seite 63).
Nachdem alle Listen gedruckt wurden müssen Sie die Frage Abschluß ausführen ? beantworten. Geben Sie hier nur Ja ein, wenn der Journaldruck korrekt ausgeführt wurde.
Abschluß für mehrere Tage
Wenn Sie den Tagesabschluß nicht ausführen, dann gehen diese Daten nicht verloren. Bis zu 31 Tage können Sie auflaufen lassen, bevor ein Abschluß ausgeführt werden muß. Sind mehrere Tage gespeichert, dann bietet Ihnen das Programm diese zur Auswahl an. Sie können dann für jeden einzelnen Tag den Abschluß nachholen oder einen gemeinsamen Abschluß über alle Tage durchführen.
Hinweis Durch das Auflaufen von mehreren Tagen können sich die Verarbeitungszeiten bei Tagesabschluß stark verlängern, insbesondere, wenn bereits mehr als 7 Tage gespeichert sind. Von dieser Möglichkeit sollte deshalb nur in Ausnahmefällen Gebrauch gemacht werden.
7.2.4. Tagesabschluß (Netz)
Diese Option können Sie nur bei einer Netzwerk-Version auswählen. Im Netzwerk legt jeder Kassenarbeitsplatz seine eigene Bewegungsdatei an.
Jeder Platz kann dann auch seinen eigenen Tagesabschluß machen. Zusätzlich ist es mit diesem Menüpunkt aber möglich einen gemeinsamen Abschluß für alle Kassen durchzuführen. Dabei werden alle vorhandenen Bewegungsdateien der Kassen verarbeitet.
7.2.5. Lagerabgangs-Protokoll
Während der Artikelerfassung werden alle Lagerabgänge eines Tages protokolliert. Mit dieser Option kann das Protokoll ausgedruckt werden. Bitte beachten Sie dazu die Kommandozeilen-Option /ROHERTRAG auf Seite 24. Hinweis: Bei einem Tagesabschluß wird das Protokoll automatisch ausgedruckt.
7.2.6. Kassenschublade öffnen
Nach Eingabe Ihrer Kassierernummer und des Passwortes wird die Kassenschublade geöffnet. In der Kassenmaske ist dies mit ALT-K möglich.
7.2.7. Kassen-Zwischenstand
Diese Funktion gibt den Kassen-Zwischenstand, d.h. den Betrag, der sich in der Kasse befinden muß, aus.
7.2.8. Rückstände
Eine Erklärung zu der integrierten Rückstandsverwaltung finden Sie in der Datei RUECKST.DOK im Verzeichnis DOKU.
7.2.9. Lagerbewegung Update
Diese Option ist einer Spezialversion von DATKASSE vorbehalten und kann aus diesem Grund nicht aufgerufen werden.
7.2.10. Verifone-Terminal
Mit diesem Menüpunkt kann ein angeschlossenes Verifone-Kreditkartenterminal fernbedient werden. Bitte beachten Sie, daß dieser Menüpunkt nur aufgerufen werden kann, wenn im Menü Setup/Grundeinst.2 eine Schnittstelle für das Terminal eingegeben wurde (siehe Seite 67). Weitere Informationen zur Verarbeitung von EC- und Kreditkarten finden Sie in der Datei DOKU\VERIFONE.DOK. Hinweis: Die Anbindung an die Verifone-Terminals ist ein Zusatzmodul, welches gegen Aufpreis geliefert wird.
7.2.11. Kassierer-Umsatz
Mit dieser Programmfunktion kann ein Beleg für den Kassierer-Umsatz gedruckt werden. Dies kann beispielsweise beim Kassiererwechsel sinnvoll sein. Beim Ausführen dieser Funktion werden keine Daten gespeichert, gelöscht oder verändert. Sie kann deshalb beliebig oft aufgerufen werden.
Hinweis Es werden nur die Umsatzdaten seit dem letzten Tagesabschluß berücksichtigt. 7.3. Das Pulldown-Menü Setup
Um Einstellungen des Programms KASSE zu verändern müssen Sie dieses mit der Option /SETUP aufrufen. Es erscheint nach dem Start ein weiteres Menü, in dem Sie alle Einstellungen verändern können. Dieser Weg wurde gewählt, um den Kassierern die Möglichkeit zu nehmen an den Einstellungen Änderungen vorzunehmen, die möglicherweise fatale Folgen haben.
7.3.1. Dateinamen/Pfade
Druckertreiber (Listen) Dieser Eintrag enthält den Namen des Druckertreibers für Listen-, Rechnungs- und Lieferscheindruck. Geben Sie einen Stern ein, dann können Sie den Treiber aus einer Liste auswählen. Bitte beachten Sie, daß im Menü Grundeinstellungen 1 (siehe Seite 57) auch noch der Druckertreiber für den Bondruck eingestellt werden muß. Weitere Hinweise zum Thema Druckertreiber finden Sie auch auf Seite 250.
Formular für Bruttorechnung Diese Zeile enthält den Namen des Formulars für eine Bruttorechnung.
Formular für Lieferschein Diese Zeile enthält den Namen des Formulars für den Lieferscheindruck mit KASSE.EXE
Maske Datenbank 1 In dieser Zeile steht der Name der Maskendatendatei für die Kundendatenbank, d.h. z.B. KUNDKAS3.MSK. Der Name kann sich je nach Versionsnummer des Programms ändern.
Maske Datenbank 3 In dieser Zeile steht der Name der Maskendatendatei für die Lagerdatenbank, d.h. z.B. LGERKAS9.MSK. Der Name kann sich je nach Versionsnummer des Programms ändern.
7.3.2. Grundeinstellungen 1
Druckerport für Bons Geben Sie hier die Nummer der parallelen Schnittstelle ein, die für den Bondruck verwendet werden soll (1 bis 3).
Druckerport für Rechnungen/Abschlüsse Geben Sie hier die Nummer der parallelen Schnittstelle ein, die für den Rechnungsdruck und die Abschlüsse verwendet werden soll (1 bis 3).
Schnittstelle für Schublade (1-3) Geben Sie hier die Nummer der seriellen Schnittstelle ein, die für das Öffnen der Kassenschublade verwendet werden soll (1 bis 4). In diesem Feld können Sie auch ein DOS-Programm eintragen, welches die Schublade öffnet (ohne Pfadangabe, d.h., das Programm muß sich im Verzeichnis des Programms befinden). Wenn in den Feldern 2 und 3 ebenfalls eine Nummer oder ein Öffnerprogramm eingetragen ist, dann verwendet das Programm die Schublade 1 für Kassierer 1, die Nummer 2 für Kassierer 2, usw. Ansonsten wird bei jedem Kassierer die erste Schublade geöffnet.
Maximalwert für Preis Bei der Belegerfassung verhindert KASSE beim manuelle Ändern eines Preises, daß dieser Maximalwert überschritten wird.
Maximalwert für Stückzahl Bei der Belegerfassung verhindert KASSE bei der Stückzahleingabe, daß dieser Maximalwert überschritten wird. Sie haben damit z.B. die Möglichkeit, Stückzahländerungen zu unterbinden. Setzen Sie dazu den Wert auf 1.
Druckertreiber (Bon) Dieser Eintrag gibt den zu verwendenden Druckertreiber für den Bondrucker an. Geben Sie in diesem Feld ein * und Return ein. Sie können dann den gewünschten Treiber bequem aus einer Liste auswählen. Die Treiber für die Bondrucker befinden sich im Verzeichnis TREIBER und haben die Namenserweiterung .PRB. Weitere Hinweise zum Thema Druckertreiber finden Sie auch auf Seite 250.
Anzahl Ausdrucke beim Bondruck Legen Sie hier fest, wieviele Kopien beim Bondruck ausgegeben werden sollen.
Drucken über Betriebssystem DATKASSE druckt normalerweise über eine BIOS-Funktion des Rechnersystems. Dies ist die schnellste Methode. Unter einem Multitasking-Betriebssystem wie z.B. Windows95 oder OS/2 kann dies je nach Druckertreiber jedoch zu Problemen führen. Wenn Sie diesen Schalter aktivieren, dann druckt DATKASSE über Funktionen des Betriebssystems. Dies sollte in allen Fällen, auch über ein Netzwerk, funktionieren. Nachteil dieser Methode: Die Fehlerbehandlung beim Ausdruck muß das Betriebssystem übernehmen (z.B. Drucker ausgeschaltet, kein Papier, Offline, usw.). DATKASSE setzt nur den Druckauftrag ab und hat bei auftretenden Fehlern keinen Einfluß mehr. 1.Wenn also der Druckertreiber einen Fehler beim Ausdruck in einer DOS-Box (Win95 oder OS/2) nicht behandelt, bzw. Abfängt, dann bleibt DATKASSE einfach stehen. Dies ist ein prinzipielles Problem und kann von DATKASSE nicht gelöst werden. Sollte dieses Problem bei Ihnen auftreten, dann besorgen Sie sich eine neue Version Ihres Druckertreibers, in dem dieses Problem nicht mehr auftritt. Hinweis dazu: Wenn der Drucker nur Offline oder ausgeschaltet war, dann genügt es i.A. ihn ein- bzw. Online zu schalten, damit DATKASSE weiterarbeitet.
7.3.3. Grundeinstellungen 2
Bon/Beleg drucken Wenn Sie dieses Feld auf Nein setzen, werden keine Belege gedruckt. Trotzdem kann mit STRG-D der letzte Vorgang gedruckt werden, auch wenn bereits ein neuer Beleg begonnen wurde.
Lagerartikel ausbuchen Wenn Sie dieses Feld auf Nein setzen, werden keine Lagerartikel ausgebucht.
Eingabereihenfolge umkehren Normalerweise beginnt die Eingabe mit der Artikelnummer. Dies ist z.B. für den Betrieb mit einem Barcodeleser erforderlich. Wenn dieses Feld auf Ja gesetzt wird, dann erfolgt die Eingabe in der Reihenfolge Stückzahl, Artikelnummer/Bezeichnung.
Immer Preiseingabe Wenn Sie dieses Feld auf Ja setzen, erwartet KASSE bei jeder Position eine Preiseingabe. Dieser Schalter eignet sich zum Beispiel in Kombination mit dem vorherigen, wenn kein Barcodeleser und keine Lagerdatenbank verwendet wird. Über die Konfigurationsdatei PREISEIN.CNF kann auch nur für bestimmte Warengruppen eine manuelle Preiseingabe vorgesehen werden. Siehe auch Seite 252.
Belegdruck Mit diesem Feld legen Sie die Grundeinstellung für den Belegdruck fest.
0 - Belegart ist die zuletzt verwendete Belegart
Der erste Beleg ist Bon
1 - Belegart ist Bon
2 - Belegart ist Rechnung
Die Grundeinstellung, bzw. der Vorschlag kann natürlich trotzdem bei jedem neuen Beleg mit F4 in der Erfassungsmaske geändert werden. Wenn Sie beispielsweise immer Rechnungen drucken wollen, muß in diesem Feld eine 2 eingetragen werden.
Sofortdruck Normalerweise wird ein Beleg erst komplett erfaßt und dann ausgedruckt. Mit diesem Feld können Sie die Zeitverzögerung beim Druck eines kompletten Belegs unterbinden (zum Beispiel bei einem relativ langsamen Drucker oder hohem Kundenaufkommen und langen Belegen). Bei Eingabe von Nein wird ein Beleg erst komplett erfaßt und dann ausgedruckt. Im Falle von Ja wird jede erfaßte Zeile sofort gedruckt. Der Kopf eines Belegs wird sofort bei Beginn einer Belegerfassung zum Drucker gesendet. Diese Logik erfordert natürlich ein etwas anderes Handling innerhalb der Erfassungsmaske. Das Hochwandern mit dem Cursor ist nicht mehr möglich (die oberen Zeilen sind ja bereits auf dem Papier). Mit F8 wird nicht die aktuelle Zeile gelöscht, sondern die vorherige storniert. (Text Storno auf dem Beleg, wird ebenfalls sofort gedruckt). Die Stückzahl und der Preis wird in dieser Zeile negativ gesetzt. Weiter oben stehende Belegzeilen können mit STRG-F8 storniert werden. Es erscheint ein Fenster mit allen Belegpositionen, in dem Sie die Belegzeile auswählen können. Auch hier wird eine Stornozeile erzeugt und gedruckt. Bitte beachten Sie, daß nach der Eingabe des gegebenen Betrages zuerst der Bon abgerissen werden muß, da nach dem nächsten Tastendruck sofort wieder der Belegkopf gedruckt wird. Der Direktdruck kann bei völlig leerer Erfassungsmaske mit STRG-F3 ein- und ausgeschaltet werden.
Prüfung Tagesabschluß Mit diesem Schalter legen Sie fest, ob beim Start des Programms vor 11 Uhr morgens geprüft werden soll, ob noch Belegdaten gespeichert sind. Ist dies nämlich der Fall, wurde wahrscheinlich der Abschluß am Vortag nicht durchgeführt. Wenn Sie eine andere Abschlußperiode verwenden (z.B. nur einmal pro Woche), dann sollten Sie diesen Schalter auf Nein setzen.
Frage Liste drucken Mit diesem Menüpunkt können Sie festlegen, daß DATKASSE beim Abschluß fragt, ob die Listen gedruckt werden sollen (Lagerabgangs-Protokoll und Journal). Wenn dieser Schalter auf Nein gesetzt ist, werden alle Listen ohne weitere Rückfragen ausgedruckt. Besonders in der Netzwerkversion sollten Sie Ihren Angestellten keinesfalls die Möglichkeit geben die Listen zu unterdrücken.
Statistikdaten speichern Wenn diese Option auf Ja gesetzt wird, speichert DATKASSE bei jedem Tagesabschluß statistische Daten. Mit Hilfe dieser Daten können dann im Programm DATKASSE verschiedene Artikel- und zeitraumbezogenen Auswertungen gemacht werden. Die Daten werden tageweise gespeichert, was den Vorteil hat, daß Auswertungen über beliebige Zeiträume ermöglicht werden.
Hinweis Speziell bei großen Umsätzen wie in einem Lebensmittelmarkt kommen schnell große Datenmengen zusammen. Stellen Sie also sicher, daß genügend Platz auf Ihrer Festplatte zur Verfügung steht. In einem großen Lebensmittelmarkt sollten Sie beispielsweise mindestens 250 MB zur Verfügung stellen. Bei einem Einzelhandelsgeschäft sind auch 20 MB ausreichend.
Mwst.-Änderung sperren Normalerweise kann während der Belegerfassung der Mwst.-Satz mit der Taste F3 geändert werden. Wenn Sie dieses Feld auf Ja setzten, dann ist dies nicht mehr möglich.
Preis-Änderung sperren Normalerweise kann während der Belegerfassung der Preis mit der Taste F7 geändert werden. Wenn Sie dieses Feld auf Ja setzten, dann ist dies nicht mehr möglich. Sinnvoll ist dies zum Beispiel dann, wenn ausschließlich Artikel über eine Artikelnummer und einem festen Preis verkauft werden sollen.
Journal auf Bondrucker Normalerweise gibt DATKASSE das Journal auf einem DIN-A4-Drucker aus. Wenn Sie diesen Schalter auf Ja setzen dann wird das Journal auf dem Bondrucker ausgegeben (mit 40 Zeichen Breite). Der Informationsgehalt ist dann natürlich erheblich niedriger. Sinnvoll ist diese Option, wenn nur ein Drucker (d.h. der Bondrucker) angeschlossen werden soll.
Journal-Druck
In diesem Feld können Sie den Aufbau des Journals festlegen.
Dabei bedeuten:
0 Nur Summenblatt
Es wird nur das Summenblatt des Journals gedruckt.
Dies ist sinnvoll, wenn sehr viele Vorgänge an einem
Tag anfallen.
1 Einzel-Auflistung
Jeder Beleg wird einzeln als eine Zeile gedruckt. Sie
sehen auf diesem Journal jeden einzelnen Vorgang mit
Uhrzeit, Kassierer-Nummer, Summe, usw.
2 Einzel + Alle Positionen
Jede Beleg-Position wird einzeln als eine Zeile gedruckt.
Diese Version kann sehr viel Papier verbrauchen und ist
eigentlich nur empfehlenswert, wenn Unstimmigkeiten
in der Kasse geklärt werden sollen. Sie sehen auf diesem
Journal jede einzelne Belegposition mit Anzahl, Preis,
usw.
3 Auswahl
Wenn Sie eine 3 eingeben dann können Sie bei jedem
Journaldruck entscheiden, welche Version verwendet
werden soll.
Lagerabgangs-Protokolldruck
Mit diesem Eintrag können Sie beeinflussen, wie ausführlich das
sogenannte Lagerabgangsprotokoll gedruckt werden soll.
Dabei bedeuten:
0 Es wird nicht gedruckt
1 Es wird nur die Artikelauflistung, nicht jedoch die
Warengruppenauswertung gedruckt
2 Es wird nur die Warengruppenauswertung gedruckt
3 Warengruppenauswertung und Artikelauflistung
werden gedruckt
Auftrags-Nr. Eingabe Wenn dieser Schalter aktiviert wird, dann wird bei jeder Belegposition eine Auftragsnummer abgefragt. Diese erscheint sowohl auf dem Bon wie auch im Journal. Zusätzlich werden die Auftragsnummern zusammen mit Datum, Uhrzeit, Bezeichnung und Preis in eine ASCII-Datei geschrieben. (Im Verzeichnis STAT). Für jeden Monat wird eine neue Datei angelegt. Diese Dateien können dann problemlos z.B. in eine Tabellenkalkulation eingelesen werden.
Tagesabschluß, Zwischensumme mit Passwort Wenn dieser Schalter aktiviert ist, dann wird beim Tagesabschluß und beim Aufruf des Kassen-Zwischenstandes das Systempasswort abgefragt. Dies ist sinnvoll, wenn Sie mit Angestellten arbeiten, die keinen Zugriff auf diese Funktionen haben sollen.
Kauf mit Kundenkarte Wenn dieser Schalter aktivert ist, dann können Sie beim Bondruck in der Maske Gegebener Betrag mit der Taste * eine Kundennummer eingeben. Der Umsatz, d.h. alle Einzelpositionen, werden bei diesem Kunden in Tabellenform gespeichert und können mit DATKASSE weiter bearbeitet oder angesehen werden.
7.3.4. Grundeinstellungen 3
Keine Summenanzeige bei Tagesabschluß Normalerweise wird beim Tagesabschluß die Summe des Kasseninhaltes angezeigt. Dies soll dem Kassierer das Zählen ermöglichen noch bevor der Ausdruck beendet ist. Geeignet ist diese Einstellung z.B. als Schutz gegen allzu neugierige Augen. Diese Anzeige können Sie mit diesem Schalter unterdrücken.
Tastatur K-5700 vorhanden Geben Sie hier ein Ja ein, wenn Sie unsere Kassentastatur K-5700 angeschlossen haben. Da in dieser Tastatur ein Schlüsselschalter mit 6 Ebenen eingebaut ist, können Sie mit diesem Schalter bewirken, daß KASSE nicht mehr nach der Kassierernummer und dem Passwort fragt, wenn eine der geschützten Funktionen aufgerufen wird. Wenn diese Funktionen durch eine Schlüsselebene geschützt sind, dann ist die Passworteingabe eigentlich nicht mehr erforderlich. Wenn Sie den Schalter auf Nein lassen, dann fragt KASSE trotz eingestecktem Schlüssel nach dem Passwort. Siehe auch Setup/K-5700-Setup. Wichtiger Hinweis: Diese Funktion ist nur nutzbar, wenn der Treiber für die K-5700 installiert ist. Dieser Treiber kann nur unter MS-DOS verwendet werden, nicht unter Windows95 oder einem anderen Multitasking-Betriebssystem.
Schnittstelle VeriFone-Terminal Geben Sie hier die Nummer der seriellen Schnittstelle ein, an die ein VeriFone E-Cash-Terminal für EC- und Kreditkarten angeschlossen ist (1-4). Hinweis: Die Anbindung an das VeriFone-Terminal ist ein Zusatzmodul von DATKASSE. Fordern Sie bei Bedarf Informationen an.
Timeout VeriFone-Terminal Geben Sie hier den Zeitfaktor ein, wie lange KASSE warten soll, bis eine Fehlermeldung erzeugt wird, wenn das VeriFone-Terminal sich nicht meldet. Geben Sie den Wert in hunderstel Sekunden ein (1000-10000). Der Vorgabewert von 1000 muß i.A. nicht verändert werden.
Belegnummer bei TA auf 1 Mit diesem Schalter können Sie bewirken, daß bei jedem Tagesabschluß die Belegnummer für Bons zurückgesetzt wird. Sie beginnt bei einem neuen Tag dann wieder bei 1. Dies ist bei einer großen Anzahl Bewegungen sinnvoll, um extrem lange Belegnummern zu vermeiden.
TA-Summe als Kasseninhalt speichern Wenn Sie diesen Schalter auf Ja setzen, dann wird der Tagesabschlußbetrag (Kasseninhalt) als neuer Kasseninhalt des nächsten Tages gespeichert. Dieser kann natürlich bei Bedarf geändert werden. Sinnvoll ist dieser Schalter, wenn Sie Barentnahmen aus der Kasse (z.B. für Bankeinzahlung bei Tagesende) ausschließlich über die Funktion Ausgabe eingeben (STRG-A in der Kassenmaske). Der verbleibende Restbetrag in der Kasse wird dann automatisch der Anfangsbestand des Folgetages.
ALT-I in Lagerübersicht sperren Normalerweise können Sie sich mit ALT-I in der Lagerübersicht (Artikelauswahl mit Wildcard) den kompletten Datensatz ansehen. Dabei ist natürlich auch der EK-Preis zu sehen. Wenn Sie diesen Schalter auf Ja setzen, dann wird bei Betätigung von ALT-I das Systempasswort von DATKASSE abgefragt. Ihren Angestellten ist damit der Zugang verwehrt, Sie selbst haben jedoch trotzdem die Möglichkeit des Zugangs, indem Sie das Systempasswort eingeben.
Preisgruppe ändern sperren Wenn dieser Schalter auf Ja gesetzt wird, dann kann eine Änderung der Preisgruppe in der Kassenmaske nur noch nach Eingabe des Systempasswortes erfolgen.
Keine Zwischensummen-Anzeige Normalerweise wird die aktuelle Zwischensumme ständig in Blockzeichen angezeigt. Wenn dieser Schalter gesetzt wird, dann zeigt DATKASSE keine Zwischensumme mehr an.
Rechnungsnummer=Bonnummer DATKASSE verwaltet für Rechnungen und Bons zwei verschiedene Nummernkreise. Wenn Sie diesen Schalter aktivieren, dann wird für Rechnungen und Bons nur ein gemeinsamer Nummernkreis verwendet.
Bondruck protokollieren Ist dieser Schalter gesetzt, dann protokolliert DATKASSE jeden einzelnen Bondruck in einer Textdatei im Verzeichnis STAT. Die Datei erhält den Namen des Tagesdatums und kann mit jedem Editor bearbeitet oder angesehen werden. Sinnvoll ist dies nur, wenn Unklarheiten bei der Abrechnung oder Verdacht auf Betrugsversuch eines Angestellten bestehen. Diese Funktion ist völlig unabhängig von der Journal-Protokollierung. Auf dem Journal erscheinen z.B. stornierte Belege nicht mehr (nur im Storno-Protokoll), in der o.g. Protokolldatei allerdings durchaus.
Alle Eingaben protokollieren Dieser Schalter ist nur von Bedeutung, wenn wir mit Ihrer Hilfe einem Problem auf den Grund gehen wollen. Wenn der Schalter aktiviert ist, dann protokolliert DATKASSE jeden einzelnen Tastendruck sowie alle Fehlermeldungen. Mit Hilfe der erzeugten Protokolldatei KEYDEBUG.MAC, die Sie uns mit zusammen mit einer normalen Datensicherung zusenden müssen, haben wir die Möglichkeit, eventuelle Fehleingaben nachzuvollziehen. Die gleiche Wirkung können Sie übrigens mit dem Kommandozeilen-Parameter /SAVEKEYS erreichen.
Suche im EAN-Feld bei Eingabe-Länge Wenn Sie hier bis zu 3 verschiedene Eingabe-Längen festlegen, dann sucht das Programm KASSE.EXE automatisch im Feld EAN-Barcode in der Lager-Datenbank, wenn die Länge Ihrer Eingabe mit einer der 3 Vorgaben übereinstimmt und die Eingabe außerdem rein numerisch ist. Die einzelnen Werte werden durch Kommas voneinander getrennt. Durch Eingabe einer einzelnen Null schalten Sie dies Funktion aus. Beispiel: Sie haben 8,10,13 eingetragen. KASSE.EXE sucht im Feld EAN-Barcode statt im Feld Artikelnummer, wenn Ihre Eingabe 8, 10 oder 13 Zeichen lang ist und nur aus Ziffern besteht. Wenn Sie eigene Artikelnummern verwenden, dann müssen Sie natürlich darauf achten, daß diese in der Länge nicht mit einer der Vorgaben übereinstimmen (in unserem Beispiel nicht 8, 10 oder 13 Stellen lang sind), da das Programm sie ansonsten nicht findet. Als Abhilfe dafür können Sie auch Ihre eigenen 8-, 10- oder 13-stelligen Artikelnummern zusätzlich im Feld EAN-Barcode eingeben. Dadurch werden sie dann von KASSE.EXE gefunden.
Artikel löschen, wenn Bestand = 0
Dieser Schalter ist mit größter Vorsicht zu benutzen ! Er bewirkt, daß
ein Artikel gelöscht wird, wenn dessen Bestand 0 erreicht hat.
Diese Funktion ist für Artikel gedacht, die nur einmal im Laden
vorhanden sind und anschließend auch vermutlich nicht mehr verkauft
werden, also für absolute Einzelstücke.
Typische Anwendung sind z.B. Antiquitäten oder Fototaschen, die normal
in das Lager als Artikel angelegt werden. Wird der Artikel dann
verkauft, bzw. vom Kunden abgeholt, dann ist es wenig sinnvoll, diesen
Artikelstammsatz weiter in der Lagerstammdaten zu belassen.
Mit diesem Schalter kann der Artikel also beim Verkauf automatisch
entfernt werden.
Die möglichen Einträge sind:
0 kein automatisches Löschen
1 automatisches Löschen ohne Rückfrage, wenn der
Bestand 0 erreicht hat
2 automatisches Löschen mit Rückfrage, wenn der
Bestand 0 erreicht hat
Hinweis Ein Artikel, den das Programm mit dieser Funktion entfernt, wird natürlich wie üblich erst einmal nur zum Löschen makiert. Endgültig gelöscht ist er erst, nachdem die Lagerdatenbank komprimiert wurde (Näheres zum Komprimieren siehe Seite 100).
Anfangsbestand nur Kassierer Nummer 1 Ist dieser Schalter aktiviert, dann kann der Kassenanfangsbestand nur noch von Kassierer Nr. 1 eingegeben, bzw. geändert werden.
7.3.5. Grundeinstellungen 4
Schnellspeichern beim Lagerabgang Dieser Schalter beeinflußt das Verfahren beim Speichern von Lagerabgängen. Sollten Probleme beim Lagerabgang auftreten (Fehlermeldung Fehler beim Ausbuchen eines Lagerartikels), dann setzen Sie bitte diesen Schalter auf Nein.
Barkassen-Funktion mit Warengruppen Mit dieser Option von DATKASSE haben Sie die Möglichkeit, das Kassieren über Warengruppen einer normalen Registrierkasse nachzubilden. Folgende Werte sind möglich :
0 Barkassen-Funktion nicht aktiv
1 Warengruppen-Eingabelänge = 1, d.h., nach der Eingabe von
z.B. W1 springt der Cursor ohne Betätigen von RETURN
sofort in das Preisfeld.
2 Warengruppen-Eingabelänge = 2, d.h., nach der Eingabe von
z.B. W34 oder W04 springt der Cursor ohne Betätigen von
RETURN sofort in das Preisfeld.
3 Warengruppen-Eingabelänge = 3, d.h., nach der Eingabe von
z.B. W167 oder W007 oder W087 springt der Cursor ohne
Betätigen von RETURN sofort in das Preisfeld.
Wenn als Warengruppen-Eingabelänge 3 eingestellt ist, dann können Sie natürlich trotzdem eine kürzere Eingabe wie z.B. W9 mit RETURN abschließen. Die Eingabe in der Kassenmaske geschieht folgendermaßen: Großes oder kleines W eingeben, gefolgt von der Warengruppennummer. Der Cursor springt dann in Abhängigkeit von der o.g. Einstellung sofort in das Preisfeld. Geben Sie den Preis ein und bestätigen Sie mit RETURN. Anschließend kann sofort die nächste Eingabe folgen. Selbstverständlich kann diese Programmfunktion mit normaler Artikelnummerneingabe gemischt werden, d.h. Sie können abwechselnd innnerhalb eines Belegs mit einer Artikelnummer auf das Lager zugreifen und die oben beschriebene WarengruppenEingabe verwenden.
Getränkemarkt-Version Dieser Schalter sollte auf Ja gesetzt werden, wenn Sie auch Getränke mit Pfand im Sortiment haben. In den Lagerstammdaten können Sie für jeden Artikel einen Pfandwert eintragen. Nur wenn dieser Schalter gesetzt ist, wird der Pfandwert auch ausgewertet (siehe auch nächste Einstellung Pfandwert immer einsetzen).
Pfandwert immer einsetzen, wenn vorhanden Dieser Schalter steht in Zusammenhang mit dem Eintrag Getränkemarkt-Version im Menü Grundeinstellungen 2 (siehe Seite 60). Wenn er auf Ja gesetzt ist, dann prüft DATKASSE bei jedem Artikel, ob ein Pfandwert eingetragen ist. Wenn dies der Fall ist, dann wird automatisch eine neue Belegzeile mit dem Pfandwert erzeugt.
Pfandumsatz -> Warengruppe Legen Sie in diesem Feld fest, zu welcher Warengruppe der Umsatz von Pfandrücknahmen gezählt werden soll. Die Summe der Pfandrücknahmen wird unabhängig von dieser Einstellung beim Tagesabschluß getrennt ausgewiesen.
MwSt.-Kennzeichen für Pfand Geben Sie hier das Mehrwertsteuer-Kennzeichen für Pfandumsätze ein : 0 = keine MwSt., 1 = reduzierter Satz, 2 = voller Satz. Die MwSt.-Behandlung von Pfandumsätzen kann sich je nach Bundesland unterscheiden. Bitte prüfen Sie dies, bevor Sie hier eine Einstellung vornehmen. Fremdumsatz automatisch laden Mit Hilfe dieser Funktion kann KASSE.EXE mit Fremdprogrammen zusammenarbeiten, die Kassenumsätze erzeugen. Die Umsätze müssen vom Fremdprogramm in einer Datei im Verzeichnis IMPORT abgestellt werden. Die Datei muß einen genau definierten Aufbau haben. Wenn der Schalter aktiviert ist und Sie sich in der Kasseneingabemaske befinden, dann prüft KASSE.EXE in Abständen von 2 Sekunden, ob eine Datei mit Fremdumsätzen eingetroffen ist. Ist dies der Fall, dann werden die Umsätze automatisch ohne Bedienereingriff in die Maske geladen und die Datei gelöscht. Dabei ist es unerheblich, ob bereits Artikel für den aktuellen Vorgang erfaßt wurden. In diesem Fall werden die geladenen Artikel angehängt. Mit Hilfe dieser Funktion können also an einem anderen Platz und mit einer anderen Software im Netzwerk Umsatzdaten erzeugt werden, die dann von KASSE.EXE automatisch geladen werden. Rufen Sie uns an, wenn Sie dazu weitere Informationen benötigen !
7.3.6. Speichererweiterung
KASSE arbeitet in großem Umfang mit Overlays, d.h. einzelne Programmteile werden nur bei Bedarf von der Festplatte geladen. Je nach Geschwindigkeit ergeben sich dadurch mehr oder weniger Zeitverzögerungen im Programmablauf. Durch Verwendung von Expanded (EMS) oder Extended (XMS) Memory wird dieses Nachladen etwa um den Faktor 10 beschleunigt.
Expanded Memory für Overlays Wenn Sie dieses Feld auf Ja setzen, versucht KASSE EMS für die Overlays zu verwenden.
Extended Memory für Overlays Wenn Sie dieses Feld auf Ja setzen, versucht KASSE XMS für die Overlays zu verwenden. Wenn der Versuch fehlschlägt wird das Programm aus Sicherheitsgründen sofort beendet. Mit der Option /EXT- können Sie KASSE aufrufen, ohne das XMS verwendet wird. Hinweis: Diese Funktion zur Verwendung von Erweiterungsspeicher ist nicht kompatibel zu den DOS-Boxen in Windows95 und OS/2. Verwenden Sie in diesem Fall EMS als Speichererweiterung oder verzichten Sie ganz auf die Nutzung von Erweiterungsspeicher für die Overlays. DATKASSE kann auch ohne diese Speichererweiterungen arbeiten, dabei sind jedoch kleine Zugeständnisse an die Ablaufgeschwindigkeit notwendig.
7.3.7. Kundendisplay
KASSE unterstützt die Verwendung eines externen Displays für die Kundenanzeige. Das Display wird an eine serielle Schnittstelle des PC angeschlossen und parallel zum Hauptbildschirm angesteuert. Die mitgelieferte Konfigurationsdatei DISPLAY.CNF enthält die Einstellungen für ein Display mit 2 Zeilen und 20 Spalten (unser Modell DE-2200). Für den einwandfreien Betrieb des Displays muß dieses bestimmte Mindestvorraussetzungen erfüllen. Alle in der folgenden Maske aufgeführten Steuercodes werden benötigt. Da dies aber die elementaren Grundfunktionen eines Terminals sind (und nichts anderes ist ein solches Display), dürften damit keine Schwierigkeiten auftreten. Die Steuercodes entnehmen Sie bitte der Dokumentation des Displays. Falls Sie trotzdem Probleme mit der Anpassung haben : Wir nehmen diese gerne gegen eine geringe Gebühr vor, sofern das Display prinzipiell geeignet ist. Es sind mindestens 2 Zeilen mit je 20 alphanumerischen Zeichen erforderlich. Darüber hinaus ist jeder Wert erlaubt. Die Menge der auszugebenden Daten wird dann vom Programm festgelegt. Beispielsweise wird ab 40 Zeichen Breite auch die Summe einer Belegposition angezeigt. Bei 30 oder weniger Zeichen entfällt die Textausgabe des Artikels. Sind nur 2 Zeilen verfügbar wird die Ausgabe des gegebenen Betrages unterdrückt und nur die Belegsumme und das Rückgeld angezeigt. Bei den von uns vertriebenen Displays gibt es noch weitere Möglichkeiten. Beispielsweise kann das Display nach einer Eingabepause von 2 Minuten eine Werbelaufschrift anzeigen. Der Werbetext ist in der Datei DISPWERB.CNF enthalten, die mit einem ASCII-Editor bearbeitet werden kann. Lesen Sie die Kommentare in dieser Datei, wenn Sie den Text oder die Rollgeschwindigkeit ändern wollen. Wenn Sie keinen Werbetext möchten, dann löschen Sie einfach diese Datei.
Schnittstelle Das Display muß an eine serielle Schnittstelle des PC angeschlossen werden. Geben Sie hier die Nummer der Schnittstelle ein (1 bis 4).
Baudrate Mit diesem Wert legen Sie die Übertragungsgeschwindigkeit des Displays fest. Vorzugsweise sollte dabei 9600 Baud verwendet werden, da es sonst zu einer merklichen Verzögerung des Programmablaufs durch die Ausgabe der Daten auf das Display kommt. Mögliche Werte sind : 1200, 2400, 4800, 9600 Hinweis Bei unseren Displays wird immer der Wert 9600 verwendet.
Offset für Cursorpositionierung Einige Displaytypen erwarten bei der Cursorpositionierung einen Offset. Diesen können Sie hier eingeben.
y-x-Reihenfolge Mit diesem Bool'schen Feld können Sie festlegen, ob das Display die Cursordaten in x-y-Reihenfolge (=Nein) oder y-x-Reihenfolge erwartet (=Ja).
8-Bit-Zeichensatz Wenn Sie dieses Feld auf Nein setzen, dann werden Umlaute vor der Ausgabe auf dem Display konvertiert (Ä = AE, usw.).
Display-Zeilen/Spalten Geben Sie hier die Anzahl der Zeilen und Spalten des Displays ein.
Die folgenden Einträge bitte sorgfältig eingeben. Wenn die Displaysteuerung eine Funktion nicht zuläßt, dann tragen Sie in das betreffende Feld eine 0 ein. Es wird dann versucht, die Funktion durch andere Funktionen nachzubilden.
Cursor hoch Steuercode für Cursor hoch.
Cursor runter Steuercode für Cursor runter.
Cursor links Steuercode für Cursor links.
Cursor rechts Steuercode für Cursor rechts.
Display löschen Steuercode für Display komplett löschen.
Cursor auf 0,0 Steuercode für Cursor auf 0,0 setzen (HOME).
Zeilenvorschub Steuercode für Zeilenvorschub (LF).
Cursor positionieren Steuercode für Cursorpositionierung. Nach diesem Steuercode übergibt das Programm die Werte für x und y.
Zeichen löschen Steuercode für Zeichen löschen (DEL).
Löschen ab Cursor Steuercode für Display löschen bis zum Ende.
Löschen bis Zeilenende Steuercode für Löschen des Zeilenrests.
7.3.8. Belegdesign
In dieser Maske können Sie den Aufbau des Kundenbelegs festlegen. Die Funktion ändert oder erzeugt die Datei ADRESSE.DAT, die den Aufbau des Belegs enthält. Wollen Sie Leerzeilen erzeugen, so geben Sie in den entsprechenden Zeilen einige Leerzeichen ein. Zwischen den Bereichen wird jeweils eine Leerzeile bereits vom Programm eingefügt. Es gibt 3 Bereiche auf dem Beleg :
Kopfzeilen
Ladenadresse
Fußzeilen
Felder
Durch Nachstellen von verschiedenen Codes kann die Zeile in doppelter Größe oder farbig gedruckt werden, dabei bedeuten :
/B = Fettdruck
/C = Farbe
/E = Doppelte Größe
Mögliche Kombinationen :
/BC = Fett und farbig
/EC = Farbig und doppelte Größe
Kopfzeilen Hier können Sie bis zu 3 Zeilen eintragen. Diese werden beim Belegdruck zuerst gedruckt.
Ladenadresse Geben Sie hier die Adresse des Ladenlokals ein. Erlaubt sind hier bis zu 6 Zeilen.
Fußzeilen In dieser Maske können Sie bis zu 5 Zeilen eingeben, die am Ende eines Belegs gedruckt werden sollen. Beispielsweise kann hier der Hinweis auf die allgemeinen Geschäftsbedingungen erfolgen oder eine kurze Werbung angebracht werden.
Felder Normalerweise druckt das Programm aus Gründen der Übersichtlichkeit auf dem Bon lediglich die Kurzbezeichnung eines Artikels. In dieser Maske können Sie festlegen, daß anstelle der Kurzbezeichnung die Bezeichnung 1 und/oder Bezeichnung 2 gedruckt werden sollen. Außerdem können Sie festlegen, daß zu lange Texte an einer bestimmten Stelle abgeschnitten werden sollen. Dies sollte jedoch nur in Ausnahmefällen geschehen, da dann unschöne Belege entstehen. Werden die Texte nicht gekürzt, dann läuft der Artikeltext in den Bereich der Anzahl und Beträge hinein. Die Übersichtlichkeit des Belegs leidet deshalb darunter etwas. Wenn Sie jedoch auf ausführliche Artikeltexte Wert legen, dann ist dies die einzige Möglichkeit dazu.
Testdruck Mit dieser Option können Sie gleich Ihre Eingaben ausprobieren. Es wird ein Beleg mit 2 Positionen (jeweils einmal mit vollem und einmal mit reduziertem Mehrwertsteuersatz) gedruckt. Gedruckt wird auf den Druckerport für den Bondrucker.
7.3.9. Artikel-Kurzwahl (ALT-0 - ALT-9)
Mit dieser Option legen Sie die Kurzwahl-Artikel für die Tastenkombinationen ALT-0 bis ALT-9 fest. Beim Betätigen einer dieser Kombinationen in der Kassenerfassungsmaske wird der zugeordnetete Artikel sofort eingesetzt. Dies ist in erster Linie in Verbindung mit einer programmierbaren Kassentastatur sinnvoll einsetzbar.
7.3.10. Artikel-Kurzwahl (A - Z)
Mit dieser Option legen Sie die Kurzwahl-Artikel für die Buchstabentasten A bis Z fest. Beim Betätigen einer dieser Tasten in der Kassenerfassungsmaske wird der zugeordnetete Artikel sofort eingesetzt. Hinweis Dieser Modus muß im Menü Setup/Grundeinst.2 explizit aktiviert werden. Texteingaben sind dann allerdings nicht mehr möglich.
7.3.11. Ausgaben-Rubriken
In dieser Maske können Sie eine erklärende Bezeichnung zu jeder der 10 Ausgaben-Rubriken eingeben. Diese werden dann beim Tagesabschluß und beim Druck eines Ausgabenbelegs mit ausgegeben.
7.3.12. Bücher/Zeitschriften Setup
DATKASSE kann auf Wunsch den neuen Barcode von Presseprodukten (Bücher u. Zeitschriften) automatisch erkennen. Über die ersten 3 Ziffern des Barcodes wird der Ländercode und der MwSt.-Satz festgelegt. Zur Zeit bedeuten dabei 434 = 15 % und 439 = 7 % MwSt. (Stand 28.02.97). Konsequenterweise dürfen Sie dann keine Artikelnummern vergeben, die mit einem dieser Codes beginnen und 13 Zeichen lang sind. Die evtl. vom Barcodeleser zusätzlich eingescannte Wochen- oder Monatsnummer wird abgeschnitten. Nur wenn beide Bedingungen (Zeichen 1-3 = 434 oder 439 und 13 Zeichen Artikelnummern-Länge) erfüllt sind, dann nimmt das Programm an, daß es sich um ein Presseprodukt handelt und zerlegt den Barcode in Produktcode und Preis. Der Produktcode wird derzeit noch nicht weiter unterstützt, da die Umstellung der Pressehäuser noch nicht abgeschlossen ist. Es ist für die Zukunft geplant, eine kleine Datenbank mitzuliefern, die die gängigen Zeitschriften enthält und die DATKASSE die Möglichkeit gibt, das Produkt im Klartext auszugeben. Derzeit setzt DATKASSE als Artikeltext Zeitschriften ein. Der Preis wird wie bereits oben gesagt aus dem Barcode entnommen.
7 % MwSt. Setzten Sie hier den Identifizierungscode für Presseprodukte mit 7 % MwSt. ein (derzeit 439).
15 % MwSt. Setzten Sie hier den Identifizierungscode für Presseprodukte mit 15 % MwSt. ein (derzeit 434).
7.3.13. Art.Nr. 0 Setup
Die Artikeelnummer 0 nimmt eine Sonderstellung ein. Sie ist für die Eingabe von Artikeln gedacht, für die es sich nicht lohnt einen Lagerartikel anzulegen oder die ständig wechselnde Preise haben. In dieser Maske legen Sie fest, welcher Text bei Eingabe der Artikelnummer 0 erscheinen soll und zu welcher Warengruppe diese Eingabe hinzugerechnet werden soll. Unabhängig von der Eingabe Immer Preiseingabe erwartet das Programm bei dieser Artikelnummer immer einen Preis.
7.3.14. GSFIBU-Einstellungen
Mit dem ersten Feld (Ja oder Nein) legen Sie fest, ob überhaupt FIBU-Exportdaten erzeugt werden sollen. Im zweiten Feld geben Sie bitte den Pfad für die GSFIBU ein, also z.B. C:\GS\FIBU\. Für weitere Informationen lesen Sie bitte in den Handbüchern von GSFIBU weiter.
7.3.15. Scheck-Druck In dieser Maske legen Sie die Daten für den Scheckdruck fest, d.h. insbesondere Ihre eigenen Bankdaten. Hinweis: Der Scheckdruck ist nur mit speziellen Bondruckern mit Slip-Druckwerk wie z.B. dem Epson TM-950 möglich.
7.3.16. K-5700-Setup (nicht in allen Programmversionen)
In diesen beiden Masken legen Sie die Einstellungen für eine angeschlossene Kassentastatur vom Typ K-5700 oder 7800 fest. Auf diesen Tastaturen können Sie bis zu 20 (K-5700), bzw. 40 (K-7800) Artikeltasten definieren. Außerdem können für den eingebauten Schlüsselschalter 6 verschiedene Benutzerebenen festgelegt werden, die jeweils verschiedene Berechtigungen haben können. In der Maske Artikeltasten geben Sie Zuordnungen der Artikelnummern zu den Artikeltasten der Kassentastaturen K-5700 und K-7800 ein. Die betreffenden Artikel können dann durch Betätigen der entsprechenden Taste aufgerufen werden. Selbstverständlich können Sie hier auch Wildcard-Kombinationen verwenden, um eine bestimmte Artikelauswahl auf dem Bildschirm anzuzeigen. Die Eingabe von 123* zeigt nach Betätigen der entsprechenden Taste beispielsweise alle Artikel zur Auswahl an, deren Artikelnummer mit 123 beginnt.
7.3.17. Freie Zahlungsarten
Außer den 4 fest vorgegebenen Zahlungsarten (Bar, Scheck, E-Cash, Lastschrift) können Sie hier noch drei weitere Zahlungsarten festlegen (freier Text). Mit F5 können Sie in der Kassenmaske dann die Zahlungsart umschalten. Die Summen der einzelnen Zahlungsarten werden beim Tagesabschluß getrennt ausgewiesen.
7.3.18. Fernwartung
Fernwartung-Bereitschaft nach Tagesabschluß Wenn dieser Schalter aktiviert ist, dann geht KASSE.EXE nach dem Tagesabschluß in Bereitschaft für die Fernwartung. Dazu wird das optional für DATKASSE erhältliche Fernwartungsmodul TRANS gestartet. Das Fernwartungsmodul kann auch vollautomatisch Daten uhrzeit- und datumsgesteuert übertragen. Die Einrichtung und Bedienung der Fernwartung wird in einem zusätzlichen Handbuch beschrieben. Fordern Sie bei Interesse weitere Informationen an.
Fernwartung-Start [SS:MM] Uhr Mit diesem Eintrag können Sie festlegen, zu welchem Zeitpunkt die Fernwartung automatisch in Bereitschaft geht. Tragen Sie hier die Uhrzeit im Format Stunde-Stunde:Minute-Minute ein. Beispiel: Der Kassenrechner soll um 21 Uhr in Bereitschaft für die Fernwartung gehen. Geben Sie in das Feld 21:00 ein und speichern Sie die Eingabe mit F2. Der Rechner muß nun einfach eingeschaltet bleiben und das Programm KASSE.EXE muß geladen sein. Wo Sie sich im Programm befinden, ist unerheblich. Ab 21 Uhr geht die Fernwartung in Bereitschaft und Sie können von einem anderen Rechnersystem Daten abholen, übertragen, usw. Alternativ dazu kann sich der Kassenrechner auch selbstständig in einen anderen Rechner einwählen und ihre Umsatzdaten übertragen, Stammdaten aktualisieren, usw. Weitere Information zur Konfiguration der Fernwartung finden Sie im Handbuch der Fernwartung.
Lagerbewegungen für Fernwartung vorbereiten Wenn Sie diesen Schalter auf Ja setzen, dann bereitet KASSE.EXE die getätigten Lagerbewegungen (d.h. die Verkäufe) für die Übertragung durch das Fernwartungsmodul TRANS vor. An der Gegenstelle können diese dann durch das Programm DATKASSE.EXE automatisch eingelesen und verarbeitet werden. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Handbuch des Fernwartungsmoduls TRANS.
Fernwartungs-Daten sofort verarbeiten Dieser Schalter bewirkt, daß von einem anderen Rechner übertragene Fernwartungsdaten (z.B. aktualisierte Stammdaten, Preispflege, Lagerzugänge, usw.) automatisch von KASSE.EXE eingelesen und verarbeitet werden. Wird zum Beispiel von dem anderen Rechner (der z.B. in der Hauptstelle steht) eine Datei mit Lagerzugängen für die Filliale übertragen, dann aktualisiert KASSE.EXE seine eigenen Lagerbestände automatisch anhand dieser Datei. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Handbuch des Fernwartungsmoduls TRANS. 7.3.19. Extern-Datenbanken
In den folgenden Menüs werden die Einstellungen für die sogenannten Extern- oder Hintergrund-Datenbanken vorgenommen. Artikel in diesen Datenbanken sind nicht im Haupt-Artikelstamm enthalten. Im Allgemeinen sind Diese durch Einlesen von Lieferanten-Disketten mit einem Import-Filter entstanden, siehe Seite 172 und 235.) Artikel aus einer Extern-Datenbank können direkt beim Kassieren hereingeholt werden. Außerdem kann DATKASSE diese Datenbanken auf Wunsch automatisch durchsuchen, sodaß für den Kassierer keine Änderungen der Bedienung notwendig sind.
In der Maske Extern-Datenbanken durchsuchen können Sie bis zu 8 Dateien (d.h. Extern-Datenbanken) eintragen, die DATKASSE automatisch durchsuchen soll, wenn eine 8- oder 13-stellige Eingabe erfolgt ist und der Artikel im Hauptstamm nicht gefunden wurde. Eine Extern-Datenbank wird durch Einlesen einer Lieferanten-Diskette erzeugt. Weitere Informationen dazu finden Sie auf Seite 235. Dort wird die prinzipielle Funktionsweise der Extern-Datenbanken erklärt.
Hinweise: Die automatische Suche erfolgt in den eingetragenen Extern-Datenbanken nur für die EAN-Nummer. Es wird außerdem immer zuerst die Haupt-Datenbank durchsucht. Damit haben Sie die Möglichkeit, häufig verkaufte Artikel auch fest anzulegen und Diese dadurch in die statistischen Auswertungen zu integrieren. Die Suche in den Extern-Datenbank erfolgt ohne Index. Ein schneller Rechner (mind. Pentium 100 mit schneller Festplatte) sowie möglichst viel RAM (16, besser 32 MB) sind für eine kurze Suchzeit unbedingt erforderlich. Für den Betrieb in einem Netzwerk eignet sich diese Betriebsart wegen der relativ langen Suchzeiten nur mit Einschränkungen. 8. Bedienung von DATKASSE.EXE
DATKASSE ist das Verwaltungsprogramm des Kassensystems. Mit diesem Programm werden die Stammdaten und Kassierer verwaltet, Listen gedruckt, usw. Integriert ist außerdem eine normale Fakturierung mit Rechnungen, Lieferscheinen, Bestellungen an Lieferanten, usw. Es folgt nun zuerst eine Beschreibung aller Menü-Optionen. In diesen finden Sie dann Verweise auf folgende Kapitel des Handbuchs, in denen dann die Funktionen genauer, auch anhand von Beispielen, erklärt werden.
8.1. Das Pulldown-Menü System
8.1.1. Programminfo
Diese Option zeigt Informationen zur Version und Copyright von DATKASSE.
8.1.2. Betriebssystem
Wenn Sie diese Option aus dem Pulldown-Menü auswählen, dann wird der Kommando-Interpreter von MS-DOS (COMMAND.COM) geladen und Sie können alle Arten von DOS- Kommandos eingeben. Dabei ist jedoch einiges zu beachten. Da DATKASSE während dieser Aktion im Speicher verbleibt, müssen Sie nach Beendigung Ihrer Eingaben unbedingt diesen Modus wieder durch Eingabe von EXIT verlassen, da ansonsten Datenverluste eintreten können. Insbesondere dürfen Sie den Rechner in dieser Situation nicht ausschalten.
Hinweis: Die Möglichkeit in das Betriebssystem zu wechseln muß aus Sicherheitsgründen explizit durch einen Kommandozeilen-Parameter aktiviert werden (siehe Seite 23).
8.1.3. Programmende
Nach Auswahl dieser Option wird das Programm regulär beendet. Die gleiche Wirkung hat auch die Eingabe von ALT-X (bei der Netzwerk-Version entfällt diese Möglichkeit aus Sicherheitsgründen).
8.1.4. Systeminfo
DATKASSE zeigt Ihnen nach Wahl dieser Funktion diverse Systemdaten an. Angezeigt werden der verfügbare Restspeicher Ihres Systems, die Belegung von Extended und Expanded Memory und der freie Platz auf der Festplatte. Beim freien Speicher liegen übliche Werte bei der Vollversion im Bereich um 200 kB. Werte unter 150 kB zeigen an, daß nicht mehr alle Optionen von DATKASSE verwendbar sind. In diesem Fall erfolgt eine entsprechende Meldung. Sie müssen dann speicherresidente Programme oder Treiber, die vor DAT geladen wurden, entfernen. Diese Funktion können Sie zu jedem Zeitpunkt mit Alt-M aufrufen. Angezeigt werden auch die Versionsnummer und das Release-Datum, sowie die Seriennummer. Auch ob Sie eine Netzwerkversion von DATKASSE verwenden sehen Sie in diesem Fenster. Auf der rechten Seite zeigt Ihnen das Programm noch die implementierten Module.
8.1.5. Clipboard
Nach Auswahl dieser Option sehen Sie das Clipboard auf dem Bildschirm. Dem Clipboard ist ein eigenes Kapitel gewidmet. Lesen Sie bitte im Kapitel Clipboard auf Seite 228 weiter.
8.2. README-Datei
Nach Auswahl dieser Option können Sie die README-Datei lesen. Mit ESC verlassen Sie die Anzeige wieder. Die README-Datei enthält wichtige Informationen, die teilweise nicht im Handbuch enthalten sind.
8.3. HISTORY-Datei
Nach Auswahl dieser Option können Sie die HISTORY-Datei lesen. Mit ESC verlassen Sie die Anzeige wieder. Die HISTORY-Datei enthält die Programmgeschichte von DATKASSE. Hier werden neue Funktionen und Fehlerbehebungen beschrieben. Sie sollten alle Einträge lesen, die zwischen der Handbuch-Drucklegung und der aktuellen Version vorhanden sind, da das Handbuch nie so aktuell wie das Programm sein kann. Auf der ersten Seite des Handbuchs können Sie lesen, auf welcher Version es basiert.
8.4. DOKU-Dateien
Mit dieser Funktion können Sie sich die mitgelieferten DOKU-Dateien anschauen oder diese drucken. In der erscheinenden Auswahlliste sehen Sie auch eine kurze Beschreibung des Inhalts. In den DOKU-Dateien werden Funktionen beschrieben, auf die das Handbuch nicht oder nur kurz eingeht, weil sich die Funktionalität dieser Funktionen zu schnell ändert.
8.5. Was ist DATKASSE ?
Diese Option gibt Ihnen einen Überblick zum Funktionsumfang von DATKASSE.
8.6. Externe Programme
In diesem Menü können Sie verschiedene externe Programme oder Batchdateien starten. Die Programmnamen und Menütexte können Sie in der Konfigurations-Datei EXTPROG.CNF selbst ändern und eingeben. Eine vollständige Erklärung dieser Programmfunktion finden Sie auf Seite 254.
8.7. Das Pulldown-Menü Datenbank
Die drei von DATKASSE verwalteten Datenbanken (Kunden, Lieferanten und Lager) sind vom Aufbau her identisch. In einigen Sonderfunktionen unterschieden sie sich jedoch. In der Kundendatenbank sind beispielweise die Fakturierungsfunktionen integriert, die Lagerdatenbank verfügt zum Beispiel über Funktionen zur Inventurberechnung oder Warenzu- und Abgang. Auf diese Funktionen wird jeweils in einem eigenen Kapitel eingegengen. Es folgt nun die Beschreibung der gemeinsamen Funktionen.
8.7.1. Eintragen
Mit dieser Option wird ein neuer Datensatz in die Datei eingetragen. Dabei können die üblichen Editiertasten benutzt werden. Mit den Pfeiltasten wird das Feld angewählt und die Daten eingegeben. Die Eingabe muß nicht unbedingt mit RETURN abgeschlossen werden. Das Feld kann auch mit den Pfeiltasten verlassen werden. Die Felder können auch Windows-Konform mit TAB/Umschalt-TAB angewählt werden. Mit STRG-Pos1 springt der Cursor auf das erste Feld, mit STRG-Ende auf das letzte Feld in der Maske.
Beachten Sie den Unterschied : Mit Pfeil·links/rechts bewegen Sie sich innerhalb des Feldes, mit Pfeil·hoch/runter von Feld zu Feld. Wenn die Feldlänge größer als der verfügbare Platz auf dem Bildschirm definiert wurde dann rollt die Anzeige, wenn Sie den rechten Rand des Feldes erreicht haben. Sie sehen dabei immer nur einen Ausschnitt des Feldes. Als Hinweis, daß die Feldlänge zur Zeit größer ist als der Bildschirmausschnitt erscheint am Ende des Feldes das Zeichen ».
Wenn Sie innerhalb des Feldes Zeichen löschen dann verschwindet die Anzeige wieder, sobald die Feldlänge kleiner als der Bildschirmausschnitt geworden ist. Je nach Feldtyp findet eine Plausibilitätsprüfung beim Verlassen des Feldes oder bereits bei der Eingabe statt. In ein Ganzzahl-Feld können beispielsweise keine Buchstaben eingegeben werden. Nähere Hinweise zu Feldtypen siehe Seite 94. Bei einer Eingabe, die nicht zum Feldtyp paßt, erscheint eine Fehlermeldung. Das Feld kann erst verlassen werden, wenn die Eingabe korrigiert oder gelöscht wurde. Das erste definierte Suchfeld muß eingegeben werden, alle anderen Felder können auch leer bleiben. In DATKASSE ist dies je nach Datenbank die Kunden-, Lieferanten- oder Artikelnummer. Mit F2 wird der Datensatz abgespeichert und die Datenbank verlassen. Mit F3 wird der Datensatz abgespeichert, die Maske geleert und der nächste kann eingegeben werden. Als Hilfe kann eine Vorbelegung für die Neueingabe von Datensätzen definiert werden. (siehe Seite 115). Wenn Felder der Maske vorbelegt wurden, dann ist die Maske beim Aufruf der Funktion Eintragen nicht leer, sondern sie enthält bereits die Vorbelegungen.
Hinweis Beim Eingeben des ersten Datensatzes sind natürlich keine alten Daten gespeichert, z.B. keine letzte Kundennummer. Das Programm gibt dann eine Fehlermeldung aus, die Sie jedoch in diesem speziellen Fall nicht zu beachten brauchen.
Muster Für jedes Feld kann ein Muster definiert werden, das bei der Eingabe in das Feld überprüft wird. Entspricht die Eingabe nicht dem Muster, erfolgt eine Fehlermeldung. Das Feld kann erst verlassen werden, wenn die Eingabe korrigiert oder gelöscht wurde. Zusätzlich zur Mustereingabe können Muß- und Kann-Felder definiert werden. Der Datensatz kann erst gespeichert werden, wenn alle Muß-Felder eingegeben worden sind. Mit der Tastenkombination ALT-F werden die Muster und die Muß- und Kann-Felder angezeigt. Nach einem Tastendruck verschwindet die Anzeige wieder.
Bedeutung der Muster :
B Buchstabe (auch Umlaute) Z Zahl T Text (alles erlaubt, außer Steuerzeichen) * beliebiges Zeichen Das Kennzeichen für Muß-Feld ist M, für Kann-Feld K.
Insbesondere in der Lagerdatenbank von DATKASSE wird von dieser Möglichkeit Gebrauch gemacht, um zu verhindern, daß unvollständige Datensätze angelegt werden können.
Liste der Feldtypen
Nr. Feldtyp Mögliche Eingaben
1 String Alle Eingaben möglich
2 Ganzzahl Ganze Zahlen (z.B. 1000 oder 5)
3 Fließkomma Fließkommazahlen (z.B. 123,45)
4 Bool Nur (j)a oder (n)ein erlaubt, j oder n werden
auf ja oder nein erweitert
5 Datum Datumsfeld, 8-stellige Eingabe, z.B. 23.03.97
Eingaben wie 1.5.97 werden auf 8
Stellen
erweitert
6 Währung Eingaben wie Fließkomma, es wird jedoch
auf 2 Nachkommastellen gerundet,
glatte
Beträge werden mit ,- erweitert, z.B.
wird
aus 10 nach Bestätigung 10,-
8 Memo Wenn Sie ein solches Feld erreichen, wird
innerhalb der Maske ein Editor
geöffnet,
der wie eine kleine Textverarbeitung
funktioniert. Näheres dazu finden
Sie unter dem Stichwort Memofelder.
Hinweis Memofelder sind nicht in allen Versionen implementiert.
8.7.1.1. Hinweise zur Lager-Datenbank
Wenn Sie mit Barcodes (EAN oder andere) arbeiten wollen, dann sollten Sie die Hinweise auf Seite 48 lesen, bevor Sie mit der Erfassung Ihrer Stammdaten beginnen.
8.7.2. Suchen
Hiermit können Datensätze gesucht werden. Der Cursor kann nur zu den definierten Suchfeldern bewegt werden. Die Eingabe von Wildcards (siehe Seite 33) ist bei den Suchbegriffen möglich. Es kann immer nur genau ein Suchbegriff eingegeben werden. Mit RETURN oder den Pfeiltasten wird das nächste oder vorherige Suchfeld angewählt. Wenn Sie ein Suchfeld mit dem gesuchten Begriff ausgefüllt haben, dann verlassen Sie dieses Feld mit RETURN. Die Suche wird dann gestartet. Dies kann je nach Rechnerleistung und Datenbestand einige Sekunden dauern. Bei üblichen Datenmengen von beispielsweise einigen Tausend Datensätzen treten jedoch keine merkbaren Verzögerungen auf. Suchvorgänge mit Wildcards dauern prinzipbedingt länger, da hier ein weniger effizientes Suchverfahren verwendet werden muß. Wenn bei einer Wildcardsuche mehrere Datensätze gefunden wurden, dann kann mit den Pfeiltasten durch diese hindurch geblättert werden. Vorher zeigt DATKASSE die Anzahl der gefundenen Datensätze an. Der Modus ist hier Suchen/Blättern (siehe Modusanzeige in der rechten oberen Ecke der Maske). Mit F7 können Sie wieder in den normalen Blätternmodus schalten. Falls Sie nach mehreren Suchbegriffen suchen oder Felder verwenden wollen, die keine Indexfelder sind, dann müssen Sie zur Suche den Listengenerator benutzten. Dazu lesen Sie bitte auf Seite 216 im Kapitel über den Listengenerator weiter.
Eine weitere Suchmöglichkeit stellt DATKASSE mit STRG-F6 zur Verfügung, nämlich die sogenannte Volltextsuche. Volltext bedeutet, daß bei einem Suchvorgang alle Datenbankfelder nach dem Suchbegriff durchsucht werden. Dabei ist es unerheblich, ob der Begriff am Anfang oder irgendwo in der Mitte des Feldes steht. Groß/Kleinschrift ist ebenfalls nicht relevant. Die Volltextsuche ist ein sehr mächtiges Werkzeug zum Wiederauffinden von Daten, von denen das Feld oder die genaue Schreibweise nicht mehr bekannt ist, denn natürlich können auch Teilwörter eingegeben werden. Wildcards sind hier jedoch nicht möglich. Mit der Taste TAB springen Sie nach einer erfolgreichen Volltextsuche zum nächsten Fundort. Die Suche beginnt immer an der aktuellen Stelle. Wenn die gesamte Datenbank durchsucht werden soll, müssen Sie zuvor mit Pos1 zum ersten Datensatz springen. Die Volltextsuche ist sehr zeitaufwendig. Aus diesem Grund kann sie jederzeit mit ESC abgebrochen werden. Sie können die Volltextsuche nur aus dem Blättern-Modus heraus aufrufen !
8.7.3. Blättern
Wenn Sie diese Option aus dem Menü wählen, dann befinden Sie sich im Modus Blättern. Das Blättern beginnt am Anfang der Datei. Falls Sie das Blättern durch den Direktmodus (aus einer anderen Betriebsart heraus mit F7, z.B. aus Suchen) angewählt haben, dann beginnt das Blättern beim aktuellen Datensatz. Sie können also mit der Funktion Datensatz suchen einen bestimmten Datensatz in die Maske holen. Dann schalten Sie mit F7 auf Blättern um. Jetzt können Sie ab der aktuellen Stelle vor- und zurückblättern. Mit den Pfeiltasten können Sie den nächsten, bzw. vorherigen Datensatz anzeigen lassen. Die Tasten Bild hoch/runter blättern zehn Datensätze vor und zurück und die Tasten STRG-Bild hoch/runter hundert Datensätze. Auf diese Weise ist es möglich, sich schnell innerhalb der Datenbank zu bewegen. Mit den Tasten Pos1 und Ende, bzw. STRG-Pos1 und STRG-Ende können Sie zum ersten oder letzten Datensatz springen. Geblättert wird übrigens genau nach der Sortierung der Suchfelder, d.h. z.B. nach der Artikelnummer. Mit Tastenkombination ALT-I können Sie das gerade aktive Suchfeld weiterschalten, in der Artikeldatenbank beispielsweise also auf die Kurzbezeichnung. Zur Kontrolle erscheint im nun aktiven Suchfeld kurz eine Zeile mit Sternchen. Beim Blättern ist nun die Reihenfolge nach der Kurzbezeichnung aktiv. Die gemachte Einstellung wird bei jedem Neustart von DATKASSE zurückgesetzt, außer Sie wählen die Option Werte speichern aus dem Menü Verschiedenes und speichern die Änderung damit dauerhaft. Falls Sie dies einmal versehentlich getan haben, dann können Sie mit ALT-I natürlich auch wieder zurück auf die Sortierung nach der Nummer schalten und dies mit Werte speichern wieder dauerhaft festlegen.
8.7.3.1. Preis-Kalkulation
In der Lager-Datenbank können Sie im Blättern-Modus eine Preis-Kalkulation durchführen. Sie wird mit ALT-K aufgerufen.
Geben Sie die Faktoren für die drei VK-Preise ein. Das Programm rechnet nach verlassen der Maske mit F2 den EK-Preis mal dem Faktor und addiert anschließend noch die Mehrwertsteuer, damit das Ergebnis als Bruttobetrag erscheint. Das Ergebnis wird sofort in die Datenbank geschrieben. Wenn Sie einen der VK-Preise bei der Kalkulation unverändert lassen wollen, dann lassen Sie das entsprechende Faktoren-Feld leer oder geben 0,0 ein. Für eine korrekte Funktion der Kalkulation muß der EK-Preis und das MwSt.-Kennzeichen für diesen Artikel richtig eingegeben sein. Die Faktoren können vorbelegt werden, siehe dazu Seite 196.
8.7.4. Sortieren
Diese Option sortiert die Index-Dateien alphabetisch oder numerisch (je nach Feldtyp) in aufsteigender Reihenfolge. Wenn Sie später in der Datenbank blättern, dann sehen Sie die Datensätze in der sortierten Reihenfolge. Beim Suchen von Datensätzen kann bei einer sortierten Datei ein effizienteres Verfahren angewendet werden, sodaß die Suche nach Datensätzen erheblich beschleunigt wird. Das Sortieren kann je nach Rechnerleistung, Menge der Indexdateien und Datenbestand einige Sekunden bis einige Minuten dauern. Am Bildschirm wird dabei die gerade in Arbeit befindliche Indexdatei angezeigt. Das Sortieren darf unter keinen Umständen abgebrochen werden. Ein Datenverlust ist dabei sehr wahrscheinlich. Sollte Ihnen dieses Mißgeschick zum Beispiel durch einen Stromausfall trotzdem einmal passieren, so wählen Sie beim nächsten Start von DATKASSE die Option Indexdateien erzeugen aus dem betreffenden Datenbankmenü. Die Indexdateien werden dann aus der Datendatei neu generiert. In den meisten Fällen dürfte damit der Fehler behoben sein. Das Sortieren der Indexdateien muß nur angewählt werden, wenn Daten aus einer Datei eingelesen wurden oder aus anderen Gründen die Sortierung der Daten verloren gegangen ist. Bei der Neueingabe sorgt das Programm automatisch für eine Sortierung der Indexdateien, ohne daß Sie etwas davon bemerken. Bei großem Datenbestand kann dies jedoch mit einer Taste abgeschaltet werden, um die Eingabe der Daten zu beschleunigen. In diesem Fall muß ebenfalls die o.g. Funktion einmalig nach Abschluß der Datenerfassung ausgeführt werden.
8.7.5. Komprimieren
Zum Verständnis dieser Option muß man wissen, daß DATKASSE gelöschte Datensätze nicht wirklich löscht, sondern nur zum Löschen markiert. Wenn Sie einen Datensatz gelöscht haben, dann können Sie auf diesen von DATKASSE aus nicht mehr zugreifen. Beim Blättern wird er übersprungen und eine Suche danach verläuft erfolglos. Genau das wollten Sie ja mit dem Löschen bezwecken. Nun würde durch ein wirkliches (d.h. physikalisches) Löschen des Datensatzes eine Lücke in der Datendatei entstehen. In DATKASSE müßte eine Lückenverwaltung eingebaut sein, die neue Datensätze in diese Lücken einsetzt. Dieses Verfahren ist jedoch sehr uneffizient. Deshalb geht DATKASSE, genau wie die meisten anderen Datenbanken, den oben beschriebenen Weg. Mit der Option Komprimieren wird also die aktuelle Datenbank komprimiert, d.h. alle Lücken werden geschlossen. Das ganze geht jedoch noch weiter : Die gesamte Datei wird gelesen und neu geschrieben, wobei zum Löschen markierte Datensätze entfallen. Nach dem Komprimieren ist die Datendatei auch physikalisch so sortiert wie die erste Indexdatei. Das obige Verfahren hat noch einen weiteren Vorteil : Sie können alle nach der letzten Komprimierung gelöschten Datensätze wieder entlöschen. Näheres dazu auf Seite 204. Den Fortgang des Komprimierens können Sie am Bildschirm verfolgen. Dabei wird die erledigte Arbeit in Prozent angezeigt. Bitte werden Sie nicht ungeduldig dabei. Selbst auf einem schnellen Rechner ist mit einer gewissen Wartezeit zu rechnen. Brechen Sie unter keinen Umständen das Komprimieren der Datendatei ab. Ein Abbruch des Komprimierens, z.B. durch einen Stromausfall, hat im Allgemeinen hundertprozentigen Datenverlust zur Folge. Aus diesem Grund sollten Sie vor dem Komprimieren eine Datensicherung durchführen (siehe Seite 205).
8.7.6. Globalfunktionen
Dieser Menüpunkt faßt alle Funktionen zusammen, die sich auf mehrere Datensätze gleichzeitig auswirken.
8.7.6.1. Konvertieren
Mit dieser Option gibt Ihnen DATKASSE die Möglichkeit, bestimmte Felder der Datensätze einer Datenbank zu verändern. Dabei können einfache Formeln verwendet werden. Sie können beispielsweise ein Fließkommafeld mit einem bestimmten Wert multiplizieren oder einen Feldinhalt durch neue Daten ersetzen. DATKASSE führt diese Operation dann für alle oder auch nur für die selektierten Datensätze durch. Wählen Sie die entsprechende Option aus dem Menü. Sie sehen nun die Eingabemaske. Stellen Sie den Cursor in das Feld, welches Sie konvertieren möchten. Geben Sie nun die Formel ein. Mit F5 wird das Konvertieren gestartet. Optional können Sie nun noch eine Selektion nach bestimmten Datensätzen vornehmen. Für die Bedingungseingabe lesen Sie bitte im Kapitel über den Listengenerator auf Seite 217 weiter. F3 zeigt die Feldnummern und Feldtypen an. Die Anzeige verschwindet nach einem Tastendruck wieder.
8.7.6.2. Formelzeichen
Die folgenden Formelzeichen können beim Konvertieren verwendet werden.
Zeichen in Feldtyp Funktion
* 2,3,6 Multiplikation
/ 2,3,6 Division
+ 2,3,6 Addition
- 2,3,6 Subtraktion
= 1,2,3,4,5,6,7,8 Zuweisung
% 2,3,6 Prozent in Verbindung mit einem
der oben stehenden Operatoren
# 1,2,3,4,5,6,7,8 Zuweisung für ein anderes Feld
(#5 : diesem Feld wird der Inhalt
von Feld 5 zugewiesen)
8.7.6.2.1. Beispiele für die Formeleingabe
Das Feld Umsatz in der Kundenmaske soll in allen Datensätzen auf 0 gesetzt werden : Geben Sie im Feld Umsatz ein : =0,0
Im Feld Nettopreis in der Lagermaske sollen die Preise um 2,5 % angehoben werden : Geben sie in diesem Feld ein : +2,5%
In einem Bool'schen Feld (Ja/Nein-Feld) soll der Wert auf nein gesetzt werden : Geben Sie in diesem Feld ein : ="nein"
Ein Textfeld soll nach der Konvertierung leer sein : Geben Sie in diesem Feld ein : =""
Hinweis Gehen Sie mit dieser Option vorsichtig um. Wenn Sie unsicher über den Erfolg Ihrer Operation sind, legen Sie vorher eine Sicherheitskopie der Datendatei an (siehe Datensicherung). Eine Konvertierung wie zum Beispiel -10,0% läßt sich nicht einfach wieder umkehren.
8.7.6.3. Löschen (global)
Mit dieser Option haben Sie die Möglichkeit, mehrere Datensätze in einem Durchgang zum Löschen zu markieren. Anwendungen hierfür sind zum Beispiel die Bereinigung des Artikelstamms oder das Löschen von "toten" (=Null-Umsatz) Kunden aus der Kundendatenbank. Die Bedingungen werden wie bei der Listenerzeugung eingegeben, lesen Sie bei Bedarf auf Seite 217 weiter. Die Eingabe von =0* im Feld Artikelnummer in der Lagerdatenbank löscht zum Beispiel alle Datensätze, deren Nummer mit einer Null beginnt. Mit F5 wird der Löschvorgang gestartet. Zuvor können Sie noch entscheiden, ob bei jedem Datensatz eine Ja/Nein-Abfrage erfolgen soll.
Hinweis Diese Funktion ist sehr gefährlich. Bei falscher Bedingungseingabe können wichtige Daten verloren gehen. Wählen Sie im Zweifelsfall die Einzelabfrage, um keine Datensätze zu löschen, die noch benötigt werden und machen Sie vor Ausführung der Funktion in jedem Fall eine Datensicherung. Das Programm legt in jedem Fall eine Sicherheitskopie der Datendatei an. Diese erhält den Namen DBASEx.BAK. Das x steht für die Datenbanknummer, beginnend bei 0. Wenn Sie versehentlich Datensätze gelöscht haben, dann kopieren Sie bitte diese Datei über die Original-Datendatei, also z.B. DBASE0.DAT. Anschließend müssen Sie noch die Indexdateien neu erzeugen, da von diesen keine Kopie angelegt wird.
8.7.6.4. Gruppenänderung (Preise)
Jeden Datensatz in der Artikeldatenbank können Sie einer Gruppe von 1 bis 999 zuordnen. Sie haben damit die Möglichkeit, Artikel mit gleichen EK- und/oder VK-Preisen in einem Durchgang zu ändern. Diese Funktion kann zum Beispiel bei Sonderaktionen sehr gut eingesetzt werden. Voraussetzung dafür ist natürlich, daß Sie die betreffenden Artikel einer eindeutigen Gruppe zugeordnet haben.
Beispiel Sie haben eine bestimmte Schokoladenmarke im Programm. Diese hat 25 Sorten, die alle den gleichen Einkaufs- und Verkaufspreis haben. Diese 25 Sorten sind natürlich als verschiedene Artikel angelegt. Sie haben diesen Artikeln die Gruppennummer 39 gegeben (Beispiel). Nun haben Sie eine Angebotsaktion mit einem verminderten Verkaufspreis. Da Sie eine große Menge eingekauft haben, ist während des Angebots auch der Einkaufspreis geringer. Statt nun alle 25 Artikel einzeln zu ändern können Sie die Funktion Gruppenänderung für diesen Zweck einsetzen.
In dieser Maske geben Sie zu ändernde Gruppennummer sowie die neuen EK- und VK-Preise ein. Mit Abfrage können Sie festlegen, ob DATKASSE bei jedem Datensatz, der die eingegebene Gruppennummer enthält, zur Sicherheit noch einmal nachfragt, ob die Änderung erfolgen soll. Diese Möglichkeit sollten Sie zumindest bei den ersten Durchläufen benutzen, um zu verhindern, daß unerwünschte Datensätze verändert werden. Wenn das Feld Abfrage auf Ja gesetzt wird, dann zeigt DATKASSE beim Durchlauf jeden Datensatz in seiner Maske an und fragt, ob die Änderung ausgeführt werden soll. Unabhängig von der Abfrage-Option verändert DATKASSE aber in jedem Fall ausschließlich die Datensätze, die mit der Gruppennummer übereinstimmen. Nach Bestätigung der Sicherheitsabfrage liest das Programm sämtliche Datensätze und ändert bei Übereinstimmung der Gruppennummer die Preisfelder. Im Netzbetrieb kann dies auch erfolgen, während Kassen geöffnet sind.
Hinweise Wenn Sie ein Preisfeld leer lassen, dann wird dieses nicht in den Stammdaten verändert.
Wichtig Gehen Sie mit dieser Funktion sorgfältig um. Insbesondere achten Sie genauestens auf die Zuordnung zu einer Gruppe, da das Programm sich nur an dieser Gruppennummer orientieren kann. Vergeben Sie in jedem Fall für jede Gruppe einen Namen, um zu verhindern, daß Sie versehentlich eine falsche Gruppennummer eingeben. (siehe Seite 196). Der vergebene Gruppenname wird in der Maske zur Kontrolle mit angezeigt.
8.7.7. Zeigen
Diese Funktion steht nur in der Lagerdatenbank zur Verfügung. Sie erlaubt eine selektierte Übersicht zur Lagerdatenbank in Tabellenform. Angezeigt werden die ersten beiden Felder, d.h. die Artikelnummer und die Kurzbezeichnung sowie der Bestand und der Preis. Nach Auswahl der Option können Sie ein Suchmuster (Wildcard) eingeben. Die Eingabe von 345* gibt zum Beispiel alle Artikel aus, deren Artikelnummer mit 345 beginnt. Ein * als Suchmuster gibt alle Artikel aus. Bitte beachten Sie, daß maximal 1.500 Datensätze angezeigt werden können. Begrenzen Sie die Menge also gegebenenfalls durch ein Suchmuster. Hinweise zur Suchmustereingabe (Wildcard) finden Sie auf Seite 33. Je nachdem, welchen Index (0 oder 1) Sie im Feld Index eingegeben haben, wird die Liste nach der Artikelnummer (0) oder nach der Kurzbezeichnung (1) sortiert ausgegeben. Wenn Sie in der Tabelle einen Datensatz mit RETURN auswählen, gelangen Sie direkt in den Blättern-Modus der Datenbank, wobei der aktuelle Datensatz der Ausgewählte ist.
Innerhalb der Tabelle können Sie mit F6 auch nach Volltext suchen (siehe auch Seite 95). Geben Sie den Suchbegriff ein (Groß/Kleinschreibung ist nicht relevant). Wenn dieser Begriff irgendwo in den Feldern Kurzbezeichnung, Bezeichnung 1, Bezeichnung 2 oder Bemerkungen steht, dann springt der Balken zu diesem Datensatz. Mit der Taste TAB können Sie zum nächsten Fundort springen. Die Suche beginnt an der aktuellen Position. Springen Sie bei mehrfacher Suche gegebenenfalls mit Pos1 zum Anfang der Tabelle zurück.
Hinweis Da für die Volltextsuche jeder Datensatz komplett gelesen werden muß, kann die Suche bei großen Datenbanken einige Zeit dauern.
8.7.8. Daten Import/Export
Mit Hilfe dieser beiden Funktionen können Sie Daten aus anderen Datenbanken einlesen, bzw. Daten von DATKASSE für andere Datenbanken zum Einlesen vorbereiten. Dabei wird das weit verbreitete Export-Format von DBase benutzt. Es handelt sich nicht um echte DBase-III-Dateien, sondern um ein reines Textformat, auch ASCII-Format genannt.
Wie üblich wählen Sie die Export-/Importdatei durch Eingabe des Dateinamens, oder, falls Sie ein Wildcardzeichen verwendet haben, aus der Verzeichnis-Box aus. Das zu verwendende Profil wählen Sie in gleicher Weise aus. Näheres zu Export/Import-Profilen siehe nächste Seite.
In DATKASSE darf das erste Suchfeld nicht leer bleiben (was auch wenig sinnvoll ist). Sie müssen also unbedingt darauf achten, daß diese Bedingung in der Quelldatenbank erfüllt ist. Eingelesene Daten werden nach folgendem Verfahren eingelesen: 1.: Der Datensatz ist noch nicht vorhanden (Kriterium ist der erste Suchbegriff, also z.B. die Artikel- oder Kundennummer). In diesem Fall wird der Datensatz angehängt. 2.: Der Datensatz ist bereits vorhanden. DATKASSE liest in diesem Fall nur die Felder VK-Preis 1 bis 3, und die Bezeichung 1 und 2 ein und überschreibt die Werte des vorhandenen Datensatzes.
Auf diese Weise kann beispielsweise eine zentrale Erfassung von Datensätzen und eine zentrale Preispflege stattfinden. Die geänderten Daten können dann über eine Diskette eingelesen werden, ohne z.B. die lokalen Artikelbestände zu verändern.
Hinweis Eine Überprüfung auf korrekten Feldtyp findet nicht statt. Für die Integrität der Quelldaten sind Sie in diesem Fall selbst verantwortlich. Wenn Sie nicht hundertprozentig sicher sind, ob diese Bedingung erfüllt ist, dann sollten Sie eine Sicherheitskopie Ihrer Daten- und Indexdateien anlegen. Zwar werden Ihre eigenen Daten beim Anhängen von inkonsistenten Daten nicht beschädigt, jedoch kann es schwierig werden, die falschen Daten wieder zu entfernen.
Nach Abschluß des Einlesevorgangs zeigt DATKASSE an, wieviele Datensätze eingelesen, bzw. aktualisiert wurden.
8.7.8.1. Profildatei bearbeiten
Eine vorhandene Profildatei können Sie damit bearbeiten. Dazu wird der im Menü Verschiedenes/Dateinamen-Pfade eingestellte Editor benutzt.
8.7.8.2. Profildatei erzeugen
Mit dieser Funktion legen Sie ein immer wieder verwendbares Profil für den Datenimport oder Export an. Damit ist es möglich Daten mit Programmen auszutauschen, die das sogenannte DBase-Export-Format lesen und schreiben können. Es handelt sich dabei um ein reines Textformat, auch ASCII genannt. Der erste Schritt ist die Vergabe eines Dateinamens. Geben Sie den Namen (mit der Endung .PRF) ein oder wählen Sie ein vorhandenes Profil zum Überschreiben. Nun folgt die Feldauswahl. Sie sehen eine Liste mit allen Feldern der betreffenden Datenbank. Wählen Sie die gewünschten Felder in der richtigen (d.h. benötigten) Reihenfolge mit den Pfeiltasten und RETURN aus. Bereits ausgewählte Felder werden mit einem Häkchen markiert. Es ist jedoch durchaus möglich, Felder mehrfach auszuwählen.
Im unteren Fenster sehen Sie die bisher ausgewählten Felder. Ein Leerfeld (Platzhalter) können Sie mit dem entsprechenden (d.h. dem letzten) Eintrag in der Feldliste erzeugen. Beim Export wird dann ein Leerfeld geschrieben. Beim Import wird dieses Feld ignoriert. Auf diese Weise können Sie mit Datenbanken Daten austauschen, auch wenn nicht alle Felder identisch oder einige Felder nicht vorhanden sind. Wenn Sie alle Felder ausgewählt haben dann drücken Sie F2. In der nun folgenden Maske legen Sie noch verschiedene Einstellungen für den Export/Import fest. I.A. sollten dabei die Vorbelegungen funktionieren. Da es aber zum Beispiel beim Einschließen von Feldern in Gänsefüßchen kein einheitliches Konzept gibt, können Sie hier für jeden Feldtyp getrennt diese Einstellung machen.
Beim Trennzeichen ist folgendes zu beachten: Wenn Sie nicht ausschließen können, daß in Ihren Feldern (insbesondere Texfeldern) das Trennzeichen vorkommt, dann müssen Sie ein anderes Trennzeichen verwenden.
Beispiel: Das Komma (ASCII-Wert 44) wird häufig verwendet. Wenn nun aber in einem Textfeld Kommas vorkommen, dann führt dies zu Schwierigkeiten bei der Datenübertragung. Gut geeignet ist beispielsweise TAB (ASCII-Wert 9). Dieses Zeichen kann nicht in Textfeldern vorkommen.
8.7.8.3. Daten über Filter exportieren
Mit diesem Menüpunkt können Sie Ihre eigenen Daten über einen der Importfilter in das jeweilige Format des Filters exportieren (weitere Informationen zum damit zusammenhängenden Thema Extern-Datenbanken und Import-Filter finden Sie auf Seite 235). Wenn Sie auch Hersteller sind, haben Sie damit z.B. die Möglichkeit, Ihren Kunden bestimmte Artikeldatensätze in einem Standard-Format auf Diskette zur Verfügung zu stellen. Zunächst müssen Sie den gewünschten Filter auswählen. Dies geschieht in der gleichen Weise wie beim Import von Daten mit Hilfe eines Filters. Im folgenden Schritt geben Sie den Namen der Ausgabedatei ein (bei Bedarf mit Pfad, z.B. A:). Mit dem Eintrag im zweiten Feld (EK-Preisfeld) können Sie festlegen, wie das Feld EK-Preis in der Zieldatei bestückt werden soll. Vorbelegt ist EK, d.h. der Inhalt des EK-Preis-Feldes von DATKASSE wird in das Feld EK in der Zieldatei exportiert. Wenn Sie Daten an eigene Kunden übergeben, dann können Sie durch Eingabe von 1,2 oder 3 erreichen, daß beim Export nicht Ihr eigener EK, sondern der Inhalt des Feldes VK-Preis 1, 2 oder 3 exportiert wird. Da diese Felder Bruttopreise enthalten, wird der EK-Preis auf Basis der aktuellen MwSt.-Sätze zurückgerechnet. Die Maske verlassen Sie wie üblich mit F2 oder durch Bestätigen des letzen Feldes mit RETURN. Hinweis: Voraussetzung für den Export des EK-Feldes ist natürlich, daß im Zielformat ein Entsprechung dafür existiert. Hat das Zielformat gar kein Feld für den EK-Preis, dann ist die Eingabe in der Maske ohne Bedeutung. Durch Ausfüllen der nun erscheinenden Bedingungs-Maske können Sie festlegen, welche Datensätze exportiert werden sollen. So können z.B. durch Eingabe einer Warengruppe nur bestimmte Artikel exportiert werden.
Weitere Hinweise zu Bedingungen finden Sie auf Seite 217 im Kapitel über den Listengenerator.
8.7.9. Bestand Zu-/Abgang
Mit Hilfe dieser Funktionen können Sie schnell Lagerzu- und Lagerabgänge eingeben. Der Abgang ist unabhängig vom Rechnungsschreiben, bei dem Sie ja auch einen automatischen Lagerabgang einstellen können. Beim Lagerab- bzw. Zugang werden zur Kontrolle einige Felder des Datensatzes angezeigt. Beim Abgang erfolgen Warnungen, wenn der Mindestbestand unterschritten oder Bestand 0 erreicht wird.
Um einen Zu- oder Abgang einzugeben wählen Sie die entsprechende Option aus dem Menü und geben die Artikelnummer und die Anzahl ein. Zur Kontrolle wird im unteren Teil der Maske bis zu 4 Felder des Datensatzes angezeigt. Bestätigen Sie die Eingabe mit J oder RETURN, anschließend können Sie sofort den Nächsten eingeben. Beim Lagerabgang wird angezeigt wenn der Bestand 0 erreicht hat oder der Bestand geringer als die Abgangsmenge ist. Wenn ein Feld Mindestbestand definiert ist (wie in der mitgelieferten Lagermaske), dann wird auch die Unterschreitung des Mindestbestandes angezeigt. Falls Sie die Artikelnummer nicht auswendig wissen, dann können sie auch hier Suchmuster (Wildcards) verwenden. Näheres dazu siehe Seite 33. Durch Ausfüllen der Felder Preis und/oder Lieferant werden die entsprechenden Felder in der Lagerdatenbank auf den neuesten Stand gebracht. So können Sie beim Zubuchen von Artikeln auch gleich den Preis und/oder den Lieferant aktualisieren. Wenn der betreffende Artikel über eine Wildcard-Kombination ausgewählt wurde, schlägt das Programm die bisherigen Feldinhalte vor. Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang auch die Funktion Lieferanten/EK-Preise auf Seite 135. Bei einem Lagerzugang wird diese Tabelle automatisch geführt.
8.7.9.1. Protokoll drucken
DATKASSE protokolliert auf Wunsch jede Lagerbewegung (siehe Grundeinstellungen auf Seite 186). Mit dieser Option können Sie das Protokoll ausdrucken oder dieses anzeigen lassen. Dabei kann ein beliebiger Zeitraum gewählt werden. Geben Sie nach Auswahl der Option den gewünschten Zeitraum ein. Vorgeschlagen wird jeweils der aktuelle Monat. Die erzeugte Liste können Sie wie üblich drucken oder anschauen. Nach dem Druck des Protokolls können Sie entscheiden, ob die Daten gelöscht werden können. Dies sollte von Zeit zu Zeit geschehen, damit die Dateien nicht zu groß werden.
8.7.9.2. Lieferanten/Preise eingeben
Diese Option könnte man auch als Preislisten-Funktion bezeichnen. Sie ist in erster Linie dafür gedacht, um erhaltene Preislisten von Lieferanten schnell zu erfassen. Eingegeben wird die eigene Artikelnummer, der Lieferant und der aktuelle Preis. Eine kurze Bemerkung kann ebenfalls erfaßt werden. Die eingegebenen Daten werden in den Lieferanten-/Preisdaten zu dem betreffenden Artikel gespeichert. Bei der Eingabe der Artikelnummer und des Lieferanten sind wie üblich Suchmuster (Wildcards) möglich. Dies gilt sowohl für die Artikelnummer wie auch für das Feld Lieferant.
8.7.10. Lagerwert (Inventur)
DATKASSE bietet Ihnen mit dieser Option die Möglichkeit auf einfache Weise Ihren Lagerwert zu berechnen. Nach Auswahl der Option aus dem Menü können Sie entscheiden, ob eine ausführliche Lagerliste mit Wertberechnung anhand des Bestandes jedes einzelnen Artikels erstellt werden soll, oder ob Sie nur einen Überblick auf dem Bildschirm haben wollen. Angezeigt wird in jedem Fall die Anzahl der Datensätze, der Lagergesamtwert und die Anzahl der Datensätze, bei denen DATKASSE ein Fehlen von Preis und/oder Bestand festgestellt hat. Diese Datensätze werden auf jeden Fall in der Fehlerdatei von DATKASSE, d.h. in FEHLER.TXT festgehalten. Durch Beantwortung der nächsten Frage mit Ja können Artikel mit Bestand 0 oder fehlendem Bestand unterdrückt werden. Dadurch können Sie erreichen, daß die Liste nicht so lang wird. Bedenken Sie bitte dabei aber, daß DATKASSE nun nicht mehr feststellen kann, ob vielleicht ein Bestand aus Versehen nicht vorhanden ist. Werden Sie bitte nicht ungeduldig bei der Berechnung des Lagerwertes. Besonders wenn zusätzlich die Datei erstellt wird, kann die Berechnung schon eine gewisse Zeit dauern. Sie können die laufende Berechnung jedoch jederzeit mit ESC ohne nachteilige Auswirkungen abbrechen. Die Ausgabedateien werden in diesem Fall wieder gelöscht.
8.7.11. Vorbelegung ändern
Mit dieser Funktion legen sie fest, welche Felder einer Maske bei der Neueingabe bereits vorbelegt werden sollen. Sinnvoll ist dies zum Beispiel bei der Vergabe von Kunden- oder Artikelnummern, beim Datum, usw.. Für die gängigsten Anwendungen existieren Synonyme, zum Beispiel für das Datum oder die nächste Nummer. Als Vorbelegung können Sie ganz normalen Text oder ein Synonym einsetzen.
Beispiel: Wenn Sie 90 Prozent Ihrer Artikel von ein und demselben Lieferanten beziehen, dann wäre es sinnvoll, diesen Lieferanten als Vorbelegung einzusetzen und nur bei Abweichungen Änderungen vorzunehmen.
Liste der Synonyme
Synonym Bedeutung/Reaktion
$DATUM setzt das aktuelle Tagesdatum in das Feld ein
$NEXT liest aus der Datei mit den letzten Eintragungen
die letzte Nummer, inkrementiert diese um 1
und setzt diese in das Feld ein
$LAST setzt die letzte Nummer ein
Die Synonyme $NEXT und $LAST funktionieren nur bei Ganzzahl (Integer) und Fließkommafeldern.
$NEXT können Sie zum Beispiel zur automatischen Vergabe Ihrer Artikel- oder Kundennummern verwenden. Bei Datumsfeldern ist es zusätzlich noch möglich einen Faktor einzugeben. Das Synonym $DATUM+10T setzt beispielsweise in das betreffende Feld das aktuelle Datum plus 10 Tage ein. Unterstützt werden noch W für Wochen und M für Monate. Der Zeitraum ist jedoch auf 30 Tage begrenzt. Ein Abziehen vom aktuellen Datum ist natürlich auch möglich. In diesem Fall verwenden Sie als Operator das Minuszeichen.
Hinweis Beim Eingeben des ersten Datensatzes sind natürlich keine alten Daten gespeichert. Das Programm gibt dann eine Fehlermeldung aus, die Sie jedoch nicht zu beachten brauchen.
8.7.12. Mindestbestandsliste
Diese Option steht nur in der Lagerdatenbank zur Verfügung. Sie erstellt eine Liste mit den Lagerartikeln, bei denen der Mindestbestand unterschritten wurde. Voraussetzung dafür ist, daß ein Feld Mindestbestand vorhanden ist. In der Standard-Lagermaske ist dies der Fall. Geben Sie nach Aufruf der Funktion aus dem Pulldown-Menü einen Dateinamen für die Ausgabedatei ein. Wie üblich können Sie den Dateinamen aus den vorhandenen Dateien in der Verzeichnisbox auswählen. Wenn Sie eine vorhandene Datei wählen, dann wird beim Erzeugen der Liste der alte Inhalt der Datei gelöscht. In die generierte Liste wird der Bestand und Mindestbestand, die Artikelbezeichnung und Artikelnummer eingetragen. Falls ein Feld Bestellvorschlag definiert wurde, wird auch dieses in die Liste aufgenommen. In der Standard-Lagermaske heißt dieses Feld Bestellmenge. Der Fortgang der Operation wird am Bildschirm angezeigt. Zu jedem Zeitpunkt kann die Funktion mit ESC abgebrochen werden. Am Ende der Generierung können Sie wie üblich entscheiden, ob Sie die Datei drucken oder nur ansehen wollen.
Hinweis Artikel, die als Stückliste gekennzeichnet sind, erscheinen nicht auf der Mindestbestandsliste, auch wenn ihr Bestand kleiner dem Mindestbestand ist.
8.7.13. Aufkleber
Mit Hilfe dieser Option können Sie Aufkleber drucken. Die Aufkleber können beliebige Felder aus der aktuellen Datenbank enthalten. Zuerst einige grundlegende Informationen zum Aufkleberdruck: Diese in DATKASSE integrierte Funktion eignet sich ausschließlich für Endlos-Etikettendruck mit einem Matrixdrucker. Für den Etikettendruck auf Tintenstrahl- oder Laserdruckern kommt zum Beispiel das optional lieferbare Barcode-Druckmodul in Frage (siehe Seite 125) oder auch der Druck auf einen speziellen Etikettendrucker. DATKASSE kann beispielsweise direkt auf den EPSON TML-60 Etiketten mit Barcode, Preis und Bezeichnung drucken. Bei dem normalen Aufkleberdruck legen Sie ähnlich wie beim Listengenerator für jeden Aufklebertyp ein Formular an. Die Aufkleberformulare haben die Endung .LAB (für Label). Zum Anlegen eines Formulars können Sie zum Beispiel die Option Datei editieren aus dem Menü Datei verwenden. Wie bei allen anderen Formularen in DATKASSE handelt es sich bei den Formularen für Aufkleber um reine Textdateien (auch ASCII genannt). Diese können also mit jedem Editor bearbeitet werden. Der bei MS-DOS mitgelieferte EDIT.COM ist dafür gut geeignet. Als Platzhalter für ein Feld wird auch hier das Zeichen # verwendet. Danach folgt die gewünschte Feldnummer. Die Felder können nebeneinander und/oder untereinander plaziert werden. Bitte beachten Sie die Länge der Felder beim Plazieren. Bei Überschneidungen kommt es sonst zu Verschiebungen der Felder. In Aufkleberformularen wird nur die Formatanweisung schrift unterstüzt, mit der Sie den Grundschrifttyp der Aufkleber wählen können. Eine Formatanweisung wird mit dem Zeichen % eingeleitet. Bitte beachten Sie, daß Formatanweisungen klein geschrieben werden müssen. Nach der Formatanweisung schrift folgt die Nummer der Schriftart. Die Zählung beginnt bei 0, d.h. die Zeile %schrift 1 stellt die zweite Schriftart ein. Die Angabe der Schriftart ist optional, d.h. bei fehlendem Schriftartkommando werden die Aufkleber in der Schrift gedruckt, die zuletzt am Drucker eingestellt worden ist. Um den Abstand der Aufkleber auf der Bahn zu erreichen müssen Sie im Aufkleberformular eine entsprechende Anzahl Leerzeilen einfügen.
Eine typische Aufkleber-Formatdatei sehen Sie im folgenden.
%schrift 1
#1 #0
#2
#3
#9
Dies könnte zum Beispiel eine Datei zum Drucken von Artikelaufklebern sein, bei der in Feld 0 die Artikelnummer, in Feld 1 die Kurzbezeichnung, in den Feldern 2 und 3 die vollständige Bezeichnung und in Feld 9 der Preis steht.
8.7.13.1. Aufkleber drucken
Nach Auswahl der Option müssen Sie ein Aufkleberformular (*.LAB) auswählen. Danach geben Sie die Bedingungen für die Auswahl der Datensätze ein. Lesen Sie dazu bitte die Informationen zur Bedingungseingabe auf Seite 217. Nach Eingabe von F5 erstellt DATKASSE die Druckdatei für den Aufkleberdruck. Die erzeugte Datei können Sie sich auch hier vor dem Drucken anschauen. Durch Eingabe von ESC wird in jeder Situation die Funktion abgebrochen.
8.7.14. Stücklisten
Mit Hilfe dieser Funktion können Sie Lagerartikel aus anderen Artikeln zusammenstellen. Beispielsweise besteht ein PC aus Hauptplatine, Laufwerken, Tastatur und verschiedenen Steckkarten oder eine Getränkekiste besteht aus dem Leerträger und 12 Flaschen. Stücklisten werden bei der Rechnungserstellung wie normale Artikel behandelt, d.h. Sie geben lediglich die Artikelnummer der Stückliste ein. Beim Ausbuchen der Lagerartikel wird die Stückliste dann zerlegt und die Bestandteile einzeln ausgebucht. In einer Lagerwertberechnung (Inventur) wird der Bestand einer Stückliste nicht berücksichtigt, da ja bereits die einzelnen Bestandteile in die Wertberechnung eingehen. Wenn Sie die Option Stücklisten verwenden wollen, dann muß Ihre Lagermaske ein Feld Stückliste enthalten. Dies ist bei der der Standard-Lagermaske von DATKASSE der Fall. Die Funktion Stücklisten ist durchgängig in DATKASSE implementiert. Das hat zur Folge, daß Sie z.B. auch beim Lagerzugang Stücklisten verwenden können. DATKASSE bucht also nach Eingabe einer Stückliste alle Mitglieder der Stückliste, d.h. die Einzelartikel, in das Lager zu.
Hinweis Verschachtelte Stücklisten sind nicht möglich. Das heißt, eine Stückliste kann nicht weitere Stücklisten als Artikel enthalten. Diese Möglichkeit bleibt einer späteren Version von DATKASSE vorbehalten.
Um eine Stückliste zu erzeugen gibt es zwei Möglichkeiten. Erstens : Sie wählen die Option Stücklisten aus dem Menü des Lagers. Oder: Sie drücken im Blättern-Modus in der Lagerdatenbank die Taste F10 und wählen die Option Stücklisten aus diesem Menü aus. Der Unterschied besteht darin, daß Sie bei der ersten Methode noch die gewünschte Artikelnummer eingeben müssen (Wildcards sind auch hier erlaubt). In der zweiten Version verwendet DATKASSE den aktuellen Artikel. Zuvor muß jedoch die Frage Soll der Artikel eine Stückliste werden ? mit ja beantwortet werden. Wenn bereits Artikel in die Stückliste aufgenommen wurden, dann erscheinen diese im unteren Teil des Stücklistenfensters, welches sich nun geöffnet hat. Im oberen Teil finden Sie die wichtigsten Felder des Artikels, bzw. der Stückliste. In der rechten oberen Ecke sehen die Anzahl der Artikel in der Stückliste und die laufende Nummer des aktuellen Artikels. Der aktuelle Kalkulationspreis der Stückliste (d.h. die Summe der EK-Preise) wird ständig im oberen Teil des Fensters mitkalkuliert. Beim Speichern der Stückliste wird der kalkulierte EK-Preis in den Datensatz geschrieben. In der Auswahlmaske für Lagerartikel bei der Rechnungserstellung und der Funktion Zeigen im Popupmenü des Lagers werden Stücklisten mit einem großen S am rechten Rand des Auswahlfensters gekennzeichnet. Mit der Taste F5 oder Einfg können Sie nun Artikel in die Stückliste aufnehmen. Geben Sie dazu die gewünschte Artikelnummer ein. Auch hier sind Wildcardzeichen möglich, um den gesuchten Artikel aus einem Fenster auszuwählen. Da in der Wildcardauswahl nur 1.000 Datensätze angezeigt werden können, müssen Sie gegebenenfalls die Auswahl durch genauere Angabe des Suchmusters eingrenzen. F8 oder Entf löscht den aktuellen Artikel aus der Stückliste. Mit + und - können Sie die Stückzahl des aktuellen Artikels verändern. Natürlich können Sie den gleichen Artikel auch mehrfach in eine Stückliste aufnehmen. In diesem Fall wird aber unnötig Speicherplatz verbraucht. Negative Mengen sind selbstverständlich ebenfalls erlaubt. In diesem Fall wird beim Verkauf der Stückliste der betreffende Artikel mit der eingetragenen Menge in das Lager zurückgebucht. Pos1 springt an den Beginn, Ende zum letzen Artikel der Stückliste.
F2 speichert die gemachten Änderungen ab.
Mit F10 können Sie eine vorhandene Stückliste kopieren. Diese Möglichkeit ist dann sehr hilfreich, wenn Sie viele ähnliche Stücklisten anlegen wollen. Geben Sie die Artikelnummer der Stückliste ein, von der Sie die Artikel in die aktuelle Stückliste übernehmen wollen. In dieser Funktionen können Sie natürlich auch Wildcards verwenden. Wenn Sie eine Artikelnummer, d.h. das Indexfeld eines Lagerdatensatzes ändern, wird auch die Stücklistendatei entsprechend geändert. Dies kann je nach Datenbestand einige Sekunden dauern.
8.7.14.1. Stückliste bearbeiten
Diese Option ist prinzipiell identisch mit der direkten Bearbeitung einer Stückliste in der Lagermaske. Der Unterschied besteht darin, daß Sie nun noch den Artikel, bzw. die Stückliste auswählen müssen, die Sie bearbeiten wollen. Auch hier können Sie selbstverständlich Wildcardzeichen für die Auswahl benutzen.
8.7.14.2. Stücklisten neu kalkulieren
Wenn Sie bei einem Artikel den EK-Preis ändern, dann werden die Stücklisten, die diesen Artikel enthalten, nicht automatisch geändert.
Mit der Option Stücklisten neu kalkulieren erreichen Sie, daß die Preise aller Stücklisten neu kalkuliert und die Änderungen in die Lagerdatenbank geschrieben werden.
8.7.14.3. Hinweise zur Verwendung von Stücklisten
Wenn Sie viele Änderungen an Ihren Stücklisten vorgenommen haben, dann ist die entsprechende Datendatei sehr stark zerstückelt. Dies erhöht die Zugriffszeiten und benötigt zusätzlichen Speicherplatz auf Ihrer Festplatte. Rufen Sie aus diesem Grund von Zeit zu Zeit die Option Komprimieren aus dem Menü des Lager auf. Dabei wird auch die Datendatei der Stücklisten komprimiert.
Beim Kopieren eines Lager-Datensatzes wird eine eventuell vorhandene Stückliste nicht mitkopiert. DATKASSE macht Sie auf diesen Umstand durch eine Meldung aufmerksam. Das Stücklistenfeld des kopierten Datensatzes wird auf Nein gesetzt. Um auch die Stückliste zu kopieren wählen Sie nun die Option Stücklisten aus dem Popmenü. Beantworten Sie die Frage Soll der Artikel eine Stückliste werden ? mit Ja. Nun verwenden Sie die Funktion Kopieren, um die Stückliste zu kopieren (siehe oben).
8.7.15. Barcode-Druck
In diesem Kapitel wird das optional lieferbare Modul zum Druck von Barcode-Etiketten auf Matrix-, Tintenstrahl- und Laserdruckern beschrieben.
8.7.15.1. Funktionsbeschreibung
Das Modul kann auf Laser- Deskjet- sowie Matrixdruckern Barcodes ausgeben. Matrixdrucker sind wegen der schlechteren Qualität jedoch nur eingeschränkt geeignet. Insbesondere 9-Nadel-Drucker produzieren nur selten eine annehmbare Qualität. Gut Erfahrungen liegen mit Epson 24-Nadel-Druckern vor (Reihe LQ5xx und LQ8xx, bzw. die A3-Modelle dieser Reihe). Optimal ist ein Laserdrucker (HP-kompatibel), aber auch mit Deskjet-Druckern ist die Qualität gut. Nicht geeignet sind die neuen Modelle der HP Deskjet-Reihe (ab Modell 600), da diese nur noch für Windows optimiert worden sind. Aus Kostengründen wurden bei diesen Modellen diverse fest eingebaute Fonts und weitere Funktionen eingespart, die nun der Windows-Druckertreiber übernimmt. Dies hat zur Folge, daß diese Modelle nicht mehr, bzw. nur sehr eingeschränkt mit dem Barcode-Druckmodul eingesetzt werden können. Je nach Druckermodell sind einige Einschränkungen zu beachten. Da Deskjet- und Matrixdrucker das Papier nicht rückwärts transportieren können, ist es bei diesen Modellen und bei mehrbahnigen Etikettenbögen nur möglich, gleiche Barcodes in einer Reihe zu plazieren. Wenn Sie also einen Bogen mit 2 Bahnen verwenden, dann kann das Modul bei diesen Druckern in jeder einzelnen Bahn nur gleiche Barcodes drucken. Aus diesem Grund können Sie bei der Eingabe der Barcode-Anzahl nur Werte eingeben, die sich durch die Bahnenanzahl teilen lassen. Da Laserdrucker i.A. Seitendrucker sind, besteht diese Einschränkung hier nicht. Hiermit können beliebige Barcodes in einer Reihe plaziert werden.
Der Barcode-Druck arbeit mit Layoutdateien. In diesen wird das Etiketten-Format beschrieben. Die meisten Layoutdateien sind für Laser- und Tintenstrahldrucker vorgesehen. Einige eignen sich auch für Matrixdrucker. Bei der Auswahl sehen Sie außerdem die Bestelnummer von Zweckform. Je nach Etikettenformat können zusätzliche Felder der Datenbank mit auf das Etikett gedruckt werden (z.B. Artikelbezeichnung und Preis). Dies wird ebenfalls in den Layout-Dateien (*.LAY) festgelegt. Wie bei unseren Programmen üblich handelt es sich hierbei um ASCII-Dateien, die mit jedem Editor (nicht Textverarbeitung) bearbeitet werden können (z.B. EDIT von MSDOS). Die Layout-Dateien enthalten erklärende Kommentare. Interessant für Sie ist z.B. die Zeile 23: Hier legen Sie die Felder fest, die mit auf das Etikett gedruckt werden sollen. Die Feldnummern entnehmen Sie bitte einem Maskenreport (Funktion Maskenreport, siehe Seite 201). Bei Bool'schen Einstellungen (Ja/Nein) bedeutet eine 1 Ja und eine 0 Nein. An den Positions-Angaben (x-Tabs, y-Tabs) sollten Sie keine Änderungen vornehmen.
Die Voreinstellungen für den Barcode-Druck werden im Menü Verschiedenes/Grundeinst./Barcode-Druck eingegeben (siehe Seite 193).
Für maximale Flexibilität gibt es 2 verschiedene Verfahren, um Barcodes mit diesem Modul zu drucken.
Verfahren 1: Bei dieser Methode werden die zu druckenden Barcode-Etiketten im Blätternmodus der Datenbank ausgewählt. Holen Sie also den gewünschten Datensatz auf den Bildschirm. Es ist dabei unerheblich, ob Sie zur gewünschten Stelle der Datenbank Blättern oder Suchen verwenden. Wenn Sie den Datensatz auf dem Bildschirm sehen, dann geben Sie ALT-B ein. Das Programm fragt Sie nun nach der zu druckenden Anzahl Barcodes für diesen Artikel. Geben Sie die Anzahl ein und drücken Sie RETURN. Beachten Sie bei der Anzahl die Einschränkungen des Druckertreibers (s.o.). Das Programm erhöht in einem solchen Fall die Anzahl auf die Anzahl der Bahnen des eingestellten Layouts.
Auf diese Weise können Sie nun alle benötigten Barcodes einsammeln. Die Eingaben werden in der Datei BARPRINT.DAT gespeichert und bleiben auch nach Programmende erhalten. Nachdem alle Barcodes auf diese Weise eingegeben wurden rufen Sie die Funktion Barcode-Druck/Artikel-Liste verwenden aus dem Popupmenü des Lagers auf. Der Ausdruck beginnt sofort. Nach dem Ausdruck können Sie entscheiden, ob die Druckdatei (BARPRINT.DAT) gelöscht werden kann.
Verfahren 2: Rufen Sie die Funktion Barcode-Druck/Artikel jetzt auswählen aus dem Popupmenü des Lagers auf. Sie können nun eine Vorauswahl für die angebotenen Artikel mit Hilfe eines Wildcard-Musters treffen. Die üblichen Wildcard-Zeichen * und ?, die Sie auch von MSDOS kennen, können hier verwendet werden. In der nun folgenden Auswahlmaske wählen Sie die gewünschten Artikel mit den Pfeiltasten und RETURN aus. Geben Sie die gewünschte Anzahl Etiketten ein und drücken Sie RETURN. In der gleichen Weise verfahren Sie mit allen weiteren Artikeln, für die Etiketten gedruckt werden sollen. In der Liste können Sie sich mit den üblichen Tasten wie Seite hoch/runter, usw. bewegen.
Sie haben außerdem noch folgende Möglichkeiten: ALT-I zeigt den aktuellen Datensatz in seiner Maske. F3 setzt für den aktuellen Artikel die Anzahl auf den Bestand. F4 setzt für alle angezeigten Artikel die Anzahl auf 1. F5 setzt für alle angezeigten Artikel die Anzahl auf 0. F6 setzt für den aktuellen Artikel die Anzahl auf den Bestand.
Wenn Sie alle Barcodes eingegeben haben dann drücken Sie F2. Der Druck beginnt nun. Der Ausdruck kann mit ESC abgebrochen werden. Dabei wird aber in jedem Fall der aktuelle Barcode, bzw. die aktuelle Barcode-Reihe noch zuende gedruckt. Werden Sie also nicht ungeduldig.
Noch ein Wort zu den Druckzeiten: Der schnellste Druck ist in jedem Fall mit einem Laserdrucker zu erzielen. Auch mit einem Deskjet sind noch vernünftige Zeiten zu erzielen. Mit einem Matrixdrucker sind jedoch 3 - 10 Mal so lange Druckzeiten zu erwarten.
Weitere Hinweise Die Datei BARPRINT.DAT, die das Barcode-Druckmodul für die Funktion Barcode-Druck/Artikel-Liste verwenden benutzt, kann mit der entsprechenden Menü-Option auch manuell bearbeitet werden.
Die Datei hat folgenden Aufbau: <Artikelnummer> , <Anzahl> [, <Physikalische Datensatznummer>]
Beispiel: 001237349,10,467
Jeder Datensatz beginnt in einer neuen Zeile. Die Datensatznummer kann bei manueller Eingabe entfallen. Das Programm sucht bei fehlen der Nummer den richtigen Datensatz über die Artikelnummer. Die Druckzeiten können sich dadurch geringfügig verlängern.
Beispiel ohne DS-Nr. : 001237349,10
Wenn das Programm diese Datei selbst erzeugt hat (indem Sie mit ALT-B die Etiketten-Anzahl von Artikeln eingegeben haben), dann ist die physikalische Datensatznummer in jeder Zeile enthalten. Wenn Sie diese Datei nun manuell bearbeiten, dann dürfen Sie keinesfalls Änderungen an diesen Zeilen vornehmen (mit Ausnahme der Anzahl). Das Programm richtet sich in jedem Fall nach der Datensatznummer, wenn diese vorhanden ist, und nicht nach der Artikelnummer. Ein Mischen von Artikeln mit und ohne Datensatznummer ist problemlos möglich, beispielsweise, wenn einige der Artikel mit ALT-B eingegeben wurden und anschließend noch einige manuell hinzugefügt werden. Übrigens: Die Datensatz-Nummer sehen Sie im Blättern-Modus in eckigen Klammern am oberen Maskenrand.
Das sollten Sie noch beachten Verwenden Sie bei eigenen Artikelnummern möglichst nicht den EAN8- oder EAN13-Code. Dieser Code enthält eine Prüfziffer, die vom Druckmodul automatisch berechnet wird. Die tatsächliche Länge der Artikelnummer beträgt also nur 12 Zeichen (bei EAN13). Sie haben auf die Berechnung der Prüfziffer keinen Einfluß, da dieses Verfahren von der zuständigen europäischen Kommission vorgegeben ist. Gut geeignet für eigene Artikelnummern ist der Code39. Dieser kann auch Großbuchstaben enthalten (keine Umlaute). Ein angeschlossener Scanner verarbeitet problemlos beide Codes gemischt, sodaß Sie für bereits ausgezeichnete Waren den EAN13 und für eigene den Code39 verwenden können.
P.S.: Anregungen für dieses Modul werden gern entgegengenommen.
8.7.16. Weitere Möglichkeiten in der Datenbank
Innerhalb der Datenbank können Sie mit Hilfe der Funktionstasten jederzeit den Modus umschalten. Wenn Sie sich beispielsweise in der Funktion Blättern befinden, dann können Sie mit F5 in den Modus Neueingabe schalten.
Taste Bedeutung
+ Lagerzugang direkt im Blätternmodus buchen - Lagerabgang direkt im Blätternmodus buchen F4 Menü Sonderfunktionen aufrufen (z.B. Rechnung) F5 Datensatz neu eingeben F6 Datensatz suchen F7 Blättern F8 Aktuellen Datensatz löschen F9 Aktuellen Datensatz ändern F10 Menü aufrufen (siehe unten)
8.7.16.1. Lagerzu- und abgang
Mit den Tasten Plus und Minus (z.B. auf dem Ziffernblock der Tastatur) kann im Blättern-Modus der Lagerdatenbank sehr schnell ein Lagerzu- oder abgang eingegeben werden. Gleichzeitig kann auch noch der EK- und VK-Preis 3 gepflegt werden. Die Änderung wird sofort in die Datenbank geschrieben. Diese Funktion eignet sich zum Beispiel besonders gut zum Erfassen von EK-Preislisten.
Hinweis Auch bei dieser Funktionen werden Lagerbewegungen protokolliert, siehe auch Seite 113). Änderungen der Felder Bestand und Abgänge direkt in der Maske sind außer bei der Neuanlage eines Artikels nicht möglich. Dies würde Manipulationen zu sehr erleichtern.
Wenn Sie die Taste F10 drücken können Sie die Meisten der zuvor genannten Funktionen aus einem Popupmenü auswählen.
Dieses Menü enthält außerdem noch einige weitere Funktionen:
8.7.16.2. Datensatz kopieren
Nach Auswahl dieser Option kopiert DATKASSE den gerade in der Maske befindlichen Datensatz und ruft die Funktion Neueingabe auf. Nun können Sie die Kopie nach Ihren Wünschen verändern. Beachten Sie bitte, daß die Suchfelder (z.B. Artikel- oder Kundennummer) geändert werden müssen. Nach Abschluß der Änderungen speichern Sie den Datensatz wie gewohnt mit F2 ab.
8.7.16.3. Datensatz drucken
Diese Funktion druckt den aktuellen Datensatz zusammen mit den Feldbezeichungen auf dem ausgewählten Drucker in Tabellenform aus.
8.7.16.4. SEIKO-Label drucken
Dieser Menüpunkt ist nur von Bedeutung, wenn Sie Besitzer eines SEIKO Smartlabeldruckers sind (oder eines der kompatiblen Modelle von Seikosha). Sie können hiermit ein Adreßetikett (bei Kunden und Lieferanten) oder einen Artikelaufkleber auf dem Seiko-Drucker ausgeben. Voraussetzung dafür ist, daß das Steuerprogramm SLP.EXE resident geladen und der Treiber SLP.SYS installiert ist. Die Vorlage für das Etikett legen Sie in SLP fest. SLP darf nicht mit der Option Smart-Capture geladen werden. Das Etikett wird nach Aufruf der Option ohne weitere Aktion sofort ausgegeben. Nähere Hinweise finden Sie im Handbuch von SLP.
8.7.16.5. Wählen
Diese Option ist nur von Bedeutung, wenn Sie ein Computertelefon der Firma TELEINT mit Ihrem System verbunden haben. Nähere Informationen finden sie in der Datei TELEINT.DOK im Verzeichnis DOKU. Diese Funktion kann auch mit STRG-W aufgerufen werden, wenn Sie sich im Blättern-Modus befinden.
8.7.16.6. Telefonnummern
Mit dieser Funktion können für jeden Kunden/Lieferanten bis zu 200 Telefonnummern mit Name, Abteilung, Durchwahl und Kommentar erfaßt werden. Wie üblich werden Eingaben mit F2 gespeichert. Innerhalb der Maske kann mit F4 gedruckt werden. Diese Funktion kann auch mit STRG-T aufgerufen werden, wenn Sie sich im Blättern-Modus befinden. Am unteren Maskenrand wird im Blättern-Modus angezeigt, ob zu dem aktuellen Datensatz Telefonnummern gespeichert sind. 8.7.16.7. Memo
Zu jedem Kunden/Lieferanten/Lagerartikel kann eine Memodatei angelegt werden. In dieser kleinen Editorbox können weitere Bemerkungen und Kommentare gespeichert werden. Die Tastenbelegung ist eine Untermenge von Wordstar, STRG-F1 zeigt alle gültigen Tasten an. Diese Funktion kann auch mit STRG-N direkt aus dem Blättern-Modus aufgerufen werden. Am unteren Maskenrand wird im Blättern-Modus angezeigt, ob zu dem aktuellen Datensatz eine Memo-Datei existiert. Weitere Hinweise zum Stichwort Memo finden Sie auf Seite 248.
8.7.16.8. Adressen
Zu jedem Kunden und Lieferanten können weitere Adressen gespeichert werden (z.B. andere Postfach oder Lieferadressen). Wenn zu diesem Kunden ein Beleg (z.B. Rechnung) erstellt wird, können Sie die gewünschte Adresse aus den gespeicherten Daten auswählen. Diese Auswahl wird anstelle der Adresse in der Hauptmaske verwendet. Diese Funktion kann auch mit STRG-A direkt aus dem Blättern-Modus aufgerufen werden. Am unteren Maskenrand wird im Blättern-Modus angezeigt, ob zu dem aktuellen Datensatz weitere Adressen gespeichert sind.
8.7.16.9. Datensatz kopieren
Diese Funktion kopiert den aktuellen Datensatz und schaltet in den Eingabemodus um. So können sehr einfach mehrere Datensätze mit nahezu identischen Inhalten eingegeben werden.
8.7.16.10. Kunde/Lieferant kopieren
Damit können Sie einen Kunden in die Lieferanten-Datenbank übernehmen und umgekehrt. Nach Auswahl der Option geben Sie die Kunden- oder Lieferantennummer ein oder verwenden eine Wildcard-Kombination zur Auswahl. Das Programm wechselt in den Neueingabe-Modus und kopiert den ausgewählten Datensatz aus der anderen Datenbank in die Maske. Die Feldkonvertiertabelle (welches Feld aus Kunden wird zu welchem Feld in Lieferanten) hat den Namen COPY_DB.CNF. Änderungen daran sind aber nur erforderlich, wenn Sie Änderungen an den Masken vornehmen.
8.7.16.11. Lieferanten/EK-Preise
Zu jedem Artikel können mehrere Lieferanten (bis zu 30) und dazugehörige EK-Preise angelegt werden. In dieser Maske können Name des Lieferanten (Wildcardauswahl möglich, z.B. B*), Erfassungsdatum, EK-Preis und eine kurze Bemerkung eingegeben werden. Gespeichert wird wie üblich mit F2. Mit F5 kann innerhalb dieser Maske nach dem EK-Preis aufsteigend sortiert werden. Der niedrigste Preis steht danach in der ersten Zeile. F6 sortiert absteigend nach Datum. Der neueste Eintrag steht dann in der ersten Zeile. Beim Erfassen kann im Datumsfeld mit ALT-D das aktuelle Tagedatum eingesetzt werden. Bei einem Lagerzugang wird diese Tabelle automatisch geführt, d.h., wenn bei einem Artikel ein neuer Lieferant hinzukommt, wird ein neuer Eintrag in dieser Tabelle erzeugt. Ein Lagerzugang mit bereits gespeichertem Lieferanten, aber anderem Preis ändert nur den Preis dieses Eintrags. Wenn die maximale Anzahl Lieferanten (30) erreicht ist, wird der älteste Eintrag gelöscht.
8.7.16.12. Stückliste
Näheres hierzu lesen Sie im Kapitel Stücklisten auf Seite 121.
8.7.16.13. Kundenpreise
Für jeden Kunden können bis zu 500 Artikel mit einem speziellen Kundenpreis angelegt werden. Bei der Auswahl einer dieser Artikel bei der Rechnungserstellung wird dann anstelle des Preises in der Lagerdatenbank der eingegebene Kundenpreis eingesetzt, sofern Sie als einzusetzenden Preis Kunden-VK gewählt haben. Ist für einen ausgewählten Artikel kein Kunden-VK erstellt worden, so wird automatisch VK3 eingesetzt. Siehe auch Preisgruppe auf Seite 138. Aufgerufen werden kann die Funktion, wenn Sie sich im Blätternmodus der Kundendatenbank befinden. Dies geschieht entweder durch Öffnen des Datenbankmenüs mit F10 und Auswahl der Option Kundenpreise oder direkt durch die Tastenkombination STRG-K.
8.7.16.13.1. Erfassen der Artikel
Die Kundenartikel werden in einer Maske mit 2 Spalten erfaßt. Die erste Spalte enthält die Artikelnummer, die zweite den Kundenpreis. Geben Sie eine Artikelnummer ein oder verwenden Sie eine Wildcardkombination zur Auswahl. Beispielsweise bietet die Eingabe 2* alle Artikel zur Auswahl an, deren Nummer mit einer 2 beginnt. Es können maximal 1000 Artikel in der Auswahlmaske dargestellt werden. Wenn Sie eine Fehlermeldung erhalten müssen Sie das Suchmuster genauer spezifizieren. Wenn bereits Artikel erfaßt wurden können Sie mit STRG-Ende zur nächsten freien Zeile springen. Ohne Wildcardeingabe wird sofort der Preis aus der Lagerdatenbank vorgeschlagen und kann nun geändert werden. Mit F6 wird der Artikel in die Maske eingesetzt. Bei Wildcardeingabe können Sie auch RETURN zum Einsetzen verwenden. F8 löscht die aktuelle Zeile und schiebt die folgenden Einträge nach oben. Wenn der Cursor in einem Artikelnummernfeld steht kann mit ALT-I als Entscheidungshilfe der komplette Lagerdatensatz in seiner Maske angezeigt werden. Durch Eingabe von ESC verschwindet die Anzeige wieder. In der Wildcardauswahlmaske können Sie sich wie üblich mit den Pfeiltasten bewegen. RETURN wählt einen Artikel aus und setzt ihn in die Maske ein. Auch hier zeigt Ihnen ALT-I den vollständigen Artikel, auf dem der Balken gerade steht. Wenn Sie eine Artikelnummer eingeben oder mit einer Wildcardkombination auswählen und dieser Artikel ist bereits in der Liste vorhanden, dann springt der Cursor sofort zu diesem Artikel und Sie können den Preis editieren. Dies verhindert, daß Sie Artikel doppelt erfassen. Leere Eingaben oder Artikelnummer 0 werden abgewiesen. Mit F2 speichern Sie die erfaßten Artikel ab.
8.7.17. Weitere Informationen zu Feldern in der Datenbank
8.7.17.1. Preisgruppe
Sie können in der Lagerdatenbank 3 verschiedene Preise eingeben, nämlich VK-Preis 1 bis 3. In der Kundendatenbank legen Sie mit dem Feld Preisgruppe die Voreinstellung fest, die ein Kunde beim Aufruf der Fakturierung (d.h. z.B. beim Erstellen einer Rechnung) bekommt. Das Feld Preisgruppe ist ein Textfeld. Zum Belegen verwenden Sie am besten die Wildcardauswahl. Geben Sie dazu in diesem Feld ein * ein und drücken Sie RETURN. Die gewünschte Preisgruppe können Sie nun aus dem Menü auswählen.
8.7.17.2. Kreditlimit
Mit diesem Feld in der Kundendatenbank können Sie für jeden Kunden ein Kreditlimit festlegen. Das Programm prüft auf Wunsch, ob die offenen Posten des Kunden plus die aktuelle Rechnung das Limit übersteigen würden. Die Prüfung findet nur statt, wenn der betreffende Setup-Schalter gesetzt ist und wenn das Feld Kreditlimit ausgefüllt wurde (siehe Seite 189). Mit einer kleinen Zeitverzögerung ist dabei je nach Rechnertyp zu rechnen. Wenn das Limit überschritten wird, erhalten Sie eine kurze Meldung und können entscheiden, ob die Rechnung unverändert gebucht oder ob sie eventuell reduziert werden soll.
8.7.18. Fakturierung Zusatzfunktionen
Unter diesem Menüpunkt sind alle möglichen Zusatzfunktionen zur Fakturierung wie zum Beispiel das Mahnmodul zusammengefaßt.
8.7.18.1. Offene Posten
Nach Auswahl dieses Menüpunktes erstellt DATKASSE eine Liste mit allen offenen Posten. Die Liste enthält Kundennummer, Rechnungsdatum, Rechnungsbetrag und die aktuelle Mahnstufe jeder einzelnen Position. Auch die Gesamtsumme der Außenstände wird in der Liste ausgegeben. Die Liste können Sie wie üblich anzeigen oder drucken. Vor der Listenerzeugung können Sie die Liste auf einen bestimmten Kunden oder eine Kundengruppe beschränken. Geben sie dazu in der Maske Kundennummer ein Selektionskriterium ein. Wildcardzeichen sind dabei erlaubt. Die Eingabe von * erzeugt eine Liste mit allen offenen Posten.
8.7.18.2. Zahlungseingänge
Mit Hilfe dieser Funktion werden Zahlungseingänge gebucht. Geben Sie die Rechnungsnummer ein. DATKASSE zeigt Ihnen zur Kontrolle einige Daten der Rechnung an, damit Sie feststellen können ob es sich um das richtige Formular handelt. Wenn Sie damit einverstanden sind, geben Sie J oder einfach RETURN ein. Die Rechnung wird nun als bezahlt gebucht. Auch hier können Sie durch Eingabe eines * oder einem anderen Suchmuster (Wildcard) als Rechnungsnummer aus allen oder den selektierten offenen Rechnungen die gewünschte auswählen. Näheres zu Wildcardeingaben finden Sie auf Seite 33. Gutschriften sind in dieser Liste durch ein großes G am Ende des Eintrags gekennzeichnet. Innerhalb dieser Auswahlmaske gibt es noch weitere Möglichkeiten, die gewünschte Rechnung aufzufinden. Mit F6 können Sie nach der Kundennummer suchen. F7 sucht nach einem Betrag. Der Balken springt dann zum ersten Fundort. Die Suche beginnt immer an der aktuellen Position. Für eine Wiederholung der Suche drücken Sie einfach nochmals F6, bzw. F7 und bestätigen den Vorschlag mit RETURN. Bei der Betragssuche mit F7 werden auch Beträge gefunden, die 1 oder 2 Pfennig höher oder niedriger sind als der Eingabewert (Meldung Ähnlicher Betrag gefunden). Den vorgegebenen Betrag im Feld Rechnungssumme können Sie überschreiben. In der Datendatei wird in diesem Fall der offene Betrag um den Eingabebetrag reduziert. Die Rechnung bleibt weiterhin als offen markiert. So ist es möglich Abschlagszahlungen oder Sicherheitseinbehalte einzugeben. Mit F2 können Sie zwischen Bruttobetrag und um den Skontoabzug reduzierten Betrag umschalten, je nachdem welche Zahlungsbedingung für den Kunden bei der Rechnungserstellung eingegeben wurde. Bei einer Zahlung, die genau dem Skontobetrag entspricht, wird die Rechnung als bezahlt gebucht. DATKASSE fragt bei Betragsdifferenzen ob die Rechnung trotzdem als bezahlt markiert werden soll. Wenn Sie diese Frage mit ja beantworten, dann wird auch der Rechnungseintrag in der Buchungsliste entsprechend verändert. Wenn Sie mit nein antworten, dann erscheint der Restbetrag weiterhin in der Offene-Posten-Liste und wird auch gemahnt.
Wenn DATKASSE eine Rechnung nicht finden kann oder diese bereits als bezahlt gebucht ist, erfolgt eine entsprechende Meldung. Mahnstufen werden bei der Eingabe berücksichtigt, d.h. als Rechnungsbetrag wird der ursprüngliche Betrag plus Mahngebühren ausgewiesen. DATKASSE weist hierauf gegebenenfalls durch eine Meldung hin. Nach dem Abschluß einer Buchung können Sie sofort weitere Eingaben machen. Abgebrochen wird die Funktion wie üblich mit ESC.
8.7.18.3. Mahnvorschläge
In dieser Tabelle sind alle unbezahlten Rechnungen eingetragen. In den beiden letzen Spalten sehen Sie die bisherige und die neue Mahnstufe. Die Mahnstufen werden in Abhängigkeit von den verstrichenen Tagen seit der Rechnungsstellung gesetzt. Dabei wird die neue Mahnstufe aber um maximal 1 gegenüber der letzten Stufe erhöht, auch wenn schon mehr Zeit verstrichen ist. So kann es nicht geschehen, daß ein Kunde zum Beispiel Mahnstufe 3 bekommt, obwohl er bisher nur Stufe 1 erhalten hat. Die Tage der verschiedenen Mahnstufen sind in der Datei MAHNUNG.CNF gespeichert. Natürlich sollten diese Einträge in einem gewissen Zusammenhang mit den Zahlungsbedingungen stehen. Zum Beispiel Zahlungsbedingung 30 Tage netto und 1. Mahnung nach 45 Tagen. Wenn eine Rechnung mindestens die Stufe 1 erreicht hat, so wird sie von DATKASSE automatisch zum Drucken markiert. Erkennbar ist dies an dem kleinen Häkchen am linken Rand. Wenn alte und aktuelle Mahnstufe gleich sind, so bedeutend das im Allgemeinen, daß der Kunde bereits mit dieser Stufe gemahnt wurde. DATKASSE zeigt dies durch das Zeichen * am linken Rand an. Diese Rechnungen können natürlich trotzdem nochmals zum Drucken markiert werden. Mit den Pfeiltasten, Pos1, Ende, usw. können Sie jeden Eintrag anwählen. Mit RETURN ist es möglich einen Eintrag zu markieren oder die Markierung wieder zu löschen. Mit F2 wird das Drucken der Mahnungen gestartet, d.h. alle markierten Rechnungen werden gedruckt. Dabei wird in Abhängigkeit von der Mahnstufe jeweils das richtige Mahnformular verwendet. Der Dateiname des Mahnformulars ist im Menü Verschiedenes/Dateinamen-Pfade eingetragen (siehe Seite 56). Der Dateiname ist als Basisname zu verstehen. DATKASSE hängt je nach Mahnstufe die Zahlen 1 bis 9 an den Namen an. Aus MAHNUNG#.TXT wird also zum Beispiel bei Mahnstufe 2 MAHNUNG2.TXT. Für jede Mahnstufe erstellen Sie also eine Basisdatei, in die DATKASSE später die aktuellen Daten einträgt. Diese Dateien heißen dann MAHNUNG1.TXT, MAHNUNG2.TXT, usw. Im Verzeichnis von DATKASSE finden Sie bereits Beispieltexte für die Mahnstufen 1 bis 4. Das Einsetzen der Daten in die Formulare wird mit Variablen gesteuert. An der Stelle im Formular, an der eine Variable steht, wird beim Druck der Inhalt der Variablen eingesetzt. Lesen Sie dazu bitte die Erklärungen zur Konfigurationsdatei MAHNUNG.CNF auf Seite ***. Die Mahnungsformulare können mit jedem Editor bearbeitet werden, der ASCII-Dateien laden kann. Gut geeignet ist zum Beispiel das bei MS-DOS mitgelieferte Exemplar EDIT.COM. Mit der Taste F3 haben Sie die Möglichkeit die Mahnstufe, die DATKASSE in Abhängigkeit von der verstrichenen Zeit ausgerechnet hat, manuell zu ändern. F4 löscht alle bereits gesetzten Markierungen. Sind mehrere Mahnungen für den selben Kunden markiert, so werden diese in einem Formular zusammengefaßt. Dabei wird als Basisformular das Formular gewählt, welches der höchsten Mahnstufe aller Mahnungen zu diesem Kunden entspricht. Nach Betätigen der Taste F5 zeigt DATKASSE Ihnen die Rechnungssumme des aktuellen Eintrags an. Nach einem Tastendruck verschwindet die Anzeige wieder. Mit F6 können Sie alle Mahnungen zu einem bestimmten Kunden markieren. Geben Sie dazu nach Auswahl der Option die betreffende Kundennummer ein. Wildcardeingabe ist hier leider noch nicht möglich. In der Fußzeile zeigt Ihnen DATKASSE die Anzahl der nun markierten Rechnungen an. 8.7.18.4. Sammelrechnungen
Unter diesem Menüpunkt sind einige Funktionen zur Verwaltung von Sammelrechnungen zusammengefaßt. Siehe auch Seite 157. Bitte beachten Sie, daß die Funktion Sammelrechnung nicht in allen Versionen des Programms vorhanden ist !
8.7.18.4.1. Sammelrechung löschen
Die Bedienung dieser Funktion ist prinzipiell identisch zu der vorherigen Option, d.h. zu Beleg stornieren. Der Unterschied besteht darin, daß anstelle einer normalen Rechnung, Lieferschein oder ähnlichem eine Sammelrechnung gelöscht wird. Eine Stornierung findet nicht statt, da eine Sammelrechnung lediglich gespeichert, jedoch noch nicht gebucht ist.
8.7.18.4.2. Sammelrechung anzeigen
Nach Auswahl dieser Option werden alle geöffneten Sammelrechnungen angezeigt.
8.7.18.5. Zahlungs-Protokoll
Mit dieser Option kann ein Protokoll der eingegebenen Zahlungseingänge gedruckt werden. DATKASSE protokolliert alle Zahlungseingänge, die Sie eingeben. Auf diese Weise können Zahlungen zurückverfolgt werden. Wie üblich können Sie sich die erzeugte Datei ansehen oder diese drucken. Nach Abschluß des Drucks fragt DATKASSE ob die Daten gelöscht werden können. Ob Sie diese Frage mit Ja beantworten bleibt Ihnen überlassen. Bei erneutem Aufruf der Option erscheinen jedoch wieder die gleichen Daten in der Liste. Empfehlenswert ist es die Liste einmal pro Monat auszudrucken und dann die Daten zu löschen. 8.7.18.6. Formular drucken/zeigen
Mit dieser Option haben Sie die Möglichkeit ein gespeichertes Formular (Rechnung, Lieferschein, usw.) nochmals zu drucken oder auf dem Bildschirm anzuzeigen. Änderungen können mit dieser Funktion jedoch nicht vorgenommen werden. Geben Sie nach Auswahl der Funktion die Belegnummer und anschließend den Druckerport ein, auf dem die Ausgabe erfolgen soll. Auch hier können Sie selbstverständlich Wildcardzeichen verwenden, um das Formular aus einer Liste auszuwählen. In der Liste werden die Beleg- und Kundennummer, das Datum und die Belegart angezeigt.
8.7.18.7. Beleg stornieren
Hiermit gibt Ihnen DATKASSE die Möglichkeit einen bereits geschriebenen Beleg (Rechnung, Lieferschein, Gutschrift, usw.) zu stornieren (löschen). Sie sollten von dieser Möglichkeit jedoch nur im Notfall Gebrauch machen, da unter anderem die automatische Nummernvergabe dadurch durcheinander gerät. Von den Problemen mit dem Finanzamt durch fehlende Rechnungsnummern einmal ganz abgesehen. Diese Funktion betrifft in erster Linie Vorgänge, die mit dem Programm DATKASSE.EXE erzeugt wurden (außer Rechnungen, die mit KASSE.EXE geschrieben und als offen markiert wurden. Zum Stornieren eines Belegs geben Sie die Belegnummer ein. Wenn Sie die Sicherheitsabfrage bestätigen, wird der Beleg storniert. Auch hier können Sie wieder durch Eingabe eines * den gewünschten Beleg aus einem Fenster auswählen. Achtung: Nach Auswahl eines Belegs mit RETURN wird dieser ohne weitere Rückfrage gelöscht. Durch Beantworten der dann folgenden Frage können Sie DATKASSE veranlassen, die in diesem Beleg vorhandenen Lagerartikel in das Lager zurückzubuchen. Mit ESC können Sie wie üblich abbrechen. 8.8. Fakturierung
Dieses Kapitel beschreibt die Fakturierungsmöglichkeiten vom Programm DATKASSE.EXE aus. Wie Sie mit KASSE.EXE eine Rechung (nicht Bon) schreiben können wird an anderer Stelle in diesem Handbuch beschrieben.
Hinweis Vor Benutzung der Fakturierungsfunktionen muß die Lagerdatenbank initialisiert und mindestens 1 Datensatz eingetragen werden.
Um eine Rechnung oder einen anderen Beleg für einen Kunden zu erstellen holen Sie sich den gewünschten Kunden zuerst in die Maske. Sie können dazu die Funktionen Suchen oder Blättern verwenden. Nach Betätigen von F4 wählen Sie nun den gewünschten Vorgang aus (z.B. Rechnung).
Innerhalb der nun erscheinenden Maske können Sie sich wie üblich mit Hilfe der Pfeiltasten für das nächste, bzw. vorherige Feld bewegen. STRG-Pos1 springt zum ersten Feld der Maske, STRG-Ende setzt den Cursor zur nächsten freien Zeile. Eine Pfeiltaste zusammen mit der Umschalt-Taste bewegt den Cursor senkrecht von Feld zu Feld. Auf die die nächste, bzw. vorherige Eingabeseite gelangen Sie mit Bild hoch/runter. Das erste Feld enthält die Rechnungsnummer. DATKASSE speichert die jeweils letzte Rechnungsnummer ab und schlägt bei der nächsten Rechnung eine um 1 inkrementierte Nummer vor. Selbstverständlich können Sie diesen Vorschlag überschreiben (Grundeinstellungen siehe auch Seite 187).
Die Rechungsnummer hat folgenden Aufbau: JJMMNNNN (Jahr/Jahr, Monat/Monat, laufende Nummer), z.B. 97030123 Beim Monatswechsel beginnt die Zählung der letzten Zeichen jeweils wieder bei 0001. Wenn Sie mit dem Programm KASSE.EXE eine Rechnung schreiben, dann wird natürlich das gleiche Nummernsystem verwendet und die Belegnummer auch hochgezählt. Rechnungen können Sie also durchaus wechselweise mit DATKASSE.EXE und KASSE.EXE schreiben. Grundsätzlich ist es auch möglich ein ganz anderes Nummernformat zu benutzen. Nachteilige Auswirkungen hat dies nicht, jedoch funktioniert in diesem Fall die automatische Vergabe der nächsten Nummer nicht.
Die nächste notwendige Eingabe ist das Datum. DATKASSE schlägt hier das aktuelle Systemdatum vor. Auch hier können Sie natürlich ein anderes Datum einsetzen.
Im nächsten Feld können Sie nun noch wählen ob die Rechnung als Netto- oder Bruttorechnung gedruckt werden soll. Im ersteren Fall werden die Nettobeträge in das Formular eingesetzt und die Mehrwertsteuer am Schluß addiert. Im zweiten Fall rechnet DATKASSE bereits bei den einzelnen Positionen in der Maske den richtigen Preis aus, d.h. der Nettobetrag wird von DATKASSE aus den Bruttobeträgen in der Datenbank rückgerechnet und in die Maske als Netto eingetragen. Am Schluß der Rechnung wird dann der enthaltene Mehrwertsteueranteil ausgewiesen. Da sich Brutto- und Nettorechnung vom Aufbau grundlegend unterscheiden, verwendet DATKASSE verschiedene Formulare für die Brutto- und Nettorechnungen. Dies gilt auch für die anderen Formulartypen (Formulareinstellungen siehe Seite 56).
Hinweis Intern rechnet DATKASSE auch bei einer Bruttorechnung mit Nettobeträgen. Bei Zahlungseingängen und Mahnungen einer Bruttorechnung kann es deshalb in einigen wenigen Fällen zu einem Rundungsfehler von bis zu einem Pfennig kommen.
Es folgen die einzelnen Rechnungspositionen in der Reihenfolge Positionsnummer, Rechnungstext, Anzahl, Einzelpreis, Gesamtpreis. Die Eingabe einer Positionsnummer ist optional, jedoch empfehlenswert.
Falls Sie nach einer Störung nicht mehr wissen, welcher Kunde zu der gerade in Arbeit befindlichen Rechnung gehört - kein Problem. Die Taste F3 zeigt die Adresse des Kunden an. Nach einem Tastendruck verschwindet die Anzeige wieder.
Mit der Funktionstaste F10 ist es möglich ein altes Formular einzulesen, es zu verändern oder einfach nochmals zu drucken. Zum nochmaligen Druck gibt es aber eine einfachere Möglichkeit, siehe Funktion Formular drucken auf Seite 145. Zuvor müssen Sie entscheiden ob Sie das alte Formular ändern oder kopieren wollen. Diese Auswahl treffen Sie in einem Menü. Der Unterschied besteht darin, daß bei der ersteren Möglichkeit (ändern) die alte Belegnummer mitgeladen wird. Diese Option eignet sich also für das Ändern und Speichern eines alten Formulars. Das alte Formular wird nach Beantwortung der entsprechenden Frage mit Ja durch die geänderte Version ersetzt. Dabei werden Umsätze zurückgerechnet und Lagerartikel bei Bedarf zurückgebucht. Die zweite Möglichkeit (kopieren) dient in erster Linie dazu, gleiche oder nahezu gleiche Formulare (zum Beispiel Lieferscheine) nicht nochmals eingeben zu müssen. Das geladene Formular wird wie neu eingegeben behandelt. Außerdem können Sie, wenn bereits Belegpositionen in der Maske vorhanden sind, entscheiden ob der später ausgewählte Beleg an die bereits in der Maske befindlichen Daten angehängt werden oder diese überschreiben soll. Damit können mehrere alte Belege zusammenkopiert werden, beispielsweise mehrere Lieferscheine zu einer Rechnung. Die Abfrage kommt nur, wenn die Maske nicht leer ist. Geben Sie nun anschließend die Belegnummer ein. Wenn das Formular gespeichert ist, wird es in die Maske eingelesen, ansonsten erhalten Sie eine Fehlermeldung. Die Verwendung von Wildcards bei der Nummer ist erlaubt. In diesem Fall erscheint ein Fenster, aus dem Sie wie üblich das gewünschte Formular auswählen können. In der Liste werden die Beleg- und Kundennummer, das Datum und die Belegart angezeigt. Rech bedeutet, daß das Formular eine Rechnung ist. In gleicher Weise bedeuten Lief Lieferschein, Gut Gutschrift und Ang Angebot. Wenn Sie sehr viele gespeicherte Formulare haben dann können Sie alternativ zu F10 auch STRG-F10 verwenden. Diese Tastenkombination bewirkt das gleiche wie F10 mit dem Unterschied, daß Sie hier die Belegart sowie zusätzlich die Kundennummer eingeben können. Es werden dann also nur die Belege des betreffenden Kunden angezeigt. Auch hier wählen Sie zunächst zwischen Kopieren und Ändern eines Belegs. Anschließend können sie die Belegart angeben. Alle biete alle Belegarten zur Auswahl an, Rechnungen nur alle Rechnungen, usw. Als letzte Eingabe geben Sie nun noch die Kundennummer des Kunden ein, dessen Belege angezeigt werden sollen. Die aktuelle Kundennummer wird dabei vorgeschlagen und kann einfach mit RETURN bestätigt werden. Durch Eingabe einer anderen Kundennummer können Sie auch die Belege eines anderen Kunden zur Auswahl anzeigen lassen.
Im Feld Bezeichnung haben Sie mehrere Möglichkeiten. Sie können hier ganz normalen Text eintragen, der auch genau so in der Rechnung erscheint.
Wenn die Länge der Eingabezeile kleiner als 14 Zeichen ist und das Feld mit RETURN verlassen wird, dann nimmt DATKASSE an, daß es sich um eine Artikelnummer handelt und durchsucht die Lagerdatenbank nach diesem Artikel. Wenn die Suche erfolgreich war, dann setzt das Programm den Artikel in die Maske ein. Im Falle einer mißglückten Suche gibt DATKASSE eine Fehlermeldung aus. Hinweis Um zu verhindern, daß DATKASSE bei kurzen Texteingaben nach einem Artikel sucht, verlassen Sie das Feld nicht mit RETURN, sondern mit den Pfeiltasten oder TAB.
Auch im Feld Bezeichnung können Sie ein Suchmuster (Wildcard) verwenden um den gewünschten Artikel aus Ihrem Lager auszuwählen. In diesem Fall zeigt DATKASSE Ihnen eine Übersicht über das Lager, in der Sie sich mit den üblichen Kommandos bewegen und den gewünschten Artikel mit RETURN auswählen können. Näheres zu Suchmustereingaben erfahren Sie übrigens auf Seite 33. Falls die Informationen in dieser Übersichtstabelle nicht ausreichen sollten, dann zeigt Ihnen ALT-I bei Bedarf den kompletten Lagerdatensatz in seiner Maske an. Nach einem Tastendruck verschwindet die Anzeige wieder. ESC bricht die Auswahl ab und bringt Sie zurück in die Rechnungsmaske.
Innerhalb dieser Auswahlmaske können Sie mit F6 auch nach Volltext suchen (siehe auch Seite 95). Geben Sie den Suchbegriff ein (Groß/Kleinschreibung ist nicht relevant). Wenn dieser Begriff irgendwo in den Feldern Kurzbezeichnung, Bezeichnung 1, Bezeichnung 2 oder Bemerkung steht, dann springt der Balken zu diesem Datensatz. Mit TAB können Sie zum nächsten Fundort springen. Die Suche beginnt an der aktuellen Position. Aus diesem Grund müssen Sie evtl. zuvor mit Pos1 zurück zum Anfang der Liste springen.
Hinweis Da für diesen Suchmodus jeder Datensatz komplett gelesen werden muß, kann die Suche bei großen Datenbanken einige Zeit dauern.
Mit der Tastenkombination ALT-I kann die von DATKASSE verwendete Indexdatei des Lagers umgeschaltet werden. Sie haben damit die Möglichkeit wahlweise nach der Artikelnummer (Index 0) oder der Kurzbezeichnung (Index 1) zu suchen. Während der Rechnungserstellung kann dabei beliebig umgeschaltet werden, d.h. Sie können abwechselnd nach Artikelnummer und Kurzbezeichnung in der Lagerdatei suchen. Die aktive Indexdatei wird am oberen Fensterrand angezeigt. Bei einer sehr großen Lagerdatei muß beim Umschalten mit einer kurzen Wartezeit gerechnet werden. Die Voreinstellung für den verwendeten Index kann geändert werden, siehe Seite 193.
Wenn zu einer Rechnungsposition eine Artikelnummer verwendet wurde, d.h. der Artikel aus dem Lager eingesetzt wurde, wird dies durch das Zeichen # vor dem Rechnungstext angezeigt. So können Sie feststellen welche Rechnungspositionen später aus dem Lager ausgebucht werden. Als nächstes Feld erwartet DATKASSE die Eingabe der Stückzahl, wobei auch Nachkommastellen zulässig sind. Sie können also beispielsweise auch 12,5 Meter eines Kabels verkaufen. In der Maske werden die Nachkommastellen immer angezeigt, in der Rechnung erscheinen diese aber nur wenn sie ungleich Null sind. Wenn Sie also in der gesamten Rechnung keine Nachkommastellen verwendet haben, dann erscheinen beim Ausdruck auch keine. Dies verbessert die Optik des Ausdrucks erheblich.
Nun müssen Sie noch den Einzelpreis eingeben, falls DATKASSE dies nicht schon erledigt hat.
Hinweis Währungseingaben werden in DATKASSE in deutscher Form vorgenommen, d.h. mit Dezimalkomma. Ein Tausender-Trennzeichen wird in der Maske zwar nicht dargestellt, im Formular jedoch gedruckt.
DATKASSE erweitert unvollständige Eingaben gegebenenfalls. Wenn Sie also als Preis 12 eingeben, dann erweitert das Programm Ihre Eingabe auf 12,-. Genauso wird 2345,3 auf 2345,30 erweitert. Wenn Sie das Feld Anzahl ausgefüllt haben rechnet DATKASSE den Gesamtpreis automatisch aus. Sie müssen die Eingabe nur noch mit RETURN bestätigen.
Mehrzeilige Rechnungspositionen sind ebenfalls möglich. Lassen Sie in diesem Fall die anderen Felder leer. Bedingung ist jedoch, daß Anzahl, Einzel- und Gesamtpreis in der ersten Zeile der Position stehen.
Während der Eingabe der einzelnen Rechnungspositionen wird in der rechten unteren Ecke der Maske die aktuelle Zwischensumme ständig mitkalkuliert. Bei mehrseitigen Rechnungen verwenden Sie bitte Bild hoch/runter, um in die nächste, bzw. vorherige Bildschirmseite zu gelangen. In der rechten oberen Ecke der Maske wird die aktuelle Seite angezeigt. Die Anzeige der Seitennummer ist jedoch nicht mit der späteren Druckseite identisch. Beim Druck eines Formulars passen im Allgemeinen erheblich mehr Positionen auf eine Seite wie in der Maske. Relevant dafür ist die Variable zeilen. Bitte lesen Sie dazu im Kapitel des Formulargenerators auf Seite 208 weiter. Der tatsächliche Seitenumbruch wird durch eine weiße Linie angezeigt. Alle Positionen unterhalb dieser Linie werden auf der folgenden Seite gedruckt.
Wenn Sie nun alle Rechnungspositionen eingegeben haben, drücken Sie die Taste F2. Es erscheint eine weitere Maske, in der Sie noch einige zusätzliche Informationen eingeben können.
Versandspesen: Hier können Sie Ihre Versandkosten eingeben. Selbstverständlich können Versandkosten auch als normale Rechungsposition eingegeben werden. Mit Zusatztext (1 bis 10) können Sie DATKASSE veranlassen eine zusätzliche Textzeile im unteren Drittel der Rechnung zu drucken. Auch hier können Sie durch Eingabe des Wildcardzeichens * den gewünschten Text aus einem Fenster auswählen. Diese Texte können Sie in den Grundeinstellungen vorbelegen, siehe Seite 191.
Das Feld bezahlt hat folgende Bedeutung: Beim Abspeichern des Vorgangs wird die Rechnung als bezahlt oder nicht bezahlt gekennzeichnet.
Die Zahlungsbedingungen werden durch eine Zahl zwischen 1 und 10 ausgewählt. Geben Sie das Wildcardzeichen * ein, um die Zahlungsbedingung aus einem Fenster auszuwählen.
Einen Rabatt auf die gesamte Rechung können im folgenden Feld eingeben, tragen Sie dazu die Prozentzahl ein.
Das Feld Auftragsdaten wird in die Variable TEXT1 übertragen und kann im Rechnungsformular an eine beliebige Stelle gedruckt werden (siehe auch Formulargestaltung auf Seite 208).
Nach Verlassen dieses letzten Feldes mit RETURN oder mit F2 müssen Sie nun noch die Kassierernummer eingeben.
Mit der folgenden Frage Formular/Umsatz speichern? können Sie entscheiden, ob der Vorgang gespeichert oder nur gedruckt werden soll. Nur wenn Sie Ja wählen, dann werden alle Daten gespeichert. Nein sollten Sie also nur auswählen, wenn Sie z.B. einen Lieferschein erstellt haben und genau wissen, daß Sie diesen nicht mehr benötigen werden. Diese Abfrage kann in den Grundeinstellungen unterdrückt werden. Es werden dann alle Vorgänge immer gespeichert (siehe Seite 188).
DATKASSE überprüft nun, ob eine Rechnung mit der gleichen Nummer bereits gespeichert ist. Wenn dies der Fall ist müssen Sie entscheiden, ob die gespeicherte Version durch die neue ersetzt werden soll. Diese Frage müssen Sie immer dann mit ja beantworten, wenn Sie eine gespeicherte Rechnung nochmals geladen und Änderungen vorgenommen haben. Evtl. können Sie, wenn der Schalter Lagerartikel automatisch ausbuchen gesetzt ist (siehe Seite 188), nun noch durch Beantwortung der entsprechenden Frage entscheiden, ob die Lageratikel in der alten Rechnung zurückgebucht werden sollen.
Es können maximal 1.500 Formulare gespeichert werden. Wenn diese Zahl überschritten wird, findet eine automatische Reorganisation statt, bei der alle Rechnungen, die als bezahlt gekennzeichnet und nicht aus dem aktuellen Jahr sind, in eine Sicherungsdatei exportiert werden. Sollte dies noch nicht ausreichen, dann werden zusätzlich noch solange alte Formulare (zum Beispiel Lieferscheine) gelöscht, bis die Anzahl der gespeicherten Formulare 1.400 unterschritten hat. Als Folge davon darf die Anzahl der offenen Rechnungen die Zahl 1.000 nicht überschreiten, was im Allgemeinen wohl ausreichen dürfte.
Hinweis Ausgelagerte Belege können trotzdem mit F10, bzw. STRG-F10 geladen werden, wenn die Frage Alte Datenbestände durchsuchen ? mit Ja beantwortet wird.
Nach diesen Eingaben müssen Sie als letztes noch die Druckerschnittstelle und die Kopienanzahl wählen. Danach wird die Rechnung gedruckt.
8.8.1. Weitere Möglichkeiten in der Maske
Innerhalb der Belegerfassungsmaske gibt es noch einige weitere Möglichkeiten. Mit F7 ist es möglich eine Rechnungsposition zu kopieren. Die folgende Zeile wird dabei überschrieben. F8 löscht eine Rechnungszeile vollständig und schiebt die restlichen Positionen nach. Mit F9 können Sie eine Leerzeile einfügen. Dabei wird bei Bedarf auch ein Seitenumbruch durchgeführt.
Die Taste F5 schaltet die aktive Preisgruppe um. Zur Auswahl stehen EK-Preis und VK1 bis VK3 sowie Kunden-VK entsprechend den jeweiligen Feldern in der Lagermaske. Wenn der Cursor sich im Feld Einzelpreis befindet, können Sie die Preisgruppe für diesen einen Artikel auswählen. Dabei werden die Preise direkt im Menü angezeigt. Befindet sich der Cursor in einem anderen Feld, wird die Preisgruppe global, d.h. für alle folgenden Artikeleingaben umgeschaltet. Dies wird in der oberen rechten Ecke der Maske angezeigt. Voreingestellt ist die Preisgruppe, die Sie beim Anlegen eines Kunden im Feld Preisgruppe der Kundendatenbank eingegeben haben. Alle folgenden Artikel erhalten die voreingestellte Preisgruppe beim Einsetzen in die Maske. Selbstverständlich können auch hier alle Vorgaben überschrieben werden.
Hinweis Eine Preisgruppenauswahl für einen bestimmten Artikel ist natürlich nur möglich, wenn eine Rechnungsposition über eine Artikelnummer eingesetzt wurde.
Unabhängig von oben genannten Funktionen zum Speichern eines Formulars speichert DATKASSE auch beim Abbruch der Funktion den Inhalt der letzten Maskeneingabe ab. Mit F6 kann dieser Inhalt wieder in die Maske geladen werden. So können Sie kurzfristig auch einmal die Rechnungsmaske verlassen, ohne daß die bereits gemachten Eingaben verloren sind.
An jeder Stelle können Sie den Vorgang mit ESC abbrechen. Dabei erfolgt eine Sicherheitsabfrage. Wenn Sie bereits in der zweiten Maske, d.h. beim Eingeben der zusätzlichen Daten sind, dann kehrt das Programm nach ESC zuerst in die Hauptmaske zurück. Damit ist es möglich, z.B. nochmals Ergänzungen oder Änderungen vorzunehmen, bevor der Vorgang abgeschlossen wird. Mit der Tastenkombination STRG-R können bei der Belegerfassung einzelne Positionen vom Gesamtrabatt (siehe Maske Zusätze) ausgenommen werden. Angezeigt wird dies durch ein N zwischen Positionsnummer und Bezeichnung. Mit der gleichen Tastenkombination kann die Markierung auch wieder aufgehoben werden. Beim Ausdruck erscheint in der betreffenden Zeile ebenfalls ein N. Wenn Sie diese Option benutzen, dann sollten Sie in den Formularen einen entsprechenden Hinweis für Ihre Kunden über die Bedeutung des N als festen Text aufnehmen.
8.8.2. Angebot
Bei der Eingabe eines Angebotes gehen Sie analog zur Rechnungserstellung vor.
8.8.3. Lieferschein
Bei der Eingabe eines Lieferscheins gehen Sie analog zur Rechnungserstellung vor. In den Grundeinstellungen können Sie festlegen, ob bei Lieferscheinen eine Preiseingabe möglich sein soll (siehe Seite 189).
8.8.4. Gutschrift
Auch hier ist die Bedienung analog zur Rechnung mit dem wesentlichen Unterschied, daß der Wert einer Gutschrift negativ vorbelegt ist. Aus diesem Grund dürfen Sie hier kein Minuszeichen bei den Beträgen eingeben.
8.8.5. Sammelrechnung
Diese Menüoption ermöglicht Ihnen das Erstellen von Sammelrechnungen. Verwenden können Sie Sammelrechnungen zum Beispiel bei der Abwicklung von Teillieferungen. Es können bis zu 500 Sammelrechnungen gleichzeitig geöffnet werden. Bitte beachten Sie auch die Hinweise auf Seite 144. Nach Auswahl der Option wählen sie aus einem Menü mit den vorhandenen Sammelrechnungen die Rechnung aus, die Sie bearbeiten wollen. Angezeigt wird die Rechnungs- und Kundennummer, der Kurzname des Kunden (evtl. gekürzt) und das Anlegedatum der Sammelrechnung.
Mit dem ersten Auswahlpunkt Neu anlegen wird eine neue Sammelrechnung geöffnet. Diese bekommt die nächste laufende Rechnungsnummer. Selbstverständlich können Sie diese Vorgabe überschreiben. Wenn bereits Sammelrechnungen gespeichert sind, steht der Balken auf der ersten Sammelrechnung des Kunden, der sich gerade in der Maske befindet, sofern zu diesem Kunden eine Rechnung vorhanden ist. In diesem Fall brauchen Sie nur noch RETURN zu drücken und die Sammelrechnung wird geladen. Die nun erscheinende Maske ist die gleiche wie bei einer normalen Rechnung. Auch die Bedienung unterscheidet sich nicht wesentlich. Sie können also auch hier freien Text eingeben oder Lagerartikel einsetzen lassen. Wenn bereits Daten in dieser Sammelrechnung erfaßt wurden, d.h. wenn Sie diese zum zweiten oder weiteren Mal bearbeiten, dann erscheinen alle bisher erfaßten Daten in einer anderen Farbe und der Cursor wird auf die nächste freie Zeile positioniert. Dies dient als Hilfe, damit Sie die neu eingebenen Daten von den bereits vorhandenen unterscheiden können. Beim Speichern der Sammelrechnung mit F2 können Sie nun wählen, ob diese abgeschlossen, d.h. gedruckt oder nur gespeichert werden soll. Wenn Sie die Frage mit Nein beantworten, dann druckt DATKASSE einen Lieferschein zu den neu eingegeben Daten (und nur zu diesen). In der folgenden kleinen Maske können Sie wie üblich einen Zusatztext auswählen und Auftragsdaten eingeben. Wenn Sie mit Ja antworten, dann wird die Sammelrechnung in eine normale Rechung gewandelt. Sie erhalten die große Eingabemaske mit den Feldern Rabatt, Bezahlt, usw.. Erst nach dem Speichern dieser Rechnung werden die Daten zum Beispiel auch in die offenen Posten übernommen. Vorher werden keine Umsätze oder Daten gespeichert. Abschließend wird die Sammelrechnung als solche gelöscht. Natürlich können Sie diese trotzdem nachträglich bearbeiten, wie das auch bei einer normalen Rechnung möglich ist. Lediglich im Menü der Sammelrechnungen erscheint sie ab diesem Zeitpunkt nicht mehr, da sie ja abgeschlossen wurde.
8.8.6. Auftragsbestätigung
Mit dieser Option können Sie eine Auftragsbestätigung schreiben. Die Bedienung ist identisch zu den vorangegangenen Funktionen wie Rechnung, Lieferschein, usw.. Selbstverständlich können Sie auch hier die eingegebenen Daten zwischen den Formularen austauschen. Beispielsweise kann eine Auftragsbestätigung in das Rechnungsformular geladen werden.
8.8.7. Gespeicherte Belege
In diesem Menü sind Funktionen zusammengefaßt mit deren Hilfe alle zu diesem Kunden gespeicherten Belege angezeigt werden können. Dies betrifft jedoch nur Rechnungen, Lieferscheine, usw. Mit KASSE.EXE erstellte Bons werden nicht dauerhaft gespeichert. Bitte wählen Sie aus dem nun erscheinenden Menü den Vorgangstyp aus. Danach werden alle Vorgänge des ausgwählten Typs in einer Liste angezeigt. Bei Rechnungen wird zusätzlich der Gesamtumsatz und der Umsatz in den letzten drei Monaten berechnet. In der Liste werden Belegnummer, Datum und Betrag angezeigt. Außerdem sehen Sie in diesem Fenster noch ob die Rechnung noch offen oder bereits bezahlt ist. Auf einem Farbmonitor werden offene Rechnungen in rot dargestellt. Nach Auswahl einer Rechnung mit den Pfeiltasten und RETURN können Sie wählen ob die Rechnung gedruckt werden soll oder nur auf dem Bildschirm angezeigt wird. Mit ESC gelangen Sie wieder zurück in die Liste. Mit ALT-I können Sie eine zusätzliche Anzeige aktivieren, die jeweils die erste Positionszeile des gerade ausgewählten Belegs anzeigt. Auf langsamen Systemen oder im Netzwerk kann es dabei zu Verzögerungen kommen.
8.8.8. Fax
Näheres hierzu finden Sie in der Doku-Datei FAX.DOK. Sie können diese Datei vom Menü SYSTEM/DOKU-Dateien anzeigen lassen. Diese Funktion steht nicht in allen Programmversionen zur Verfügung.
8.8.9. Brief
Näheres hierzu finden Sie in der Doku-Datei BRIEF.DOK. Sie können diese Datei vom Menü SYSTEM/DOKU-Dateien anzeigen lassen. Diese Funktion steht nicht in allen Programmversionen zur Verfügung.
8.8.10. Formular-Übernahme
Mit Hilfe dieser Funktion können Sie auf einfache Weise Formulare eines bestimmten Typs in eine andere Formularart kopieren. Typische Anwendungen sind z.B. ein Lieferschein zur Rechnung, ein Angebot in eine Rechnung kopieren, usw. Wählen Sie einfach die gewünschte Funktion aus. DATKASSE zeigt Ihnen anschließend alle Belege der selektierten Formularart an. Nun müssen Sie nur noch das gewünschte Formular aus der Liste mit den Pfeiltasten und RETURN auswählen. Das Programm öffnet die Beleg-Eingabemaske und lädt das selektierte Formular. Ab diesem Zeitpunkt besteht kein Unterschied mehr in der Bedienung wie beim Erstellen eines neuen Belegs.
8.9. Das Pulldown-Menü Datei
In diesem Menü stehen verschiedene Dateioperationen zur Verfügung. Sie können Dateien editieren, drucken, kopieren, usw.. Bei allen Optionen in diesem Menü müssen Sie einen Dateinamen eingeben. Die Eingabe kann das Wildcard-Zeichen * enthalten. In diesem Fall erscheint die Verzeichnisauswahlliste und Sie können die gewünschte Datei mit den Pfeiltasten und RETURN auswählen.
8.9.1. Editieren
Nach Auswahl dieser Option können Sie einen Dateinamen eingeben, der dem in Verschiedenes/Dateinamen eingestellten Editor übergeben wird (siehe Seite 56).
8.9.2. Textverarbeitung
Hier gilt das gleiche wie bei Editieren, nur daß hier die eingestellte Textverarbeitung gestartet wird. An den Dateinamen können Sie noch weitere Optionen anhängen, genau so als würde die Eingabe von DOS aus erfolgen. 8.9.3. Löschen
Mit Hilfe dieser Option können Sie Dateien löschen. Die Eingabe von *.TXT löscht nicht alle Dateien mit der Endung .TXT sondern bietet diese Dateien lediglich zum Löschen an.
8.9.4. Umbenennen
Mit dieser Option können Sie Dateien umbenennen. Die Quelldatei können Sie, wenn Sie einen Wildcard beim Dateinamen angegeben haben, aus der Verzeichnis-Box auswählen. Die Zieldatei muß als Text eingegeben werden.
8.9.5. Kopieren
Hiermit ist es möglich Dateien zu kopieren. Die Bedienung geschieht analog zu den oberen Optionen.
8.9.6. Drucken
Hiermit es es möglich Dateien zu drucken. Die Bedienung geschieht analog zu den oberen Optionen. Abschließend müssen Sie noch die Druckerschnittstelle wählen.
8.9.7. Anzeigen
Mit dieser Funktion können Sie Textdateien ansehen. Die Bedienung geschieht analog zu den oberen Optionen.
8.10. Das Pulldown-Menü Zusätze
In diesem Menü sind verschiedene Verwaltungs- und Auswertungs-Funktionen zusammengefaßt.
8.10.1. Passwort-Verwaltung
Mit Hilfe dieser Funktion werden die Kassierer verwaltet. Bei einigen Optionen müssen Sie das Systempasswort eingeben. Die Grundeinstellung für das Systempasswort ist Kasse. Bitte beachten Sie, daß Groß-/Kleinschreibung bei der Eingabe relevant ist. Wenn Sie das Systempasswort vergessen haben sollten, dann setzen Sie sich bitte mit uns in Verbindung. Es können maximal 40 Benutzer verwaltet werden.
Wichtiger Hinweis Nach 3 falschen Passworteingaben wird das System gesichert. Es können dann keine Passwort-geschützten Funktionen mehr ausgeführt werden. Die Sperre kann durch Eingabe des Systempasswortes in der Option Systemsperre aufheben gelöst werden.
8.10.1.1. Systempasswort ändern
Mit dieser Funktion kann das Systempasswort geändert werden. Geben Sie das alte und das neue Passwort ein. Achtung: Achten Sie genau auf die Schreibweise des neuen Passwortes. Die Änderung ist unwiderruflich gespeichert.
8.10.1.2. Benutzer erfassen/ändern
Mit dieser Option verwalten Sie die Benutzer (Kasssierer) des Kassensystems. In der folgenden Tabelle tragen Sie bis zu 40 Kassierer-Namen und jeweils ein zugehöriges Passwort ein. Mit den Tasten F9 und F8 können Sie Zeilen in die Tabelle einfügen, bzw. Löschen. Gespeichert werden die Eingaben wie üblich mit F2.
8.10.1.3. Benutzerliste drucken
Nach Auswahl dieses Menüpunktes wird eine Benutzerliste gedruckt.
8.10.1.4. Systemsperre aufheben
Eine aktivierte Systemsperre (nach 3 falschen Passworteingaben) kann mit dieser Option aufgehoben werden. Geben Sie dazu das Systempasswort ein.
8.10.1.5. Passwortprüfung ein/aus
Mit dieser Funktion kann die Passwortprüfung ein- und ausgeschaltet werden. Bei ausgeschalteter Prüfung wird nur noch die Kassierer-Nummer abgefragt. 8.10.2. Monatsabschluß
Diese Funktion druckt, bzw. zeigt nach Auswahl von Monat und Jahr einen Monatsabschluß. Abgerechnete Tagesabschlüsse bleiben gespeichert. Der Monatsabschluß kann aus diesem Grund beliebig oft wiederholt werden (auch für zurückliegende Monate). Für die Speicherung der Abschlüsse verwendet das Programm das Verzeichnis ABS.
8.10.2.1. Monatsabschluß in der Netzwerk-Version
In der Netzwerk-Version von DATKASSE können Sie die Monatssummen für jede Kasse getrennt oder für alle gemeinsam ausdrucken. In der Auswahlmaske für die Kassen können Sie sehen, ob eine Kasse in dem ausgewählten Zeitraum Umsätze erzeugt hat. In diesem Fall wird hinter dem Text [*] angezeigt. Hat eine Kasse keine Umsätze in diesem Zeitraum produziert, dann wird dies durch [ ] in der Maske dargestellt.
8.10.3. Storno-Protokoll
Das Programm KASSE.EXE speichert alle Belegstornierungen zusammen mit dem Benutzer, der die Stornierung vorgenommen hat. Das Protokoll kann mit dieser Funktion eingesehen oder gedruckt werden. Nach Aufruf der Option müssen Sie das Systempasswort eingeben. Das Protokoll enthält die Belegnummer, Datum und Uhrzeit der Belegerstellung, die Belegsumme und alle Artikeldaten des Belegs. Nachdem Sie die Datei ausgedruckt haben können Sie entscheiden, ob die Stornodaten nun gelöscht werden können. Diese Frage sollten Sie mit Ja beantworten, da die Speicherung rein sequentiell erfolgt. Beim nächsten Ausdruck erscheinen deshalb die alten Daten nochmals, wenn sie nicht gelöscht wurden.
8.10.4. Statistik
Dieser Menüpunkt verzweigt in die Statistikfunktionen von DATKASSE. Damit überhaupt Statistikdaten gespeichert werden, muß im Programm KASSE.EXE im Menü Setup/Grundeinst.2 der Schalter Statistikdaten speichern auf Ja gesetzt sein.
Hinweis Bitte beachten Sie, daß Statistikdaten erst bei einem Tagesabschluß gespeichert werden. Eine Auswertung für den aktuellen Tag ist also erst nach dem Abschluß möglich. Außerdem muß an jedem Tag ein Abschluß gemacht und die abschließende Frage beim Abschluß (Alle Umsatzdaten werden verarbeitet und dann gelöscht. Ausführen ?) mit Ja beantwortet werden, da ansonsten eine Verfälschung der Daten bei tagesgenauer Eingabe eintritt.
8.10.5. Tagesumsatz (0 - 24 Uhr)
Diese Funktion berechnet die Umsatzverteilung über die 24 Stunden eines bestimmten Wochentages und gibt diese grafisch als Balken- oder Liniendiagramm aus.
8.10.6. Wochenumsatz (Sonntag - Samstag)
Diese Funktion berechnet die Umsatzverteilung über die 7 Wochentage und gibt diese grafisch als Balken- oder Liniendiagramm aus.
8.10.7. Umsatzdaten zurücksetzen
Diese Funktion setzt die gespeicherten Durchschnittswerte für die beiden ersten (und nur für diese !) Funktionen in diesem Menü auf 0 zurück. Wenn Sie diese Funktion nicht benutzen, dann berechnet das Programm die jeweiligen Durchschnittswerte seit Beginn der Speicherung. Sinnvoll kann diese Funktion z.B. sein, um saisonbedingte Umsatzunterschiede darzustellen.
8.10.8. Artikelstatistik
Diese Funktion erstellt eine Umsatzliste aller Artikel. Sie können den Zeitraum beliebig eingrenzen (z.B. Monat, Quartal oder Jahr, auch tagesgenaue Eingabe ist möglich). Durch Verwendung von Wildcard-Zeichen ist es ausserdem möglich den Artikelbereich einzugrenzen. Näheres zu Wildcards siehe Seite 33. Die Sortierung kann wahlweise nach der Artikelnummer, dem Umsatz und der Anzahl sowohl auf- wie auch absteigend erfolgen. Wählen Sie den Zeitraum und die Sortierung. Nach der Berechnung können Sie das Ergebnis wie üblich drucken oder auch nur ansehen.
Hinweis Diese Funktion muß sämtliche gespeicherten Umsatzdaten lesen, um das gewünschte Ergebnis zu berechnen. Dies kann je nach Datenbestand einige Sekunden oder auch etliche Minuten dauern. Werden Sie also bitte nicht ungeduldig. Der Fortgang der Verarbeitung wird ständig angezeigt.
8.10.9. Renner
Diese Funktion erstellt eine Liste der gut laufenden Artikel (die Renner). Auch hier können Sie eine Eingrenzung des Zeitraums vornehmen sowie die Anzahl der mindestens verkauften Exemplare angeben. Die Eingabe von 100 würde nur die Artikel in die Liste aufnehmen, die im vorgegebenen Zeitraum mindestens 100 mal verkauft wurden.
8.10.10. Penner
Diese Funktion erstellt eine Liste der schlecht laufenden Artikel (die Penner). Auch hier können Sie eine Eingrenzung des Zeitraums vornehmen sowie die Anzahl der verkauften Exemplare angeben. Die Eingabe von 5 würde nur die Artikel in die Liste aufnehmen, die im vorgegebenen Zeitraum höchstens 5 mal verkauft wurden. Durch Eingabe von 0 finden Sie die toten Artikel heraus.
8.10.11. Warengruppen
Diese Funktion erstellt eine Liste der Warengruppen-Umsätze in einem vorgegebenen Zeitraum.
8.10.12. Kassierer (Einzelposten/Gesamt)
Diese Funktion erstellt eine Liste der Kassierer-Umsätze in einem vorgegebenen Zeitraum. Dabei kann zwischen dem Gesamt-Umsatz und einer Einzelauflistung gewählt werden. Die Einzelauflistung enthält sämtliche von diesem Kassierer verkauften Artikel. Dies kann beispielsweise für Kontrollzwecke eingesetzt werden.
8.10.13. Lagerdaten - ASCII-Export
Mit dieser Option können Sie Ihre Lagerdaten in eine ASCII-Datei exportieren. Diese Funktion ist als Ergänzung zu den Standard-Export-Funktionen zu sehen, die in dieser Beziehung leistungsfähiger sind (siehe Seite 107). Aus diesem Grund sollten Sie beim Datenim- und Export vorzugsweise diese Standardfunktionen verwenden. Geben Sie den Namen der Ausgabedatei ein und wählen Sie das Feld-Trennzeichen. Übliche Eingaben sind 44 (Komma) oder 9 (TAB). Anschließend können Sie noch wählen, ob die Ausgabedatei in den Windows-Zeichensatz konvertiert werden soll. Dies ist sinnvoll, wenn die Datei später mit einem Windows-Programm (z.B. ein Etiketten-Druckprogramm) weiterverarbeitet werden soll. Die Feldreihenfolge wird in der Datei LAGEREXP.CNF festgelegt, die mit jedem ASCII-Editor bearbeitet werden kann. Näheres dazu finden Sie in den Kommentaren in dieser Datei.
8.10.14. Lagerdaten - ASCII-Import
Diese Option funktioniert analog zur vorher erklärten, nur in umgekehrter Richtung, d.h. die ASCII-Datei wird in das Lager eingelesen. Auch hier werden die Daten in gleicher Weise wie bei den Standard-Importfunktionen (siehe Seite 107) abgeglichen, d.h. neue Datensätze werden angehängt, bei vorhandenen werden nur die auf Seite 107 beschriebenen Felder durch die eingelesenen Daten verändert. Diese Funktion ist als Ergänzung zu den Standard-Export-Funktionen zu sehen, die in dieser Beziehung leistungsfähiger sind. Aus diesem Grund sollten Sie beim Datenim- und Export vorzugsweise diese Standardfunktionen verwenden.
Hinweis Da diese Funktion ohne Index arbeitet sollte unbedingt ein Festplattencache installiert sein. Trotzdem kann die Funktion sehr lange laufen (bei großen Datenbeständen bis zu einigen Stunden).
8.10.15. Bonus-Liste
Diese Funktion ist für jährliche Werbeschreiben vorgesehen, bei denen den Kunden ein umsatzabhängiger Bonus gewährt wird. Bitte beachten Sie auch die Einstellungen Kauf mit Kundenkarte auf Seite 65. Eine vollständige Erklärung dieser Funktion finden Sie in der Datei BONUS.DOK im Verzeichnis DOKU. Sie können diese Datei im Menü System/DOKU-Dateien von DATKASSE.EXE anschauen oder drucken.
8.10.16. Rückstände
Eine Erklärung zu der integrierten Rückstandsverwaltung finden Sie in der Datei RUECKST.DOK im Verzeichnis DOKU. Sie können diese Datei im Menü System/DOKU-Dateien von DATKASSE.EXE anschauen oder drucken. 8.10.17. Lagerbewegungsdatei verarbeiten
Bei der Fillialversion von DATKASSE können die einzelnen Kassen in den Fillialen Lagerbewegungsdateien erzeugen, die dann per Diskette oder DFÜ in die Zentrale überspielt werden. Mit dieser Funktion kann eine Lagerbewegungsdatei in DATKASSE eingelesen und verarbeitet werden. Die Verkäufe der Filliale werden dabei vom DATKASSE-Lager abgebucht.
8.10.18. Lieferanten-Diskette einlesen
Mit diesem Menüpunkt können Sie eine Lieferantendiskette für den Zugriff mit KASSE.EXE vorbereiten. Näheres dazu finden Sie im Kapitel über die Extern-Datenbanken finden auf Seite 235.
8.11. Das Pulldown-Menü Verschiedenes
Im Pulldown-Menü Verschiedenes sind alle Grundeinstellungen von DATKASSE untergebracht. Auch der Maskengenerator, die Datenbankstatistik und weitere Funktionen können hier aufgerufen werden.
8.11.1. Handbuch
Die Handbuchfunktion enthält das komplette Handbuch nach Kapiteln sortiert. Außer über das Menü können Sie das Online-Handbuch zu jedem Zeitpunkt auch durch Eingabe von ALT-F1 aufrufen. In dem nun erscheinenden Popupmenü müssen Sie das gewünschte Kapitel auswählen. Mit Hilfe der Pfeiltasten und den Tasten Seite hoch/runter sowie Pos1 und Ende können Sie sich beliebig im Text bewegen.
8.11.2. Dateinamen/Pfade Bei Aufruf dieser Funktion erscheint ein Menü, in dem die Dateinamen und Pfade der Hilfsdateien von DATKASSE eingetragen werden können. Die Eintragungen können mit den üblichen Tasten editiert werden. Wenn Sie die Änderungen dauerhaft speichern wollen, dann müssen Sie die Maske mit F2 verlassen. ESC bricht die Eingabe ohne Speichern ab. Interessant ist beispielsweise das Feld Editor. Hier können Sie den Namen eines Dateieditors eintragen, den DATKASSE dann zum Bearbeiten von Dateien aufruft. Dafür kann beispielsweise der Editor von MS-DOS verwendet werden. In einem System mit MS-DOS ab Version 5.0 tragen Sie dann bitte in diesem Feld ein : C:\DOS\EDIT.COM Wenn Sie Windows95 verwenden, dann muß hier folgendes eingetragen werden: C:\WINDOWS\COMMAND\EDIT.COM
8.11.3. Grundeinstellungen
Bei dieser Funktion erscheint ein weiteres Menü, in dem Sie die Vorauswahl der Grundeinstellungen, die Sie verändern wollen, treffen müssen.
8.11.3.1. Verschiedenes
Dateiliste sortieren Dieser Schalter beeinflußt die Sortierung der Dateien bei einer Dateiauswahl, z.B. wenn ein Listenformular ausgewählt werden soll. Normalerweise ist es günstig, eine sortierte Liste auszugeben, da in diesem Fall eine bessere Übersicht gegeben ist. Wenn Sie jedoch lieber die Liste wie im DOS-Verzeichnis sehen wollen, dann schalten Sie diesen Schalter aus.
Mausbedienung Mit diesem Schalter können Sie wählen ob eine vorhandene Maus benutzt werden kann oder nicht. Wird der Schalter ausgeschaltet, dann wird der Mauszeiger unsichtbar gemacht und Sie können die Maus nicht mehr benutzen. Wenn DATKASSE keinen Maustreiber erkennt, dann ist das Einschalten ohne Wirkung. Im Programm KASSE.EXE ist keine Mausbedienung möglich.
Rasterhintergrund Mit diesem Schalter können Sie wählen, ob die Menüoberfläche mit dem Rasterhintergrund dargestellt werden soll oder nicht. Dies ist in erster Linie wohl Geschmackssache.
Farben ein/aus Hiermit können Sie entscheiden, ob DATKASSE Farben benutzen soll oder nicht. Farbige Darstellung ist natürlich nur auf einem Farbmonitor möglich. Wenn Sie eine Herkules- oder MDA-Karte verwenden bleibt, dann das Einschalten ohne Wirkung. Auf einer Farbgrafikkarte (CGA,EGA,VGA) ist es jedoch möglich auf monochrome Darstellung umzuschalten. Sinnvoll ist dies beispielsweise auf einigen Laptops. Siehe auch Kommandozeilenparameter /MONO.
Schriftartwahl vor Druck Wenn Sie diesen Schalter benutzen, dann fragt DATKASSE vor jedem Formulardruck nach der gewünschten Schriftart. Dies sollte jedoch nur im Notfall benutzt werden. Besser ist die Anpassung der Formulare.
Prüfe auf doppelten Index 1 und 2 Hier können Sie entscheiden, welche Felder von DATKASSE auf Doppelvergabe geprüft werden sollen. Sie können kein Feld, eins oder zwei Felder eingeben. Die Möglichkeit gar keine Überprüfung einzustellen sollten Sie nur in Notfällen benutzen. Zwar können durch die Doppelvergabe keine Daten verloren gehen, jedoch kann möglicherweise das Wiederauffinden erschwert wer den, da eine eindeutige Selektion nicht mehr möglich ist. Bei doppelten Artikelnummern können außerdem die statistischen Auswertungen verfälscht werden.
Signalton bei Fehler Wenn Sie diesen Schalter ausschalten, dann gibt DATKASSE bei einer Fehlermeldung keinen Signalton mehr aus. Diese Möglichkeit sollten Sie nur nutzen, wenn Ihr Lautsprecher unerträglich laut ist.
Uhrzeit ständig anzeigen Wenn Sie diesen Schalter einschalten, wird in der oberen rechten Ecke des Bildschirms die Uhrzeit ständig angezeigt. Bei rechenzeitintensiven Funktionen (z.B. komprimieren) wird die Uhr abgeschaltet. Erkennbar ist dies daran, daß die Uhr mit Grafikzeichen überdeckt wird.
(Fehler)meldungen automatisch beenden Dieser Schalter bewirkt, daß Fehlermeldungen nach Ablauf von 10 Sekunden automatisch ausgeblendet werden. Während der Wartezeit läuft ein Zähler in der Klickbox. Die Meldung kann durch RETURN oder ESC, durch Anklicken der Warte-Box oder durch Betätigen der rechten Maustaste vorzeitig beendet werden. Wenn der Schalter ausgeschaltet ist (Voreinstellung), dann müssen Sie jede Meldung bestätigen.
Mausleiste einschalten Nach Einschalten dieses Schalters wird bei einigen Operationen am linken Bildschirmrand ein Mausleiste mit den Funktionstasten eingeblendet. Durch Anklicken der entsprechenden Zeichen führt DATKASSE die der Taste zugeordnete Funktion aus.
8.11.3.2. Weiteres
Internen Editor verwenden DATKASSE enthält einen kleinen Texteditor zum bearbeiten von Konfigurationsdateien oder Formularen. Wenn dieser Schalter aktiviert wird, dann verwendet DATKASSE beim Aufruf von Funktionen, die das Editieren von Textdateien erfordern, den eingebauten Editor. Sie können aber auch im Menü Verschiedenes/Dateinamen-Pfade einen anderen DOS-Editor eintragen, z.B. den EDIT.COM, der bei MSDOS mitgeliefert wird (siehe Seite 56).
Internen Dateianzeiger verwenden DATKASSE enthält einen kleinen Dateianzeiger (Browser), mit dem kleine Textdateien oder Druckformulare angezeigt werden können. Wenn dieser Schalter aktiviert wird, dann verwendet DATKASSE den eingebauten Browser. Bei DATKASSE wird jedoch auch ein komfortabler DOS-Dateianzeiger mitgeliefert (BROWSE.COM), sodaß Sie hier nur in Ausnahmefällen den internen Anzeiger aktivieren sollten. Hilfe für Menü-Optionen ständig anzeigen Wenn dieser Schalter aktiviert ist, wird während aktiver Popup- oder Pulldown-Menüs in der letzten Zeile des Bildschirms eine ausführlichere Erklärung der Option angezeigt. Dies ist insbesondere bei der Einarbeitung hilfreich. Hinweis: Diese Funktion ist nicht in allen Versionen verfügbar.
EAN-Prüfziffer berechnen (Felder Artikelnummer und EAN-Nummer) Eine EAN-Barcode-Nummer besteht aus 7 oder 12 Zahlen plus einer Prüfziffer. Das ergibt die Länge von 8, bzw. 13 Stellen. Das Verfahren für die Berechnung dieser Prüfziffer ist genau festgelegt. Wenn Sie diesen Schalter aktivieren, dann berechnet DATKASSE automatisch die Prüfziffer und hängt sie an die Eingabe an, wenn Sie das Feld Artikelnummer, bzw. EAN-Barcode mit RETURN verlassen. Die Berechnung wird nur durchgeführt, wenn die Eingabe im Feld entweder 7 oder 12 Stellen lang ist und nur aus Ziffern besteht. Wollen Sie ausnahmsweise keine Berechnung, dann können Sie das Feld mit TAB oder der Pfeil-Runter-Taste verlassen. Hinweis: Die Berechung kann auch manuell durch Eingabe von ALT-P direkt im Feld erfolgen.
8.11.3.3. Bildschirm
Dieser Menüpunkt faßt die Bildschirmeinstellungen zusammen.
8.11.3.3.1. Farben
In dieser Maske können Sie in gewissen Grenzen die Bildschirmfarben verändern. Wählen Sie den Bereich, den Sie verändern wollen und geben Sie die Farbnummer der gewünschten Farbe ein. Ein einfacher Weg der Einstellung ergibt sich bei Betätigen der Tastenkombination STRG-F1. Mit den Pfeiltasten und RETURN können Sie nun die gewünschte Farbkombinationen auswählen. Mausbenutzer können die Farbe auch direkt anklicken. Bei einer Monochromkarte haben Sie nur eine begrenzte Auswahl an Bildschirmattributen. Mit ESC wird die Einstellung abgebrochen und der alte Wert wieder eingetragen. Falsche Eintragungen können zu merkwürdigen Ergebnissen führen. Legen Sie deshalb, bevor Sie Änderungen vornehmen, eine Sicherheitskopie der Einstellungsdatei von DATKASSE an. Diese hat den Dateinamen DAT.DFT. 8.11.3.4. Bildschirmschoner
Mit dieser Option können Sie den Bildschirmschoner von DATKASSE aktivieren. Der Bildschirmschoner schaltet nach der eingegebenen Anzahl Minuten den Bildschirm dunkel und verhindert so das Einbrennen des angezeigten Bildes. Eine 0 deaktiviert den Bildschirmschoner. Empfehlenswert sind Werte zwischen 5 und 30 Minuten. Bei abgeschaltetem Bildschirm genügt das Betätigen einer Taste, um den Bildschirminhalt wieder darzustellen. Bitte beachten Sie, daß die gedrückte Taste bereits als Eingabe ausgewertet wird. Vorzugsweise sollte daher zum Beispiel eine der Shift-Tasten oder die Alt- oder Control-Taste gedrückt werden. Wenn das Feld Animation auf Ja gesetzt wird, dann werden auf dem Bildschirm kleine Animationen dargestellt. Dies ist sinnvoll, da bei dunkelgeschaltetem Monitor oft das Abschalten des Rechners vergessen wird. Wenn im Programmverzeichnis von DATKASSE der Multimedia-Bildschirmschoner vorhanden ist, dann wird Dieser nach Ablauf der Inaktivitätszeit gestartet. Dieser Bildschirmschoner ist ein Zusatzprodukt für DATKASSE. Der Bildschirm kann in Arbeitspausen für vielfältige Werbemaßnahmen genutzt werden. Dem Multimedia-Bildschirmschoner ist ein eigenes Handbuch gewidmet. Fordern Sie bei Bedarf weitere Informationen an.
Mit Passwort können Sie einen gewissen Schutz vor unerlaubtem Zugriff bewirken. Wenn der Bildschirmschoner aktiv wird, muß nach dem Betätigen einer Taste das richtige Passwort eingeben werden. Vor dem Drücken der RESET-Taste oder STRG-ALT-Entf schützt das natürlich nicht, aber ein gewisser Schutz gegen die neugierige Putzfrau ist damit durchaus erreichbar.
8.11.4. Drucker-Einrichtung
In diesem Menü werden die Einstellungen für Ihren Drucker vorgenommen.
8.11.4.1. Einstellungen zeigen
Nach Auswahl dieser Option zeigt DATKASSE Informationen zum aktuellen Treiber wie zum Beispiel Name und Version des Treibers, unterstützte Druckermodelle, usw.. Nach einem Tastendruck befinden Sie sich wieder im Menü.
8.11.4.2. Treiberauswahl
Nach Auswahl dieser Option können Sie Ihr Druckermodell aus einem Fenster auswählen. In diesem Fenster können Sie sich mit den üblichen Tasten bewegen. Nach Betätigen der Kombination ALT-I wird der zum aktuellen Druckermodell zugehörige Treiber angezeigt. Wählen Sie ein Druckermodell mit RETURN aus und bestätigen Sie die Abfrage. Der neue Treiber ist nun dauerhaft installiert. Mit ESC können Sie die Auswahl abbrechen.
8.11.4.3. Verschiedenes
In dieser Maske sind Änderungen nur in Ausnahmefällen erforderlich, beispielsweise, wenn der Drucker keinen IBM-Zeichensatz hat.
Drucker-Zeichensatz Mit dieser Einstellung geben Sie an, welchen Zeichensatz Ihr Drucker verwendet. Mögliche Eingaben sind 1 (IBM), 2 (Roman 8), 3 (Epson) und 4 (Spezial).
Kopienanzahl Hier können Sie die Kopienanzahl eintragen, die DATKASSE beim Formulardruck standardmäßig vorschlägt. Die Vorgabe kann vor dem Drucken überschrieben werden. Möglich sind Eingaben zwischen 1 und 20.
Wenn Sie eine 0 eintragen, dann überspringt DATKASSE beim Drucken die Abfrage und druckt immer genau 1 Formular.
8.11.4.4. Laserdrucker-Einstellungen
In dieser Maske können Sie verschiedene laserdruckerspezifische Einstellungen vornehmen. Beispielsweise wird der Seitenrand bei Laserdruckern völlig anders eingestellt wie bei einem Matrixdrucker. Alle Einstellungen beziehen sich auf HP-kompatible Laserdrucker (alle Modelle).
Lasersequenzen benutzen Diese Feld sollten Sie nur mit ja beantworten, wenn Sie einen Laserdrucker verwenden.
Randsequenz Dieses Feld enthält die Steuersequenz zur Randeinstellung bei einem Laserdrucker. An der Stelle, an der die Anzahl der Spalten erwarten wird, müssen Sie als Platzhalter 2 Leerzeichen eingeben. Die Sequenz für HP-kompatible Drucker lautet : ^[&a L (mit 2 Leerzeichen innerhalb der Sequenz)
8.11.5. Speichererweiterung
DATKASSE unterstützt Speichererweiterungen nach dem XMS- und dem EMS-Standard. Bei Bedarf lagert DATKASSE seine Overlays (bestimmte Programmteile) in diesen Speicher anstelle auf der Festplatte aus. Dadurch ergibt sich eine beträchtliche Steigerung der Verarbeitungsgeschwindigkeit, da die Overlays nicht von der Festplatte, sondern direkt aus dem Speicher nachgeladen werden können.
Bei Verwendung von XMS können auch noch weitere Bestandteile des Programms dort gespeichert werden.
Hinweis Wenn beide Schalter gesetzt sind, versucht DATKASSE zuerst das EMS zu benutzen und dann Extended Memory. Es wird immer nur eine von beiden Erweiterungen genutzt.
8.11.5.1. EMS-Speicher für Overlays
DATKASSE verwendet, wenn vorhanden, Erweiterungsspeicher nach LIM 3.2 oder LIM 4.0 (EMS) zum Speichern der Overlays.
8.11.5.2. XMS-Speicher für Overlays
DATKASSE verwendet,wenn vorhanden, XMS-Speicher zum Speichern der Overlays. Davon unabhängig benötigt DATKASSE für viele weitere Funktionen zwingend XMS-Speicher. Der Betrieb des Programms ganz ohne XMS-Speicher ist also nicht möglich !
Hinweis Da es sehr viele Programme auf dem Markt gibt, die Extended Memory belegen, dies aber dem Betriebssystem nicht mitteilen, ist dieser Schalter mit Vorsicht zu benutzen.
Aus Sicherheitsgründen wird, wenn die Belegung von Extended Memory fehlgeschlagen ist, das Programm sofort verlassen. Rufen Sie in diesem Fall DATKASSE beim nächsten Start mit der Option /EXT- auf, um die Belegung von Extended Memory zurückzusetzen. Diese Art der Speichernutzung ist nicht kompatibel zu den DOS-Boxen von Windows95 und OS/2. Soll DATKASSE in einem dieser Betriebssysteme eingesetzt werden, dann muß dieser Schalter ausgeschaltet sein.
8.11.6. Listengenerator
In diesem Fenster werden die Grundeinstellungen des Listengenerators eingetragen. Von Bedeutung sind diese Eingaben für die Funktion Listenformular erzeugen (siehe Seite 226). Mit Rand legen Sie die Grundeinstellung des linken Randes fest. Im erzeugten Formular kann diese Einstellung natürlich jederzeit geändert werden. Gleiches gilt für Zeilen pro Seite. Nach der eingegebenen Zeilenanzahl bricht DATKASSE die Seite um und druckt den Kopfbereich neu aus. Bedenken Sie, daß ein DIN-A-4-Blatt zwar 72 Zeilen hat, diese aber im Allgemeinen nicht alle vom Drucker genutzt werden können. Die Defaulteinstellung ist 67 Zeilen. Auf Laserdruckern muß diese meist durch 64 ersetzt werden. Das Strichzeichen wird nur für die Trennlinien benutzt. Wenn Ihr Drucker keinen IBM-Zeichensatz hat, dann müssen Sie den ASCII-Code für das Minuszeichen, d.h. 45, hier eingeben. Mit Tausender-Punkt bei INT legen Sie fest, ob der Listengenerator bei Integer (ganzen) Zahlen Tausender-Punkte einsetzen soll. Aus 123425 wird dann also 123.425. Gerade bei großen Zahlen verbessert dies die Übersicht beträchtlich. Wenn das Feld INT rechtsbündig drucken auf Ja gesetzt wird, werden Integer-Zahlen beim Listendruck rechtsbündig formatiert.
8.11.7. Modem
In diesem Menü werden die Grundeinstellungen für das Modem eingegeben. Wenn Sie kein Modem haben, dann brauchen Sie diese Einstellungen nicht zu beachten. Voraussetzung für die Funktion ist, daß das Modem Hayes-kompatibel ist. Die Einstellungen für Anwahlsequenz und Auflegesequenz brauchen Sie nicht zu ändern. Schnittstelle gibt an, an welcher seriellen Schnittstelle das Modem angeschlossen ist. Dabei bedeutet 1 = COM1 und 2 = COM2. Geben Sie im Feld Fernwartung Ja ein, wenn Sie das optional erhältliche Fernwartungsmodul installiert haben und das System in Fernwartung Bereitschaft versetzen wollen. Wenn das Modul nicht installiert ist, verursacht die Eingabe von Ja Verzögerungen beim Programmablauf. Setzen Sie sich gegebenenfalls mit uns in Verbindung, wenn Sie weitere Informationen benötigen. Das Feld Amt holen ist nur von Bedeutung, wenn Sie eine Telefonanlage betreiben, bei der für ein Amtgespräch eine bestimmte Ziffer oder Ziffernfolge vorgewählt werden muß. Wenn Ihre Anlage beispielsweise das Vorwählen einer Null benötigt, dann geben Sie in dieses Feld eine Null ein. Durch Nachstellen eines oder mehrerer Kommas können Sie erreichen, daß das Modem nach dem Vorwählen eine Pause von jeweils einer Sekunde pro Komma einlegt. Dies kann notwendig sein, wenn Ihr Modem das Amtfreizeichen nicht einwandfrei erkennt.
Die folgenden Einträge sind nur von Bedeutung, wenn Sie ein Telefon von TELEINT installiert haben (z.B. ComputerFon). Nähere Hinweise finden Sie in der Datei TELEINT.DOK im Verzeichnis DOKU.
Versuche Hiermit legen Sie fest, wie oft DATKASSE eine Wahlwiederholung durchführen soll, wenn der Anschluß besetzt ist. Bei einer Gruppenwahl wird jeder Wählvorgang mitgezählt.
Wählpause Hiermit legen Sie fest, wieviel Sekunden Pause zwischen jedem Wählvorgang eingelegt werden sollen. Setzen Sie diesen Wert nicht kleiner als 15 bis 20 Sekunden, da ansonsten beim vierten Wählversuch innerhalb einer Minute das ComputerFon in den Fehlerzustand wechselt und die Wahl abbricht. Sie wissen schon: Die Telekom hat was gegen Dauerwähler. Mehr als 3 Versuche an die gleiche Nummer innerhalb einer Minute ist nicht erlaubt, deshalb blockiert die Firmware des ComputerFons solche Versuche.
8.11.8. Fakturierung
In diesem Menü sind sämtliche Einstellungen zusammengefaßt, die den Bereich Fakturierung betreffen.
8.11.8.1. Einstellungen 1 und 2
Prüfe auf doppelte Rechnungsnummer Wenn dieser Schalter gesetzt ist, überprüft DATKASSE bei der Eingabe der Rechnungsnummer, ob diese schon einmal vergeben wurde. Überprüft werden die letzten 500 Eingaben. Mit einer kleinen Zeitverzögerung ist dabei zu rechnen. Bei Doppelvergabe erhalten Sie eine Meldung, die Sie mit RETURN bestätigen müssen. Dieser Schalter ist prinzipiell ohne Bedeutung, wenn Sie die Belegnummern automatisch vergeben lassen (siehe nächster Punkt).
Automatische Vergabe der Rechnungsnummer DATKASSE vergibt die Rechnungsnummern automatisch, wenn Sie diesen Schalter einschalten. Im Programm KASSE.EXE werden Belegnummern immer automatisch vergeben.
Automatische Vergabe der Gutschriftsnummer DATKASSE vergibt die Gutschriftsnummer automatisch, wenn Sie diesen Schalter einschalten.
Bruttobeträge Wenn dieser Schalter gesetzt ist, dann werden in der Offene-Posten-Liste und bei den Kundenumsätzen Bruttobeträge ausgegeben. Dieser Schalter ist nur für einige Spezialversionen von DATKASSE von Bedeutung. Ändern Sie diesen Schalter keinesfalls auf Nettobeträge !
Lagerartikel automatisch ausbuchen Die in einer Rechnung verwendeten Lagerartikel werden automatisch ausgebucht, wenn dieser Schalter eingeschaltet ist.
Mindest-/Nullbestandwarnung Dieser Schalter ist nur in Verbindung mit Lagertikel automatisch ausbuchen wirksam. Beim Ausbuchen eines Artikels erfolgt eine kurze Meldung, wenn der Mindestbestand unterschritten oder Bestand Null erreicht wird.
Rechnungsnummer kann nicht geändert werden Nach Setzen dieses Schalters kann eine vorgegebene Rechnungsnummer nicht mehr geändert werden. Verwenden Sie diesen Schalter nur in Verbindung mit Automatische Vergabe der Rechnungsnummer.
Bei der ersten Benutzung von DATKASSE muß dieser Schalter ausgeschaltet sein, damit Sie die erste Rechnungsnummer eingeben können. Bei der Netzwerkversion ist dieser Schalter immer aktiv, um Doppelvergabe von Belegnummern auszuschließen.
Eingabe der Mahngebühren beim Drucken{SETQ Mahngebühren}
Wenn eine Mahnung gedruckt wird, setzt DATKASSE normalerweise die in
MAHNUNG.CNF definierten Mahngebühren ein. Wenn Sie die Mahngebühren
bei jeder Mahnung selbst festlegen wollen, setzten Sie diesen Schalter
auf Ein. DATKASSE fragt nun bei jeder Mahnung, wie hoch die
Mahngebühren sind. Dabei wird der Wert aus der Datei MAHNUNG.CNF
vorgeschlagen.
Lagerbewegung protokollieren Wenn Sie diesen Schalter aktivieren, wird jede Lagerbewegung (Zu- bzw. Abgänge, Rechnungen) protokolliert. Dieser Schalter sollte nur in Ausnahmefällen ausgeschaltet werden. Mit der Option zum Ausdrucken des Protokolls können alle Lagerbewegungen nachvollzogen werden (siehe Option Protokoll drucken auf Seite 113).
Abfrage Umsatz/Formular speichern unterdrücken Vor dem Druck von Rechnungen, Lieferscheinen und Gutschriften fragt DATKASSE, ob die Daten gespeichert werden sollen. Diese Abfrage mit Nein zu beantworten ist prinzipiell nur dann sinnvoll, wenn Sie Proberechnungen drucken wollen oder beispielsweise einen Lieferschein nicht speichern wollen, weil dieser mit Sicherheit später nicht mehr benötigt wird. Wenn dieser Schalter gesetzt wird, unterdrückt DATKASSE die Abfrage zum Speichern des Formulars. Alle Belege werden also immer gespeichert.
Preiseingabe bei Lieferscheinen möglich Normalerweise können Sie bei Lieferscheinen keine Preise eingeben, da der Cursor diese Felder überspringt. Nach Setzten dieses Schalters wird die Sperre deaktiviert, d.h. Preiseingabe ist nun möglich.
Abfrage Postfach oder Adresse Diese Möglichkeit wird in der aktuellen Version von DATKASSE nicht unterstützt.
Einnahmen-Datenbank ebenfalls ändern Dieser Schalter betrifft nur eine Sonderversion von DATKASSE. Er ist bei der Standard-Version ohne Bedeutung.
Kreditlimit prüfen Wenn dieser Schalter gesetzt ist, dann wird bei jeder Rechnung geprüft, ob der Kunde sein Kreditlimit überschritten hat.
Immer Kunden-VK, wenn vorhanden Normalerweise verwendet DATKASSE nur den Kunden-VK, wenn in der Stammaske des Kunden als VK-Preis Kunden-VK eingegeben wurde. Wenn Sie diesen Schalter aktivieren, verwendet DATKASSE immer den Kunden-VK. Dies hat zur Folge, daß bei nicht vorhandenem Kunden-VK gar kein Preis eingesetzt wird.
Lager-EK-Preis beim Blättern verbergen Wenn Ihnen des öfteren ein Kunde über die Schulter schaut, möchten Sie vermutlich nicht Ihre EK-Preise offen legen. Mit diesem Schalter können Sie bewirken, daß der EK-Preis beim Blättern im Lager ausgeblendet wird. Diese Ausblendung ist auch wirksam, wenn in der Rechnungsmaske ein Lagerartikel über ein Wildcard ausgewählt werden soll und dann mit ALT-I der komplette Datensatz angezeigt wird.
VK1 + VK2 beim Blättern verbergen Hier gilt analog zur vorherigen Erklärung das gleiche für die Felder VK-Preis 1 und VK-Preis 2. Wenn beide Schalter aktiviert werden, ist nur noch das Feld VK-Preis 3 lesbar.
Barcode bei Neueingabe/Zugang vorbereiten Bei der Neuanlage eines Lagerartikels und beim Lagerzugang wird automatisch ein Barcode-Etikett (oder mehrere, je nach Stückzahl) vorbereitet. Die vorbereiteten Etiketten können dann in einem Durchgang ausgedruckt werden (erfordert Barcode-Druckmodul, siehe auch Seite 125).
8.11.8.2. Zusatztexte
In der erscheinenden Maske können Sie die 10 möglichen Zusatztexte der Fakturierung verändern oder neu eingeben. Die maximale Länge pro Zeile beträgt 78 Zeichen. Die Anzeige rollt bei Bedarf. Mit F2 oder durch Verlassen des letzten Feldes mit RETURN werden die Änderungen gespeichert. ESC bricht wie üblich ab, ohne die Änderungen zu speichern. Diese Texte können Sie bei der Rechnungserstellung einfach durch Auswahl der Nummer verwenden.
8.11.8.3. Zahlungsbedingungen
In dieser Maske können Sie bis zu 10 Zahlungsbedingungen eingeben. Mit den Tasten Bild hoch/runter können Sie in den Bedingungen blättern. Die aktuelle Nummer wird in der rechten oberen Fensterecke angezeigt. F2 speichert die gemachten Änderungen ab. Text 1 ist die Überschrift. Standardmäßig steht hier Zahlungsbedingungen. Denkbar wäre auch Unsere Rechnungen sind zahlbar:. Mit Text 2 können Sie Zahlungsbedingungen definieren, die sich nicht in das unten beschriebene Schema setzen lassen. Hier könnte zum Beispiel Betrag dankend per Nachnahme erhalten oder Betrag per Vorkasse erhalten stehen. Wenn diese Zeile einen Text enthält, werden die Tages- und Prozentangaben dieser Zahlungsbedingung beim Druck ignoriert. Ansonsten erhält jede Zahlungsbedingung einen Tages- und einen Prozentwert. Mit dem Tageswert geben Sie die Tage bis zur Fälligkeit ein. Der Prozentwert gibt den Rabatt bei Erfüllung der Bedingung an. Das Feld Text wird über der Zahlungsbedingung in der Rechnung gedruckt. Beispiel Zahlungsbedingung 14 Tage 2 % Skonto, 30 Tage netto. Die Werte lauten hierfür : Tage 1 = 14 Skonto 1 = 2 Tage 2 = 30 Skonto 2 = 0
Wenn alle Felder den Wert 0 enthalten und das Feld Text 2 leer ist, dann wird in der Rechnung der Text sofort netto gedruckt.
8.11.8.4. Formular-Design
Mit Hilfe dieser Funktion können Sie Ihre Formulare für Rechnungen, Lieferscheine, usw. entwerfen. Zu diesem Zweck wird der im Menü Verschiedenes/Dateinamen-Pfade eingetragene Editor gestartet. Zuvor können Sie das gewünschte Formular aus einer Liste auswählen. Weitere Informationen zu den Formularen finden Sie auf Seite 208.
8.11.8.5. Verschiedenes
Diese Maske enthält die Einstellungen für die Währung sowie die Mehrwertsteuersätze.
Mehrwertsteuer-Basissatz Geben Sie hier den Basissatz der aktuell gültigen Mehrwertsteuer ein. Dieser Wert wird beim Schreiben einer Rechnung vorgeschlagen, kann jedoch überschrieben werden. F2 speichert die Änderungen ab.
Reduzierter Mehrwertsteuersatz In diesem Feld können Sie den Wert für den reduzierten Mehrwertsteuersatz eingeben, der zur Zeit für Bücher, die meisten Lebensmittel, usw. gilt.
Index 0/1 verwenden Dieses Feld enthält die Nummer der Lager-Indexdatei, die bei der Belegerstellung (Rechnung, Lieferschein, usw.) als Voreinstellung geladen werden soll. 0 bedeutet, daß nach der Artikelnummer eingesetzt, bzw. gesucht wird, 1 bedeutet Kurzbezeichnung. Dies ist auch von Bedeutung, wenn Sie Wildcards zum Auswählen der Artikel verwenden. Wollen Sie also beispielsweise immer nach der Kurzbezeichnung bei der Belegerstellung suchen, dann geben Sie hier eine 1 ein. Vergessen Sie anschließend nicht, die Änderung mit F2 abzuspeichern. Unabhängig von der Voreinstellung kann mit ALT-I in der Erfassungsmaske beliebig hin- und hergeschaltet werden.
Währungs-String In diesem Feld wird der Währungs-String eingegeben. Dieser wird beim Listendruck (z.B. Buchungsliste) und bei vielen weiteren Funktionen verwendet, um die benutzte Währung darzustellen. Lediglich in den Druckformularen (Rechnung, Gutschrift, usw.) müssen Sie mit einem Editor die verwendete Währung per Hand eintragen.
8.11.9. Barcode-Druck
Hier geben Sie die Voreinstellungen für den Barcode-Druck ein. Bitte beachten Sie, daß der Barcode-Druck ein Zusatzmodul von DATKASSE ist. Sie legen in dieser Maske den Barcode-Typ, das Etiketten-Layout, Druckerschnittstelle und den Druckertyp fest. Auch einen Offset (Verschiebung des gesamten Druckbildes) in horizontaler und vertikaler Richtung können Sie hier vorgeben. Diese Einstellung ist jedoch nur bei Laser- und Deskjetdruckern relevant. In den meisten Feldern können Sie * eingeben, um Ihre Auswahl in einer Liste zu treffen (z.B. Layout, Druckertreiber, Barcodetyp). Die Eingaben werden wie üblich mit F2 gespeichert.
Druckertreiber (* für Auswahl) SDJ HP Deskjet u. kompatible LJ HP Laserjet u. kompatible ESC24 Epson 24 Nadel IBM24 IBM 24 Nadel ESC8 Epson 9 Nadel IBM8 IBM 9 Nadel
Layout-Datei (* für Auswahl) Nummer der Layoutdatei
Barcode-Type (* für Auswahl) CODE39 Code39 (alphanumerisch) EAN8 EAN 8-stellig (7 + Prüfziffer) EAN13 EAN 13-stellig (12 + Prüfziffer) UPCA UPC Typ A UPCE UPC Typ E INDUSTRIAL Industrial INTER Interleaved 2of5
Horizontaler Offset Mit dieser Eingabe haben Sie die Möglichkeit, den gesamten Druckbereich nach rechts zu verschieben. Damit können Sie eine Anpassung an den Druckbereich Ihres Druckers eingeben. Die Eingabe erfolgt in Pixeln (4 Pixel = ca. 1 mm). Diese Einstellung ist nur bei Laser- und Deskjetdruckern von Bedeutung.
Vertikaler Offset Mit dieser Eingabe haben Sie die Möglichkeit, den gesamten Druckbereich nach unten zu verschieben. Damit können Sie eine Anpassung an den Druckbereich Ihres Druckers eingeben. Die Eingabe erfolgt in Pixeln (4 Pixel = ca. 1 mm). Diese Einstellung ist nur bei Laser- und Deskjetdruckern von Bedeutung.
Frage Start-Zeile vor Druck Diese Einstellung ist bei A4-Etikettenbögen recht praktisch. Wenn Sie hier Ja eingeben, dann fragt das Programm vor jedem Druckauftrag die Startreihe des Bogens ab. Geben Sie vor dem Druck dann z.B. 3 ein, wenn auf dem Bogen die ersten beiden Reihen bereits verwendet wurden. Insbesondere bei Deskjet-Druckern sollten Sie aber genau zählen, da ansonsten durch das Drucken auf einen leeren Trägerbogen eine Verschmutzung des Druckers eintreten kann.
Feld als Barcode drucken Geben Sie hier die Feldnummer ein, die als Barcode gedruckt werden soll. I.A. ist die 0, d.h. die Artikelnummer.
Textgröße Hier können Sie festlegen, in welcher Größe Textfelder unter den Barcode gedruckt werden sollen. 8 ist die Größte, 16 die kleinste Schrift. Bei einer Schriftgröße von 16 ist sichergestellt, daß der Text immer auf das Etikett paßt. Bei größeren Schriften kann es passieren, daß der Text auf das nebenstehende Etikett läuft.
8.11.10. Artikel-Gruppen
In dieser Maske können Sie für bis zu 999 Artikel-Gruppen einen Namen vergeben. Jeden Artikel können Sie einer Gruppe zuordnen (Feld Gruppe). Die Artikel-Gruppen werden beispielsweise für Gruppen-Preisänderungen verwendet (siehe Seite 104).
Hinweis Die Artikelgruppen sind völlig unabhängig von den Warengruppen.
8.11.11. Kalkulations-Faktoren
In dieser Maske werden die Vorbelegung für die Kalkulations-Faktoren eingeben. Die Preiskalkulation können Sie mit ALT-K im Blättern-Modus der Lager-Datenbank aufrufen. Geben Sie die Faktoren für die drei VK-Preise ein. Das Programm rechnet nach verlassen der Maske mit F2 den EK-Preis mal dem Faktor und addiert anschließend noch die Mehrwertsteuer, damit das Ergebnis als Bruttobetrag erscheint. Das Ergebnis wird sofort in die Datenbank geschrieben. Wenn Sie einen der VK-Preise bei der Kalkulation unverändert lassen wollen, dann lassen Sie das entsprechende Faktoren-Feld leer oder geben 0,0 ein. Für eine korrekte Funktion der Kalkulation muß der EK-Preis und das MwSt.-Kennzeichen für diesen Artikel richtig eingegeben sein.
8.11.12. EURO-Einstellungen
EURO Einführung Geben Sie hier das Datum der allgemeinen EURO-Einführung ein. Gemeint ist hier nicht die Einführung der neuen Scheine und Münzen (die erst später erfolgt) sondern der allgemeine EURO-Start mit Festlegung der Wechselkurse, usw. Ab diesem Zeitpunkt können Sie verschiedene Funktionen, die den Wechselkurs benötigen, im Programm ausführen. Sie können jedoch noch nicht in EURO kassieren. Hinweis: Das Ändern des EURO-Starttermins auf ein Datum vor dem 01.01.99 ist nicht möglich, da dies die Datenspeicherung im laufenden Betrieb (mit DM) verfälschen würde.
Gleitphase ab Dieses Datum bestimmt den Beginn der Gleitphase. Während dieser Zeit sind beide Währungen im Umlauf. Ein Kunde kann bei Ihnen mit DM oder EURO zahlen. Die Gleitphase wird vorraussichtlich 6 bis 12 Monate dauern.
Gleitphase bis Das Ende der Gleitphase.
Umrechnungskurs Der Umrechnungskurs wird bei der EURO-Einführung festgelegt und nicht mehr verändert. Bitte tragen Sie diesen hier ein. Der Wert darf später nicht mehr verändert werden.
Beide Preise während der Gleitphase Setzen Sie diesen Schalter auf Ja, wenn auf dem Kundenbeleg beide Preise (EURO und DM) ausgedruckt werden sollen. Ansonsten wird nur die Währung ausgedruckt, in der fakturiert wird.
Beide Summen während der Gleitphase Ist dieser Schalter aktiviert, dann wird auf dem Kundenbeleg nur die Summe in EURO und DM ausgedruckt. Abschluß in EURO während der Gleitphase Wenn Sie diesen Schalter aktivieren, dann wird der Abschluß in EURO ausgeführt. Diese Wahlmöglichkeit besteht nur während der Gleitphase.
Kassieren wahlweise während der Gleitphase Ist dieser Schalter aktiviert, dann können Sie während der Gleitphase wahlweise in EURO oder DM kassieren. Dieser Schalter sollte nur in Ausnahmefällen ausgeschaltet werden (z.B. bri verschiedenen Kassen für EURO und DM).
2 Schubladen für EURO/DM Mit diesem Schalter können Sie festlegen, ob für den EURO und DM verschiedene Kassenladen vorhanden sind. Je nachdem, in welcher Währung kassiert wird, öffnet sich die Schublade für DM oder EURO.
8.12. Datenbank einrichten
Wenn Sie diese Option anwählen, dann erscheint ein Popup-Menü, in dem Sie alle von der Menüzeile erreichbaren Datenbanken neu einrichten können. Wenn Sie die Sicherheitsabfrage mit Ja beantworten, dann werden alle Daten der betreffenden Datenbank gelöscht. Mit ESC können Sie abbrechen. Benutzen Sie diese Funktion also mit Vorsicht, um Datenverlust zu vermeiden. Prinzipiell ist diese Funktion nur beim ersten Start von DATKASSE sinnvoll, da zu diesem Zeitpunkt noch keine der Datenbanken initialisiert ist.
Hinweis Nach Ausführung dieser Option sind die Daten der ausgewählten Datenbank unwiderruflich verloren !
8.13. Datenbank-Statistik
Wenn Sie diese Option auswählen, erhalten Sie statistische Daten über die Datenbanken von DATKASSE. Angezeigt werden die Anzahl der gespeicherten Datensätze, wieviel Datensätze seit der letzten Datenkompression zum Löschen markiert wurden und ob sich die Datei in sortiertem Zustand befindet oder nicht. Bitte verlieren Sie bei der Anzeige nicht die Geduld. Da zum Anzeigen der zum Löschen markierten Datensätze alle Indexdateien gelesen werden müssen, ist speziell bei großen Datenbanken mit einer gewissen Wartezeit zu rechnen.
8.14. Maskengenerator
8.14.1. Maskenreport
Einen Maskenreport benötigen Sie zum Beispiel, wenn ein Listenformular per Hand verändert werden soll. Der Report enthält alle relevanten Daten der Maske wie Feldnamen und Nummern, deren Länge, Feldtyp, usw. Die erste Spalte zeigt die Feldnummer. In der zweiten Spalte steht die Feldbezeichnung. Notwendig ist diese für das Einsetzen der Adresse in Formulare in Verbindung mit dem Formulargenerator. Es folgt die Feldgröße, wobei der erste Wert den verfügbaren Platz in der Maske angibt und der zweite die Feldgesamtlänge. Dies gilt jedoch nicht für Memofelder. Hier ist der erste Wert die Länge einer Zeile und der Zweite steht für die verfügbare Anzahl Zeilen in der Maske. Nun folgt der Typ des Feldes. Der Feldtyp regelt, welche Eingaben in diesem Feld erlaubt sind und welche nicht. Auf Seite 94 finden Sie eine Liste der möglichen Feldtypen. Die nächste Spalte bezeichnet die x-y-Position des Feldes in der Maske. Dazu sind wohl keine weiteren Erklärungen notwendig. Die Spalte Index gibt an, ob es sich bei dem betreffenden Feld um ein Indexfeld handelt. In der letzten Spalte finden Sie die Position in der Eingabereihenfolge aller Felder.
8.14.2. Datenstruktur konvertieren
Bei Erweiterungen einer Maske ist es notwendig, die Struktur zu konvertieren, da die Datensatzlänge sich bei erhöhter oder verringerter Feldanzahl verändert. Dies ist beispielweise manchmal bei Updates der Fall. Um neue Funktionen in DATKASSE zu integrieren, benötigen wir manchmal auch neue Felder in den einzelnen Datenbanken. Zusammen mit dem Update erhalten Sie dann eine Anleitung für die Datenkonvertierung, die Sie bitte genau befolgen.
Nach Auswahl der Option müssen Sie die Quell- und die Zielmaskdatendatei und die Datenbanknummer eingeben. Die Zählung der Datenbanknummern beginnt bei 1, d.h. die Kundendatenbank hat die Nummer 1, die Lieferantendatenbank die 2 und das Lager die 3. Bevor eine Konvertierung vorgenommen werden kann, müssen Sie DATKASSE mitteilen, welche alten Feldnummern mit den neuen Feldnummern korrespondieren. Dies geschieht mit einer Konfigurationsdatei, nämlich mit CONV_DB.CNF. Normalerweise muß an dieser Datei keine Änderung vorgenommen werden. Bei einem Update erhalten Sie gegebenenfalls diese Datei mitgeliefert, falls eine Konvertierung dies erforderlich macht.
Die folgende Anleitung ist für den fortgeschrittenen Anwender vorgesehen. Für alle Standardfunktionen von DATKASSE ist keine Konvertierung der Daten erforderlich. Bei Veränderungen an den mitgelieferten Masken können wir keine Garantie für die Funktionsfähigkeit aller Optionen von DATKASSE übernehmen.
Die Datei CONV_DB.CNF enthält für jedes Feld der Ursprungsmaske einen Eintrag, der sich wie folgt zusammensetzt :
Ursprungsfeld Komma Zielfeld
Es können nur Felder gleichen Typs zugeordnet werden. Die Feldlänge kann jedoch differieren. Bei kleinerer Feldlänge werden längere Feldinhalte abgeschnitten. Diese Möglichkeit sollte also mit Vorsicht benutzt werden.
Nehmen wir an, Sie wollen die Kundendatenbank konvertieren. Als Quelldatei geben Sie also KUNDEN.MSK und als Zieldatei zum Beispiel KUNDKAS3.MSK ein, je nachdem wie Sie die neue Maskendatendatei genannt haben. Die Datenbanknummer wäre in diesem Fall 1. Das Konvertieren darf keinesfalls abgebrochen werden. Hunderprozentiger Datenverlust ist die Folge. Legen Sie möglichst vor Benutzung dieser Funktion eine Sicherheitskopie der Datendateien an (siehe Option Datensicherung auf Seite 205).
8.15. Werte speichern
Alle eingestellten Werte werden in der Datei DAT.DFT oder einer Datei Ihrer Wahl gesichert. Diese Einstellungsdatei können Sie DATKASSE.EXE als Parameter übergeben. Der Programmaufruf würde dann folgendermaßen aussehen:
DATKASSE DATNEU.DFT ... weitere Parameter
Hinweis Wenn Sie eine der Einstellungsmasken mit F2 verlassen, werden ebenfalls sämtliche Einstellungen gesichert.
8.16. Makros
Bitte lesen Sie auf Seite 230 weiter.
8.17. Zusatzfunktionen
Hier sind einige Problemlöser zusammengefaßt.
8.17.1. Datensatz entlöschen
Diese Funktion kann einen gelöschten Datensatz wieder benutzbar machen. Voraussetzung dafür ist, daß seit dem Löschen nicht die Funktion Komprimieren aufgerufen wurde. Wie bereits an anderer Stelle in diesem Handbuch beschrieben, löscht DATKASSE beim Aufruf der Funktion Datensatz löschen den Datensatz nicht physikalisch, sondern markiert ihn lediglich zum Löschen. Mit den üblichen Kommandos wie Blättern, Suchen, usw. können Sie danach nicht mehr auf den Datensatz zugreifen. Nach Aufruf von Komprimieren werden die zum Löschen markierten Datensätze auch physikalisch gelöscht. Wenn Sie nun aus Versehen einen Datensatz gelöscht haben sollten, können Sie ihn mit der im folgenden beschriebenen Funktion wieder entlöschen. Nach Aufruf der Funktion geben Sie bitte die Datenbank-Nummer ein. Die Zählung beginnt bei 1, d.h. die Kundendatenbank hat die Nummer 1. DATKASSE durchsucht nun die gesamte Datei nach zum Löschen markierten Datensätzen und bietet diese in einem Fenster zur Auswahl an. Durch Selektion mit den Pfeiltasten und RETURN können Sie den gewünschten Datensatz entlöschen.
8.17.2. Modem zurücksetzen
Nach Auswahl dieser Option wird das angeschlossene Modem zurückgesetzt, d.h. es erhält einen RESET-Code. Dies kann dann erforderlich sein, wenn das Modem nicht korrekt aufgelegt hat.
8.17.3. Datendatei reparieren
Diese Option gibt Ihnen die Möglichkeit, die Konsistenz einer Datendatei prüfen zu lassen. Einige der möglichen Fehler (z.B. inkonsistenter Datensatzzähler) kann DATKASSE selbst reparieren. Geben Sie nach Aufruf der Funktion die zu prüfende Datenbank-Nummer ein. Bei einem Fehler durch einen Festplattenschaden oder ähnliches ist jedoch keine automatische Reparatur möglich. Sollten dadurch wichtige Daten verloren gehen, so können wir in unserem Hause gegen Berechnung eine Rettung aller noch vorhandener Daten versuchen. Rufen Sie uns gegebenfalls an.
8.18. Datensicherung
Diese Funktion von DATKASSE können Sie benutzen, um Ihre Daten zu sichern. Das Programm sichert alle Daten- und Indexdateien, Konfigurationsdateien, Rechnungs- und Buchungsdaten und die Programmeinstellungen. Zum Sichern wird der Komprimierer ARJ eingesetzt. Dazu muß sich dieser im Suchpfad Ihres Systems befinden. Sie können ihn aber auch in das Verzeichnis von DATKASSE kopieren. Normalerweise wird dies bereits durch das Installationsprogramm von DATKASSE erledigt. Sie können ein beliebiges Laufwerk zum Sichern eingeben (auch Fest- oder Wechselplatten). Durch den hohen Komprimierungsgrad bei Datendateien genügt jedoch meist eine einzige Diskette für die Sicherung. Da der Komprimierer ein amerikanisches Programm ist, fordert er Sie auf englisch auf, die jeweils nächste Diskette einzulegen. Beantworten Sie dieses Frage also mit einem Y für Yes und RETURN. Während der Sicherung können Sie mit STRG-C abbrechen.
Hinweis Ersetzen Sie den ARJ nicht durch eine deutsche oder neuere Version, da dann die Sicherung nicht mehr funktioniert. 8.18.1. Daten wiederherstellen
Dies ist die Umkehrfunktion der Datensicherung. Zusätzlich können Sie hier selektiv die Dateigruppen auswählen, die Sie wiederherstellen wollen. Auch hier kann vor Beginn des Rückspeicherns mit ESC und während des Rückspeicherns mit STRG-C abgebrochen werden.
Hinweis Alle ausgewählten Dateien werden ohne Rückfrage zurückgespeichert und überschreiben dabei die evtl. vorhandenen Datendateien, Formulare oder Konfigurationsdateien.
8.19. Netzwerkfunktionen
Diesen Menüpunkt gibt es nur in der Netzwerkversion von DATKASSE. Notwendig ist eine dieser Optionen zum Beispiel nach einem Systemabsturz oder ähnlichen Schwierigkeiten, die sich in einem Netzwerk nie ganz vermeiden lassen. Verwenden Sie diese Funktionen nur dann, wenn eindeutig eine Fehlfunktion vorliegt. Die Meldung Dieser Datensatz ist gerade in Benutzung kommt im Allgemeinen daher, daß gerade ein anderen Benutzer den Datensatz bearbeitet. Vielleicht ist dieser Benutzer gerade zur Kaffeepause gegangen ohne die Änderung des Datensatzes abzuschließen. Solange ist nämlich dieser Datensatz für die anderen Benutzer gesperrt. Stellen Sie also sicher, daß das Problem nicht aus dieser Richtung kommt. Falls Sie die Anmerkungen zur Netzwerkversion auf Seite 13 bisher noch nicht gelesen haben, so holen Sie dies jetzt nach.
8.19.1. Datenbank entsperren
Geben Sie die Nummer der Datenbank ein, die Sie entsperren wollen. Die Numerierung beginnt mit 1, d.h. die Kundendatenbank hat die Nummer 1.
8.19.2. Datensatz entsperren
Geben Sie die Nummer der Datenbank und die Index-Nummer des Datensatzes ein, den Sie entsperren wollen. Diese Nummer steht im Blättern-Modus am oberen Maskenrand hinter dem Text Ind:. Notieren Sie sich gegebenenfalls die Nummer des gesperrten Datensatzes und geben Sie diese dann beim Entsperren ein.
8.19.3. Datei entsperren
Geben Sie den gewünschten Dateinamen mit Pfad ein oder verwenden Sie ein Wildcardzeichen, um die Datei aus der Verzeichnisbox auszuwählen.
8.19.4. Alles entsperren
Mit Hilfe dieser Option können Sie sämtliche Datei- und Datensatzsperrungen aufheben. Bitte sorgen Sie vor dem Start der Funktion dafür, daß alle Anwender das Programm verlassen haben.
9. Formulargestaltung
Dieses Kapitel beschreibt die Gestaltung der Formulare für Rechnungen, Lieferscheine, Angebote, usw. Die meisten Daten, die in das Formular eingesetzt werden sollen, können völlig frei plaziert werden. Sie können innerhalb des Formulars beliebig oft die Schriftart (Font) wechseln. Dabei sind nur einige Regeln zu beachten.
Von DATKASSE aus können Sie die Formulare mit der Funktion Verschiedenes/Grundeinstellungen/Fakturierung/Formulardesign bearbeiten. Wenn Sie beim Aufruf dieser Funktion die Meldung Editor nicht gefunden erhalten oder das Programm sofort zum Auswahlmenü zurückkehrt, dann kontrollieren Sie bitte, ob im Menü Verschiedenes/Dateinamen-Pfade im Feld Editor der Dateiname für Ihren bevorzugten Editor eingetragen ist. Dafür kann beispielsweise der Editor von MS-DOS verwendet werden. In einem System mit MS-DOS ab Version 5.0 tragen Sie dann bitte in diesem Feld ein : C:\DOS\EDIT.COM Wenn Sie Windows95 verwenden, dann muß hier folgendes eingetragen werden: C:\WINDOWS\COMMAND\EDIT.COM
Der in DATKASSE integrierte Formulargenerator arbeitet wie viele andere Funktionen in DATKASSE mit einer Konfigurationsdatei, nämlich FORMGEN.CNF. Diese enthält die Variablennamen, die Sie in den Formularen für Rechnung, Lieferschein, usw. verwenden können. Zum Probieren empfiehlt es sich, die Originalformulare (Dateien *.FGN im Verzeichnis FORMULAR) vorher zu sichern.
Hinweis In der Datei FORMGEN.CNF sollten Sie möglichst keine Änderungen vornehmen, da alle Erklärungen in diesem Handbuch sich auf die mitgelieferten Variablen-Bezeichnungen beziehen.
9.1. Daten in Formularen einsetzen
Für die folgenden Erklärungen sollten Sie ein Formular mit dem Editor geladen haben. Eine kurze Erklärung zu dem Begriff Variable. Sie ist sozusagen ein Platzhalter für den Wert der Variablen. Beispielsweise ist die Variable &&RNR& der Platzhalter für die Rechnungsnummer. Die Rechnungsnummer wird also an die Stelle im Formular gedruckt, an der Sie die Variable plaziert haben. Eine Variable in einem Formular wird immer durch die Zeichenfolge && eingeleitet und durch ein einzelnes & beendet. Diese Syntax ist notwendig, damit der Formulargenerator die Variablen von normalem Text unterscheiden kann. Normalen Text können Sie beliebig im Formular eintragen. Die maximale Länge einer Zeile darf allerdings 100 Zeichen nicht überschreiten. Einige der Variablen werden möglicherweise in Ihrer Programmversion nicht benutzt. Dies hat jedoch keine Auswirkungen auf die Funktion des Programms.
Wie bereits oben gesagt werden Variablen im Formular, also zum Beispiel in RECHKASB.FGN (Formular für Bruttorechnungen), an genau der Stelle plaziert, an der sie später gedruckt werden sollen. Wenn DATKASSE also in Ihrem Rechnungsformular die Rechnungsnummer in Zeile 15 und Spalte 30 drucken soll, dann setzen Sie die Variable NR in der Datei RECHKASB.FGN an genau diese Stelle. Die erste Druckposition ist das erste der beiden &-Zeichen.
In Zeile 15 und Spalte 30 würde also stehen :
&&NR&
Vorher können Sie noch beliebigen Text eingeben. Die bewußte Zeile in dem Rechnungsformular könnte dann folgendermaßen aussehen :
Rechnungs-Nr. : &&NR&
Auf die gleiche Weise tragen Sie die anderen notwendigen Daten in das Formular ein, bzw. verändern die Position der bereits vorhandenen Variablen.
9.1.1. Einsetzten der Adreßdaten
Für die Adreßdaten gelten die gleichen Regeln wie für die restlichen Variablen. Als Variablennamen verwenden Sie hier die Feldbezeichnungen der Maske Kunden. Die Feldbezeichnungen finden Sie im Maskenreport der betreffenden Maske. Nähere Hinweise zum Maskenreport siehe Seite 201. Auch hier werden die Variablen durch ein doppeltes & am Anfang und ein einfaches & am Ende eingeschlossen.
Die folgende Eingabe setzt die Adresse in das Formular ein :
&&Anrede&
&&Firma1/Vorname&
&&Firma2/Nachname&
&&Straße&
&&PLZ& &&<Stadt&
Beachten Sie auch das Zeichen < vor der Feldbezeichnung des Ortes. Dieses Zeichen bewirkt, daß der Ort immer mit einem Leerzeichen Abstand hinter der PLZ eingefügt wird, unabhängig davon wie lang das Feld PLZ definiert wurde und wie lang die tatsächliche Eingabe in diesem Feld ist.
9.2. Variablen
Es folgt nun eine Liste der Variablen und ihre Bedeutung.
Variable Bedeutung
NR Rechnungsnummer
RECHDATUM Rechnungsdatum
KD-NR Kundennummer
SUM Nettosumme der Rechnungspositionen
PORT Portokosten
VERP Verpackungskosten
MWST1 ausgerechneter Mehrwertsteuerbetrag
(halber MwSt.-Satz)
MWST2 ausgerechneter Mehrwertsteuerbetrag
(voller MwSt.-Satz)
MWSTSUM Summe der Mehrwertsteuerbeträge
NETTO1 Nettobetrag für reduz. MwSt.-Satz
NETTO2 Nettobetrag für vollen MwSt.-Satz
ENDBETR Rechnungsendbetrag
ZUSATZ Zusatztext
RBP Rabattwert (z.B. 10,0)
RBSUM ausgerechneter Rabattbetrag
ZAHLBED Zahlungsbedingungen
VERK Verkäufer
TEXT1 Zusatztext 1
TEXT2 Zusatztext 2
TEXT3 Zusatztext 3
MAHNGEB Mahngebühren (nur in Mahnungsformularen)
Die folgenden Variablen können mehrfach in einem Formular vorkommen. Sie benötigen einen oder mehrere Parameter. Der oder die Parameter werden, durch Leerzeichen getrennt, an die Variable angehängt.
Variable Parameter Bedeutung
RAND ganze Zahl Stellt den Rand ab dieser Stelle
im Formular auf xx Zeichen
FONT ganze Zahl Stellt den Drucker ab diesem
Zeitpunkt auf den angegebenen
Zeichensatz um
Die nächste Tabelle zeigt die Variablen für die Rechnungspositionen.
Variable Bedeutung
PS Position ANZ Anzahl ART Artikelbezeichnung EP Einzelpreis GP Gesamtpreis NR Artikelnummer
9.3. Steueranweisungen in Formularen
Auch in den Formularen für den Druck von Rechnungen, Lieferscheinen, usw. gibt es ähnlich wie bei Listenformularen Steueranweisungen. Eine Steueranweisung wird wie im Listengenerator mit dem Zeichen % eingeleitet.
Anweisung Bedeutung
zeilen Anzahl der Rechnungspositionen pro Seite
Grundeinstellung : 20
Der korrekte Wertt ist druckerabhängig und muß
gegebenenfalls durch Testausdrucke ermittelt werden.
kopfzeilen Anzahl der Kopfzeilen, die bei mehrseitigen Belegen
auf die Folgeseiten kopiert werden sollen. Bitte Hin-
weise beachten.
fußzeilen Anzahl der Fußzeilen, die bei mehrseitigen Belegen
auf die Folgeseiten kopiert werden sollen. Bitte Hin-
weise beachten.
Hinweise zu Kopf- und Fußzeilen
Bei mehrseitigen Belegen (z.B.Rechnung) kann über Steueranweisungen
erreicht werden, daß auf den Folgeseiten ebenfalls Kopf- und
Fußbereich gedruckt wird. Dies ist bei Verwendung von Blankopapier
sinnvoll.
Mit der Steueranweisung %kopfzeilen xx legen Sie den Kopfbereich, mit
%fußzeilen xx den Fußbereich fest. Das xx steht für die Anzahl der
Zeilen. Beim Kopfbereich wird von oben, beim Fußbereich von unten
gezählt !
Die Zeilen mit Steueranweisungen werden nicht mitgezählt. In den
Beispielformularen mit Kopf (z.B. RECHKASB.FGN) können Sie sehen,
wie's gemacht wird.
Wenn Sie im Kopf verschiedene Fonts verwenden, dann muß am Ende des
Kopfbereichs eine FONT-Anweisung eingefügt werden, die die Schrift für
die Tabelle wieder einstellt. Ansonsten wird die Tabelle auf den
Folgeseiten in der gleichen Schrift wie der Kopf weitergedruckt.
Beispiele
Die Zeile %zeilen 32
bewirkt, daß pro Rechnungsseite 32 Positionen gedruckt werden.
Die Zeile %kopfzeilen 5
bewirkt, daß die ersten 5 Zeilen eines Belegs bei mehrseitigen Belegen auf alle Folgeseiten kopiert wird.
Hinweise In der Rechnungsmaske sehen Sie zwar keine Tausenderpunkte. Im Formular werden diese jedoch gedruckt. Währungsvariablen werden immer rechtsbündig gedruckt. Dies müssen Sie bei der Plazierung der Variablen berücksichtigen. Das Adreßfeld muß sich im Bereich der ersten 22 Zeilen befinden. Bei Schriftartänderungen mit dem Kommando FONT müssen Sie beachten, daß Sie die Schriftart nur zeilenweise ändern können. Viele Drucker machen ein Kommando zum Umschalten auf doppelte Schrifthöhe für die gesamte Zeile gültig. So ist zwar möglich, durch Einfügen eines weiteren FONT-Kommandos wieder auf die alte Schriftart zurückzuschalten. Vermutlich geht Ihnen dabei aber der Platz im Formular aus. Die Zeilenanzahl eines Formulars darf nicht unter 60 Zeilen liegen. Gegebenenfalls müssen Sie eine gewisse Anzahl Leerzeilen einfügen. Im Formular für Bruttorechnungen (RECHKASB.FGN) darf die Variable für den enthaltenen Mehrwertsteuerbetrag maximal 2 Zeilen unter der Variable für den Rechnungsendbetrag stehen. Dies ist wichtig für die Verwaltung von mehreren Rechnungseiten. Der Mehrwertsteuerbetrag wird nämlich jeweils auf die letzte Seite kopiert.
Im folgenden möchten wir Ihnen einige typische Fehler aufzeigen, die Sie bei der Formulargestaltung machen können. Achten Sie auf die Zeilenlänge, sie darf macimal 105 Zeichen betragen. Wenn Sie ein Formular einige Male im Einfügemodus des Editors geändert haben, dann sind möglicherweise am Ende einiger Zeilen Leerzeichen vorhanden. Diese sind im Editor nicht sichtbar, werden aber von DATKASSE verarbeitet. Sind beispielsweise am Ende der Zeile mit den Belegpositionen Leerzeichen vorhanden, dann wird die Tabelle mit jeweils einer Leerzeile zwischen den einzelnen Positionen gedruckt. Die Abhilfe ist einfach: Drücken Sie im Editor in jeder Zeile die Taste ENDE. Der Cursor wird auf das Ende der Zeile positioniert und Sie können dadurch erkennen, ob Leerzeichen nach dem Endes des Zeilentextes vorhanden sind. Ein weiterer möglicher Fehler sind überflüssige Leerzeilen am Ende des Formulars. Dies hat i.A. zur Folge, daß der Drucker nach jedem Ausdruck eine Leerseite ausgibt. Auch dies läßt sich leicht feststellen: Drücken Sie solange die Taste PFEIL runter, bis Sie am Ende des Formulars angelangt sind. Nach einem Blick auf den Zeilenzähler können Sie sofort erkennen, ob zuviele Leerzeilen vorhanden sind. Ein Laser- oder Tintenstrahldrucker kann beispielsweise ca. 64-66 Zeilen auf eine A4-Seite drucken. Sind am Ende des Formulars zusätzliche Leerzeilen vorhanden, dann wird der Drucker diese auf eine neue Seite ausgeben. 10. Listengenerator
Der Listengenerator ist neben den eigentlichen Datenbank-Funktionen das Herz von DATKASSE. Mit Hilfe dieses Programmteils können Sie Ihre eingegebenen Daten in fast beliebiger Weise in Listenform ausgeben und/oder aufbereiten lassen. Der Listengenerator arbeitet wie fast alle anderen Programmteile in DATKASSE formularorientiert, d.h. für jede benötigte Liste erstellen Sie einmalig ein Listenformular, das Sie immer wieder verwenden können. Dieses Formular enthält alle Angaben zu den Feldern in der Liste, Sortierung, Berechnungen, Kopfzeilen und Seitenformatierung, usw.
Einfache Anwendungen des Listengenerators sind die Zusammenstellung von einzelnen Feldern einer Datenbank in einer Liste. Sie können nach einem oder mehreren Feldern der betreffenden Datenbank selektieren und auf diese Weise auch nur Teile der Daten in die Liste aufnehmen lassen. Außerdem kann der Listengenerator die erzeugte Liste nach einem beliebigen Datenbankfeld sortieren, und zwar aufsteigend oder absteigend.
Hier muß nun wieder einmal das bereits arg strapazierte Beispiel mit dem Meyer mit ei oder ey herhalten. Eine Selektion nach Namen mit dem Eintrag =Me?er würde also alle Meyers in die Liste aufnehmen, egal ob mit ei oder ey geschrieben. Dies ist aber ein sehr einfaches Beispiel und zeigt in keinster Weise die Leistungsfähigkeit des Listengenerators. Es folgen deshalb im Anschluß an die formalen Erklärungen aller Optionen einige praxisgerechte Beispiele, die Sie zur Übung nachvollziehen können.
10.1. Liste erzeugen
Nach Auswahl dieser Option müssen Sie das Listenformular und die Ausgabedatei auswählen. Wie Sie ein Listenformular erzeugen können, lesen Sie auf Seite 226.
Geben Sie den Namen des Listenformulars entweder direkt ein (mit der Namenserweiterung .LST) oder wählen Sie das Formular durch Verwendung eines Wildcardzeichens (*.LST und RETURN eingeben). Im letzteren Fall können Sie dann die Datei aus der Verzeichnisbox auswählen. DATKASSE fragt Sie nun noch, in welche Ausgabedatei das Ergebnis der Listenerzeugung geschrieben werden soll. Dabei wird der Name der Liste mit der Endung .TXT vorgeschlagen. I.A. können Sie diese Vorgabe einfach mit RETURN übernehmen. Anschließend gelangen Sie in die Bedingungsmaske. Diese sieht genauso aus wie die Eingabemaske, mit dem Unterschied, daß nun die Eingabe von Bedingungen anstelle von Daten in die Felder erwartet wird (beachten Sie die Modusanzeige in der rechten oberen Ecke der Maske).
Nehmen wir an, Sie haben bereits ein Listenformular erstellt oder eines der mitgelieferten ausgewählt. Sie befinden sich nun in der Bedingungsmaske. Vor einer Bedingung muß ein Operator stehen. DATKASSE versteht vier Arten von Operatoren. Diese sind das Zeichen für Gleichheit =, das Zeichen für größer > und das Zeichen für kleiner <. Zusätzlich gibt es noch den Operator Feld enthält, der durch das Zeichen $ dargestellt wird.
DATKASSE erlaubt Ihnen pro Feld die Eingabe von bis zu 25 Bedingungen, die Sie mit UND oder ODER verknüpfen können. Das Zeichen für UND ist && das Zeichen für ODER ist ||. Auf einer MF2-kompatiblen Tastatur befindet sich der senkrechte Strich links unten. Sie erhalten dieses Zeichen, indem Sie die Taste ALTGR festhalten und die entsprechende Taste drücken. Denken Sie daran, daß das Zeichen genauso wie das kaufmännische Und zweimal eingegeben werden muß, damit DATKASSE dies als Verknüpfungszeichen erkennen kann. Durch diese etwas ungewöhnliche Syntax kann auf Klammerung verzichtet werden. Leerzeichen in verknüpften Bedingungen innerhalb eines Feldes können verwendet werden.
Im obigen Beispiel möchte der Anwender eine Liste von allen Artikeln erzeugen, die der Warengruppe 12 angehören (Bedingung =12) und außerdem von der Firma Selektra geliefert werden (Bedingung =SELEKTRA). Beachten Sie, daß Bedigungen in verschiedenen Feldern UND-verknüpft sind, d.h., sie erscheinen nur in der Liste, wenn beide Kriterien für einen Datensatz zutreffend sind. Im Gegensatz dazu können innerhalb eines Feldes auch ODER-Verknüpfungen (mit ||) verwendet werden. Das Beispiel könnte also folgendermaßen erweitert werden. Im Feld Warengruppe wird geschrieben:
=12 || =14 || =27
Die Bedingung für dieses Feld lautet also Warengruppe ist gleich 12 ODER Warengruppe ist gleich 14 ODER Warengruppe ist gleich 27. Ausgehend von o.g. Beispiel würden also alle Artikel in die Liste aufgenommen, deren Lieferant Selektra ist UND deren Warengruppe 12, 14 ODER 27 ist.
Eine Bedingung zum Erfassen aller Postleitzahlen im Bereich 6000 bis 7000 würde z.B. folgendermaßen aussehen :
>5999 && <7000
Genauso können Sie auch bestimmte Postleitzahlen selektieren. Nehmen wir an, Sie wollen alle Kunden in Frankfurt und Rodgau in Ihrer Liste haben. Die Bedingung würde wie folgt aussehen :
=60* || =63110
Beachten Sie bitte, daß wir hier jetzt das ODER-Zeichen verwendet haben. Hätten wird das UND-Zeichen benutzt, dann wäre die generierte Liste leer gewesen, denn für einen Datensatz kann nicht gleichzeitig gelten, daß seine PLZ 60* und 63110 ist.
Wie Sie bereits gesehen haben ist es möglich, Wildcardzeichen bei der Suche zu benutzen, dies gilt auch bei verknüpften Suchbegriffen. Näheres zu Wildcards siehe Seite 33.
Folgende Einschränkungen sind beachten : Wildcardzeichen können nur in Textfeldern benutzt werden. Bei allen anderen Feldtypen müssen Sie mit den Operatoren =,< und > arbeiten. Wenn Sie also beispielsweise eine Selektion nach einem Datumsfeld vornehmen wollen, ist es nicht möglich zu schreiben :
=??.02.97 (falsch)
Diese Bedingung weist DATKASSE als unzulässig ab. Um alle Datensätze im Februar 97 zu erhalten (dies wollten Sie ja mit der Bedingung erreichen) können Sie ersatzweise schreiben :
>31.01.97&&<01.03.97 (richtig)
Bei der Verwendung von mehreren Bedingungen innerhalb eines Feldes ist noch einiges zu beachten : Gemischte Benutzung von UND und ODER ist nicht möglich. Durch die fehlende Klammerung könnte DATKASSE nicht entscheiden welche Bedingung vorrangig zu behandeln ist. Eine derart komplizierte Bedingungseingabe wird im Allgemeinen nicht benötigt. 10.1.1. Aufbau eines Listenformulars
Grundsätzlich müssen Sie, um eine Liste zu generieren, einmalig ein Listenformular für die Liste erstellen. Das hört sich komplizierter an als es ist. Ein Listenformular besteht aus mehreren Anweisungen, vergleichbar mit einer sehr einfachen Programmiersprache. Es gibt Anweisungen, die für das Format, d.h. das spätere Aussehen der Liste relevant sind. Sie können beispielsweise das Papierformat und die Schriftart angeben. Hinzu kommen Anweisungen, die dem Listengenerator mitteilen welche Felder Sie in Ihrer Liste haben wollen und an welcher Stelle in der Liste sie erscheinen sollen. Auch eine oder mehrere Kopfzeilen können Sie in die Steuerdatei eintragen. Die Kopfzeile(n) werden am Beginn jeder neuen Seite gedruckt. Zusätzlich wird als erste Kopfzeile immer der Name der Liste, das aktuelle Datum und die Uhrzeit sowie die Seitennummer eingetragen. Wie bereits oben gesagt, das Formular für eine Liste wird nur ein einziges mal erstellt. Danach wählen Sie einfach den Namen der Datei aus der Verzeichnis-Box, geben wie oben beschrieben die Selektionskriterien ein und nach Drücken der Taste F5 wird die Liste erzeugt. Im Allgemeinen wird sich die Zahl der zu erstellenden Formulare im Bereich von etwa 20 bewegen, wobei natürlich keine Begrenzung bei der Anzahl besteht. Für weitere Informationen lesen Sie am besten die im Anschluß an die formale Beschreibung der Anweisungen folgenden Beispiele weiter. Mit der Funktion Listenformular erzeugen (siehe Seite 226) können Sie ein Standardformular von DATKASSE erzeugen lassen. Diese Funktion deckt bereits 80 % aller Listenanforderungen ab. Bei weitergehenden Anforderungen können Sie ein von DATKASSE erzeugtes Standardformular als Grundgerüst für Ihre Änderungen verwenden, da hier bereits die wichtigsten Einstellungen und Anweisungen vorhanden sind.
Hinweise
* Alle Anweisungen, bzw. Schlüsselwörter müssen mit dem
Zeichen % eingeleitet werden, damit der Listengenerator
sie von normalem Text unterscheiden kann.
* Formatanweisungen müssen in der ersten Spalte der Zeile
beginnen. Außer der Formatanweisung darf nichts in der
Zeile stehen.
* Alle Anweisungen müssen klein geschrieben werden.
* Die Parameter einer Anweisung werden, durch ein
Leerzeichen getrennt, an die Anweisung angehängt.
* Die Formatanweisungen müssen alle zu Beginn der
Steuerdatei stehen.
Wenn eine der Formatanweisungen nicht vorhanden ist, wird der Standardwert benutzt (siehe 3. Spalte in der Tabelle). So kann zum Beispiel die Format-Anweisung zeilen entfallen, wenn Endlospapier verwendet wird. Bei Verwendung von Einzelblatteinzügen und Laserdrucker muß jedoch ein kleinerer Wert eingesetzt werden.
Der übliche Aufbau eines Listenformulars sieht demnach so aus : Format-Anweisungen, Steueranweisungen, Kopfzeilen, Feldnummern.
Im Anschluß an die Kopfzeilen tragen Sie nun die Felder, die Sie in der Liste haben wollen, in das Formular ein. Alle Feldnummern werden mit dem Zeichen # eingeleitet. In der Spalte in der das #-Zeichen steht, erscheint später in der Liste der jeweilige Feldinhalt. Denken Sie daran, genügend Abstand zwischen den Feldern zu lassen, sonst kommt es zu Überschneidungen. Wie Sie die Felder in der Liste gruppieren bleibt völlig Ihnen überlassen, d.h. Sie können die Felder nebeneinander oder untereinander schreiben. Schauen Sie sich am besten die Beispiellisten an und probieren Sie diese aus. Dann sehen Sie am besten, welche Darstellungsweise für Ihre Zwecke am besten geeignet ist. Zwischen den Feldnummern darf kein normaler Text stehen, bzw. er wird ignoriert. Ganze Zeilen von normalem Text können Sie jedoch einfügen. Gleiches gilt für Leerzeilen. Diese erscheinen dann in jedem Datensatz in der Liste. 10.1.2. Formatanweisungen
Formatanweisungen steuern den Aufbau der Liste, d.h. Tabellenbreite, Sortierung, usw. Formatanweisungen werden durch das Prozentzeichen eingeleitet und müssen klein geschrieben werden.
Anweisung Param. Bedeutung Beispiel
zeichen Zahl Anzahl der Zeichen pro Zeile %zeichen 90 zeilen Zahl Anzahl der Zeilen pro Seite %zeilen 64 rand Zahl Randeinstellung in Zeichen %rand 5 summe Feldnr. Addiert die Werte von Feld # %summe #11 sortiere Feldnr. Sortiert nach Feld # %sortiere #0 schrift Zahl Schriftart selektieren %schrift 1 kopfzeile - Beginn d. Kopfzeilen (max. 3) %kopfzeile ende - Ende der Kopfzeilen %ende berechne versch. Berechnet Zahlenwerte (siehe Seite 225)
Bei der Formatanweisung sortiere kann als weiterer Parameter die Sortierreihenfolge eingegeben werden. Ohne Parameter wird aufsteigend sortiert. Die Feldnummer muß wie üblich ein vorangestelltes # haben. Da die Defaulteinstellung aufsteigend ist, kann der Parameter aufsteigend auch entfallen.
Parameter Bedeutung
aufsteigend Die Liste wird aufsteigend sortiert absteigend Die Liste wird absteigend sortiert
Bitte beachten Sie, daß bei einer vorhandenen Anweisung sortiere bei der Listenerzeugung sehr viel Speicher benötigt wird. Dadurch kann DATKASSE möglicherweise keine sortierte Liste über alle Artikel in der Datenbank erzeugen. In diesem Fall müssen Sie über Bedingungen die Menge der Datensätze eingrenzen und in mehreren Etappen drucken. Wenn die Anweisung sortiere fehlt, dann ist die Liste nach dem aktuellen Index sortiert, den Sie mit ALT-I im Blättern-Modus der Datenbank umschalten können (siehe Seite 45). Ist also eine Sortierung nach der Artikelnummer gewünscht, dann kann die Anweisung sortiere entfallen. Wenn Sie als Sortierfeld ein Fließkommafeld wählen, dauert der Sortiervorgang etwa 5 bis 10 mal solange wie bei allen anderen Feldtypen. Werden Sie in diesem Fall bitte nicht ungeduldig. DATKASSE zeigt in der letzten Bildschirmzeile an, daß der Sortiervorgang noch läuft.
Beispiel Eine typische Formatanweisung, die DATKASSE dazu veranlaßt die erzeugte Liste nach dem Umsatzfeld in absteigender Reihenfolge zu sortieren, würde folgendermaßen aussehen :
%sortiere absteigend #14
Beachten Sie bitte, daß alle Format- und Steueranweisungen klein geschrieben werden müssen.
Im Bereich der Feldnummern in einem Listenformular gibt es noch weitere Möglichkeiten. Nehmen wir an, es sind in einer Maske 2 Felder für Telefonnummern vorgesehen. Um diese Felder in ein Listenformular aufzunehmen, wird man diese im Allgemeinen untereinander schreiben. Dies hat jedoch zur Folge, daß, wenn weniger als 2 Telefonnummern gespeichert sind, unschöne Leerzeilen erzeugt werden. DATKASSE reserviert ja für jeden Feldbezeichner den benötigten Platz in der Liste. Wenn also nur eine Telefonnummer gespeichert ist, dann folgt darauf eine Leerzeile. Für genau dieses Problem gibt es das Zeichen \, den sogenannten Backslash. Um bei dem Beispiel mit den Telefonnummern zu bleiben : Plazieren Sie im Listenformular in den beiden Zeilen mit den Feldbezeichnern der Telefonnummern einen Backslash. Die Position ist dabei unerheblich. Beim Listendruck wird dieses Zeichen durch ein Leerzeichen ersetzt. DATKASSE prüft nun, ob sich in dieser Zeile der Liste überhaupt ein Feld mit Inhalt befindet. Fällt die Prüfung positiv aus, wird dieses Feld ganz normal in die Liste eingesetzt. Im anderen Fall fährt DATKASSE mit dem nächsten Feld fort, ohne eine Leerzeile zu erzeugen. Dies funktioniert auch, wenn sich mehrere Felder in der Zeile befinden. Nur wenn alle Felder leer sind, dann entfällt die betreffende Zeile ganz.
10.1.3. Summen berechnen
Mit der Format-Anweisung summe können Sie bei der Listenerzeugung die Summe von einem oder mehreren Feldern berechnen lassen. Die Summen werden auf einem extra Blatt am Ende der Liste gedruckt. Sie können bis zu 10 summe-Anweisungen verwenden. Tragen Sie dazu die Steueranweisung summe und anschließend die Nummer des Feldes, von dem Sie die Summe benötigen, in das Listenformular ein.
Beispiel : Sie haben in der Kundendatenbank ein Feld Umsatz, welches die Feldnummer 14 hat. Die Steueranweisung im Listenformular würde folgendermaßen aussehen :
%summe #14
Mit Hilfe dieser Anweisung können Sie zum Beispiel durch Eingabe der entsprechenden Bedingungen den Umsatz in einem bestimmten Postleitzahlengebiet berechnen lassen.
10.1.4. Berechnungen
Mit der Format-Anweisung berechne haben Sie noch mehr Möglichkeiten zum Verändern von Daten während des Listendrucks. Die berechne-Anweisung beherscht die 4 Grundrechenarten und Prozentrechnung. Bei einer Berechnung wird der Inhalt eines Feldes als erster Operand benutzt. Danach folgt ein beliebiger Operator (+,-,*,/) und der zweite Operand. Dieser kann wiederum ein Feld oder eine Zahl sein. Optional kann das Prozentzeichen nachgestellt werden. Der zweite Operand wird dann als Prozentwert behandelt. Mit dieser Anweisung können Sie beim Listendruck zum Beispiel Brutto- oder Rabattpreise ausrechnen lassen. Sie können bis zu 10 berechne-Anweisungen in einem Listenformular verwenden. Beachten Sie bitte, daß nach einer berechne-Anweisung der Inhalt des ersten Operanden, d.h. des Feldinhaltes verändert wurde. Dieser Effekt ist durchaus sinnvoll, da Sie damit aufeinander aufbauende Berechnungen durchführen können (auch zusammen mit der summe-Anweisung). Beispielsweise können Sie mit der ersten berechne-Anweisung einen Aufschlag auf den EK-Preis durchführen und anschließend mit der zweiten Anweisung die Mehrwertsteuer hinzuaddieren lassen. Die Veränderungen im Feldinhalt sind natürlich nur während der Listenerzeugung wirksam, in der Datenbank werden dadurch in keinem Fall Veränderungen vorgenommen.
Das folgende Beispiel geht davon aus, daß der EK-Preis die Feldnummer 7 hat : %berechne #7 + 60 % %berechne #7 + 15 %
In diesem Beispiel wird mit der ersten berechne-Anweisung ein Aufschlag von 60 Prozent errechnet. Die zweite Anweisung addiert dann noch die Mehrwertsteuer hinzu. Danach enthält das Feld 7 den errechneten Wert. Im Listenformular tragen Sie also diese Feldnummer an die Stelle, an der der Wert erscheinen soll, ein. Dieses Beispiel addiert die Inhalt der Felder 4 und 8. Das Ergebnis steht danach in Feld 4 : %berechne #4 + #8
Hinweise
* Berechnungen können nur mit Zahlenfeldern, d.h. mit den
Feldtypen 2, 3 und 6 durchgeführt werden.
* Die Feldinhalte verändern sich natürlich nur während der
Listenerzeugung.
10.2. Listenformular erzeugen
Diese Option nimmt Ihnen den größten Teil der Arbeit ab, die beim Erstellen eines Listenformulars entsteht. Sie wählen lediglich die gewünschten Felder aus. DATKASSE wählt selbständig die notwendige Schriftart aus, erzeugt die Kopfzeilen und sorgt für die richtige Positionierung der Feldbezeichner im Formular. Nach Auswahl der Option zeigt DATKASSE Ihnen eine Liste mit allen Feldern der aktuellen Datenbank. Vor den Feldnamen werden zusätzlich die Feldnummern angezeigt. Wählen Sie nun mit den Pfeiltasten die gewünschten Felder aus. Mit RETURN werden die Felder selektiert. Auf die gleiche Art und Weise können Sie eine Selektion auch wieder rückgängig machen. Ein selektiertes Feld erkennen Sie an einem kleinen Häkchen am linken Rand des Eintrags. Wenn Sie zuviele Felder auswählen, gibt DATKASSE eine Meldung aus, daß nun ein Listenformular mit untereinander stehenden Feldern erzeugt wird. Mit F3 legen Sie das Feld fest, nach dem die Liste sortiert werden soll. Diese Eingabe ist optional. Standardmäßig sortiert DATKASSE die Liste nach dem gerade aktiven Indexfeld, d.h. im Allgemeinen die Nummer (siehe auch die Beschreibung der Taste ALT-I auf Seite 45).
F2 schließt die Auswahl ab und erzeugt das Formular. Zuvor müssen Sie dem Formular jedoch noch einen Namen geben. Verwenden Sie dazu die Dateiendung .LST. ESC bricht wie üblich die Operation ab und löscht alle Eingaben.
10.2.1. Listenformular bearbeiten
Diese Funktion ruft den eingestellten Editor auf und übergibt ihm das ausgewählte Listenformular zum Editieren. Im Menü Verschiedenes/Dateinamen können Sie jeden anderen Editor einstellen, der ASCII-Dateien bearbeiten kann (z.B. den bei MS-DOS mitgelieferten EDIT.COM).
10.2.2. Beispiele
Nach der Installation von DATKASSE befinden sich einige Beispielformulare auf Ihrer Festplatte. Diese eignen sich gut als Anschauungsmaterial. Laden Sie diese am Besten mit einem Editor oder verwenden Sie die Funktion Listenformular bearbeiten. In den Beispielen sind erklärende Kommentare enthalten. Kommentare beginnen mit einem Semikolon und können sowohl in einer eigenen Zeile als auch am Ende eines gültigen Eintrags stehen.
11. Sonderfunktionen
Dieses Kapitel beschreibt einige zusätzliche Möglichkeiten von DATKASSE.
11.1. Clipboard
In DATKASSE ist ein sogenanntes Clipboard enthalten. Falls Sie diese Option nicht bereits aus anderen Programmen kennen, hier eine kurze Erklärung. Das Clipboard steht immer dann zur Verfügung, wenn Sie sich in einem Eingabefeld von DATKASSE befinden. Dabei ist es völlig unerheblich, ob dieses Eingabefeld zu einer der Datenbanken, zu Dateifunktionen, zur Fakturierung oder zu anderen Funktionen gehört. Ebenfalls nicht relevant ist es, ob Sie gerade mit KASSE.EXE oder DATKASSE.EXE arbeiten. Mit Hilfe des Clipboards können Sie auf einfache Weise Texte zwischen den einzelnen Programmteilen austauschen. Das Clipboard speichert je nach zur Verfügung stehendem Speicher in Ihrem System zwischen 50 und 500 Zeilen Text, auf die Sie auch nach einem Neustart des Programms wieder zugreifen können. Durch Drücken der Tastenkombination STRG-E in einem Eingabefeld wird die im Eingabefeld befindliche Zeile in das Clipboard kopiert. Das geht solange, bis die maximale Zeilenanzahl erreicht ist. Bei jedem neuen Aufruf von STRG-E wird danach die jeweils älteste Zeile gelöscht.
Hinweis Wenn die Zeile leer oder identisch zur letzten Clipboardzeile ist, wird sie nicht in das Clipboard kopiert.
Mit der Tastenkombiation ALT-E können Sie nun den letzen Clipboardeintrag in das aktuelle Eingabefeld kopieren.
Die Anwendungsmöglichkeiten sind vielfältig. Sie können damit zum Beispiel auf einfache Weise Felder in der Datenbank kopieren. Das geht natürlich auch zwischen verschiedenen Datenbanken, da die Clipboardeinträge unabhängig vom gerade benutzen Programmteil sind. Oder Sie haben einen langen Pfad im Dateiauswahlfenster eingegeben und benötigen diesen noch mehrmals. Durch Kopieren des Pfades in das Clipboard sparen Sie sich das Neueingeben des Pfades, denn mit ALT-E können Sie ihn beliebig oft zurückkopieren. Die bisherige Beschreibung behandelte nur den jeweils letzten Clipboardeintrag. Nun kann das Clipboard aber, wie bereits gesagt, zwischen 50 und 500 Zeilen speichern. Durch Eingabe von ALT-C oder Auswahl der Option Clipboard aus dem Menü System können Sie aus allen Clipboardeinträgen den gewünschten auswählen. Wie üblich treffen Sie die Auswahl mit den Pfeiltasten und RETURN. Durch Eingabe von STRG-E können Sie den Clipboardeintrag, auf dem der Balken gerade steht, sogar editieren. Auf diese Weise können Sie sich beispielsweise Ihre eigene Sammlung mit häufig benötigten Texten zusammenstellen.
11.2. Makros
Unter einem Makro versteht man die Möglichkeit, Tastatureingaben in einer Datei zu speichern um diese nochmals ausführen zu können. Auf diese Art und Weise lassen sich immer wiederkehrende Vorgänge automatisieren. Die Tutorfunktionen von DATKASSE sind beispielsweise mit Makros realisiert. Die Makrofunktion können Sie außer über das Menü auch über den Hotkey Umschalt-F10 aufrufen.
11.2.1. Makro aufzeichnen
Nach Auswahl dieser Option wird der Aufzeichungsmodus aktiviert. Alle folgenden Tastenanschläge werden gespeichert. In der oberen Statuszeile erscheint als Hinweis der String Makro.
11.2.2. Makro speichern
Wenn Sie zuvor eine Aufzeichung gestartet haben, können Sie nun diese Aufzeichung in einer Datei speichern. Dazu erscheint wie üblich die Dateiauswahlbox. Die Eingaben, die Sie nun machen, werden nicht mehr im Makro gespeichert. Geben Sie der Datei einen Namen oder wählen Sie aus den vorhandenen Dateien eine zum Überschreiben aus. Das Makro ist nun gespeichert und kann über die Funktion Makro abspielen ausgeführt werden.
11.2.3. Makro abspielen
Mit dieser Funktion können Sie ein gespeichertes Makro ausführen lassen. Geben Sie dazu den Dateinamen der gewünschten Makro-Datei ein (*.MAC) oder verwenden Sie ein Wildcardzeichen, um die Selektion in der Dateiauswahlbox vorzunehmen. Während der Makroausführung kann die Abspielgeschwindigkeit mit den Tasten + und - auf dem Ziffernblock erhöht oder verringert werden. Jeder Tastendruck verändert die Verzögerungszeit um eine 1/10 Sekunde. Bitte beachten Sie dazu auch die Kommandozeilenoption /SLOW:xxx auf Seite 25. Die Option kann auch benutzt werden, wenn von der Kommandozeile kein Makro gestartet wurde. Wenn später ein Tastaturmakro aufgerufen wird, dann verwendet DATKASSE den über die Kommandozeile eingestellten Wert. Wenn Sie Wert auf eine hohe Ausführungsgeschwindigkeit legen, dann können Sie zum Beispiel den Wert 10 übergeben. Der Aufrufparameter würde dann folgendermaßen aussehen : /SLOW:10 Während des Abspielens eines Makros kann auch ein Textfenster auf dem Bildschirm erscheinen. Die ist zum Beispiel bei den Tutormakros der Fall. Die Verzögerungszeit für das Verbleiben des Fensters auf dem Bildschirm ist von der Zeilenzahl abhängig. Mit RETURN können Sie das Fenster vor Ablauf der Verzögerungszeit ausblenden. Das Makro wird dann normal fortgesetzt. Mit ESC können Sie den Timer unterbrechen. Das Fenster bleibt dann bis zum Betätigen einer Taste auf dem Bildschirm, sodaß Sie den Text in Ruhe lesen können. Nach dem nächsten Tastendruck wird das Makro fortgesetzt. Ein laufendes Makro kann jederzeit durch Drücken von ESC abgebrochen werden. Eine Ausnahme bilden allerdings die Textfenster. Wie oben beschrieben hat ESC hier eine andere Wirkung.
11.2.4. Tastaturmakros
Zusätzlich zu den oben genannten Möglichkeiten können Sie den Tasten Umschalt-F1 bis Umschalt-F9 jeweils ein Makro zuordnen, sodaß sich diese Makros durch einen einzigen Tastendruck ausführen lassen.
Hinweis Bitte bedenken Sie bei der Programmierung von Makros, daß Sie vor der Ausführung derselben die gleiche Grundsituation herstellen müssen. Das Programm kann nur die Tastenanschläge wiedergeben. Wenn Sie sich an einer anderen Stelle im Programm befinden, kann das Ausführen eines Makros eine ganz andere als die beabsichtigte (möglicherweise sogar fatale) Wirkung haben. Sinnvoll ist es deshalb, die Makros zum Beispiel immer vom Hauptmenü aus zu beginnen, d.h. wenn nur die Menüzeile sichtbar ist. Sie können auch einige Male ESC nach dem Aktivieren des Aufzeichungsmodus drücken. Dies hat keine negativen Auswirkungen, stellt aber möglicherweise sicher, daß Sie sich im Hauptmenü befinden. Bitte lesen Sie in diesem Zusammenhang auch die Hinweise zum Record- und Playmodus auf Seite 25. Da diese Funktionen im Grunde genommen ebenfalls Makros sind, kann ein Makro auch über die Option /PLAY und /PLAYFILE:xxx ausgeführt werden. Das xxx steht für den Makronamen.
12. Weiteres
Dieses Kapitel beschreibt diverse Funktionen von DATKASSE, die thematisch nicht in eine der anderen Kapitel passen oder zu umfangreich für das entsprechende Kapitel sind.
12.1. Monats-Abrechnung
Mit dem Programm KASSE.EXE haben Sie die Möglichkeit Lieferscheine auch auf dem Bondrucker auszugeben. Es handelt sich dabei um eine Vorgangsart, die speziell auf die Herausgabe von Waren oder Dienstleistungen gegen Lieferschein und anschließender monatlicher Sammelabrechnung vorgesehen ist. Eine typische Anwendung für die Funktion sind Gewerbekunden, die häufig bei Ihnen einkaufen oder z.B. auch Tankstellen. Ausgewählt wird diese Funktion durch Wahl der Zahlungsart Monats-Abrechnung. Dies kann durch mehrmaliges Betätigen der Taste F5 (mit aktiviertem Schalter Getränkemarkt-Version STRG-F5) oder durch Auswahl mit ALT-A, Zahlungsart geschehen. Die gerade eingestellte Zahlungsart sehen Sie im oberen Teil der Kassenmaske. Hier steht dann Monats-Abrechnung. Bei Ausgabe steht in diesem Fall Bon (LS), wobei das LS darauf hinweist, daß dieser Vorgang als Lieferschein verarbeitet wird. Das Programm fragt beim Abschließen des Belegs mit F2 die Kundennummer ab. Die so erzeugten Vorgänge werden bei dieser Kundennummer gesammelt. Am Ende des Monats kann nun mit ALT-F4 und Eingabe der Kundennummer sowie des Zeitraums (Monat, Jahr) eine Monatsabrechung erstellt werden. Dazu lädt das Programm sämtliche Vorgänge aus dem gewählten Zeitraum in die Maske. Jeder geladene Beleg wird außerdem durch das Datum gekennzeichnet, an dem er erstellt wurde.
Bitte beachten Sie dabei folgendes: Der Schalter Kauf mit Kundenkarte im Menü Grundeinst.2 muß aktiviert sein (siehe Seite 60). Die ausgewählten Artikel werden wie bei einem Bon- oder Rechungs- druck ganz normal vom Lager abgebucht. Beim Tagesabschluß erscheint die Summe dieser Vorgänge unter der Zahlungsart Monats-Abrechnung. Da dieser Betrag aber nicht in der Kasse ist, wird er bei der Kassensumme nicht berücksichtigt. Beim Ausdruck des Bons entfällt der Kopfbereich, statt dessen wird in Fettschrift Lieferschein über den Beleg gedruckt. Unter den Beleg wird der Text Ware erhalten gedruckt. Hier soll der Kunde den Empfang der Ware quittieren.
12.2. Extern-Datenbanken
In diesem Kapitel wird die Verwaltung von Extern-Datenbanken beschrieben. Unter einer Extern-Datenbank verstehen wir die Stammdaten eines Lieferanten, die in Diskettenform oder auf elektronischem Wege zu Ihnen gelangt sind. DATKASSE kann maximal 65.000 Datensätze in den eigenen Stammdaten verwalten, es sollten aus Geschwindigkeitsgründen jedoch nicht mehr als 30.000 sein. Durch diese Beschränkung läuft DATKASSE auf einer minimalen Hardwarebasis. Für bestimmte Branchen (z.B. Modellbau) ist die Begrenzung jedoch eine Hindernis. Es ist unserer Meinung nach nicht sinnvoll, sämtliche Artikeldaten der Lieferanten in einer gemeinsamen Datenbank zu verwalten. Zum Beipiel in der Modellbaubranche können dabei weit über 1 Million Datensätze entstehen. Diese Menge ist nicht mehr sinnvoll zu handhaben, da z.B. für die Listenerzeugung nicht genügend Kriterien mehr für eine kurze Liste gefunden werden können. Weitere Agumente: Für die Datensicherung scheiden Disketten aus und die Systemleistung muß ein mehrfaches betragen. Dies läuft unserem Bestreben zuwider, die Hardware-Anforderungen an das Kassensystem so niedrig wie möglich zu halten. Wir haben aus den oben genannten Gründen einen anderen Weg eingeschlagen und diesen Extern-Datenbanken getauft.
12.2.1. Prinzipielle Funktionsweise
Die Lieferanten-Disketten werden mit DATKASSE.EXE eingelesen und in einem standartisierten Format im Verzeichnis IMPORT abgelegt. Für dieses Einlesen werden wir in kurzer Folge neue Import-Filter entwickeln, um Ihnen die Möglichkeit zum Einlesen Ihrer Lieferanten zu geben. Die Import-Filter für die großen Hersteller werden von uns kostenlos zur Verfügung gestellt, bzw. können aus unserer Support-Mailbox oder dem Internet geladen werden. Bei Datenformaten kleinerer Hersteller steht Ihnen unsere Entwicklungsabteilung zur Verfügung, die für eine geringen Betrag einen Import-Filter für dieses Format erstellen kann. Die Menge und vor allen Dingen die Größe der Extern-Datenbanken ist nicht beschränkt. Für die Verwendung dieser Daten gibt es nun mehrere Möglichkeiten. Beginnen wir mit der Kasse. Mit der Tastenkombination ALT-I direkt in der Kassen-Erfassungsmaske können Sie eine Extern-Datenbank öffnen. Die Auswahl erfolgt in einer Liste. Anschließend können Sie sowohl nach der Hersteller-Artikelnummer wie auch nach der EAN-Nummer suchen. Dabei sind wie üblich Wildcardzeichen erlaubt (näheres zu Wildcards finden Sie auf Seite 33). Wenn Sie als Suchbegriff nur Buchstaben eingeben, dann sucht KASSE.EXE in der Artikel-Bezeichnung. Wenn Sie hier nun ein Wildcardzeichen verwenden, dann sucht das Programm nur ab dem Anfang der Artikelbezeichnung. Die Eingabe von Akku* würde Akkulader XYZ finden, nicht aber Varta Akku. Wird der Text-Suchbegriff ohne Wildcards eingegeben, dann werden auch Textbestandteile innerhalb der Artikelbezeichnung gefunden. Die Eingabe des Suchbegriffs Akku würde z.B. Artikel mit folgender Artikelbezeichung auflisten: Varta Akku, Tech Akkulader, Akku 7,2 V. Das Suchergebnis wird wie üblich als Liste angezeigt, in der Sie den gewünschten Artikel mit den Pfeiltasten und RETURN auswählen können. Als einzige Beschränkung können bei Verwendung einer Wildcard-Auswahl maximal 1.000 Datensätze in der Auswahl angezeigt werden. Durch genauere Spezifizierung der Wildcard-Eingabe können Sie die Menge begrenzen.
Wenn Sie keine Wildcard-Eingabe verwenden, dann holt das Programm den Datensatz sofort aus der Extern-Datenbank und setzt ihn in die Maske ein. Sie können nach Auswahl der richtigen Extern-Datenbank also z.B. auch sofort den EAN-Code scannen. Der so eingesetzte Artikel wir anschließend ganz normal fakturiert. Er erscheint auch im Warenabgangs-Protokoll beim Tagesabschluß. Dieses enthält bei Verkäufen aus Extern-Datenbanken eine eigene Rubrik für diese Artikel. Im Programm DATKASSE.EXE können Sie auf einfache Weise einen Artikel aus einer Extern-Datenbank in den Haupt-Datenbestand holen. Wählen Sie dazu die Funktion Eintragen in der Lager-Datenbank. Wenn Sie die leere Maske sehen dann drücken Sie ALT-I. Ab hier ist die Bedienung identisch zu KASSE.EXE, d.h. Sie wählen die gewünschte Extern-Datenbank und dann den Artikel aus. Dieser wird in die Maske übernommen und Sie können vor dem Speichern noch Änderungen vornehmen, z.B. eine eigene Artikelnummer anstelle der EAN-Nummer vergeben. Der Datensatz wird anschließend wie üblich mit F2 gespeichert. 12.2.2. Einlesen von Lieferanten-Disketten
Die Lieferanten-Disketten werden mit DATKASSE.EXE eingelesen. Voraussetzung dafür ist ein geeigneter Import-Filter. Die Import-Filter sind kleine .EXE-Dateien, die sich im Verzeichnis IMPORT befinden. Aktuelle Import-Filter finden Sie in unserer Mailbox im Verzeichnis IMPORT oder im Internet (http://www.pos-ware.com). Sollte kein geeigneter Import-Filter für ein bestimmtes Datenformat zur Verfügung stehen, dann können wir für einen geringen Betrag einen solchen erstellen. Wir benötigen dafür von Ihnen eine Diskette mit der Importdatei und wenn möglich eine Datensatzbeschreibung des Formats. Der erste Schritt ist die Auswahl des Import-Filters (siehe Abbildung). Stellen Sie sicher, daß der richtige Filter ausgewählt wird, da ansonsten das Einlesen abgewiesen wird. In der folgenden Maske geben Sie den Namen der Importdatei ein (z.B. A:BUSCH.DAT). Wenn sich die Importdatei auf einer Diskette befindet, dann setzen Sie den Pfad vor den Dateinamen (i.A. A:). Den Zieldateinamen sollten Sie so wählen, daß Sie später anhand des Dateinamens eindeutig den Lieferanten erkennen können. DATKASSE schlägt den Namen des Importfilters vor. Diesen Vorschlag können Sie natürlich überschreiben. Im Feld Lieferant können Sie den Lieferantennamen eingeben. Dieser wird dann bei einem späteren Import eines Datensatzes in die Lagerstammdaten mit übernommen. In gleicher Weise können Sie mit dem Feld Warengruppe die Warengruppe bei einer Übernahme festlegen. Dies ermöglicht es Ihnen über die Funktion Statistik (siehe Seite 166) oder auch nur beim Tagesabsachluß festzustellen, wieviel Umsatz Sie mit dem Hersteller XYZ gemacht haben. Nach Bestätigen des letzten Feldes mit RETURN oder auch mit F2 liest der Importfilter die Quelldatei und konvertiert die Daten in ein für DATKASSE lesbares Standard-Format. Der Import-Filter ist ein Kommandozeilen-Programm. Er löscht vor dem Programmlauf den Bildschirm und gibt den Fortschritt der Konvertierung aus. Tritt während der Konvertierung ein Fehler auf, dann bricht die Konvertierung ab und es wird eine Fehlermeldung angezeigt. Dies ist z.B. dann der Fall, wenn die Quelldatei nicht das richtige Dateiformat hat. Die Importfilter sind batchfähig, d.h., sie können auch direkt von der DOS-Ebene aus aufgerufen werden, um z.B. das Einlesen von aktualisierten Lieferanten-Disketten zu automatisieren. Rufen Sie einen Importfilter ohne Parameter auf. Die möglichen Kommandozeilen-Parameter werden Ihnen dann angezeigt.
12.3. Größen-Verwaltung
In DATKASSE ist eine komplette Größenverwaltung für die Artikeldatenbank enthalten. Dies soll die Eignung z.B. für Schuhgeschäfte oder den Textilhandel herstellen. Jede Größe kann einen eigenen Bestand und auch einen eigenen VK/EK-Preis haben. Für jeden Artikel kann getrennt entschieden werden, ob er eine Größenverwaltung haben soll oder nicht.
12.3.1. Prinzipielle Funktionsweise
DATKASSE richtet beim ersten Aufruf dieser Funktion ein neues Verzeichnis für die Größenverwaltung ein (DATEN\BESTAND). Für jeden Artikel mit Größenverwaltung legt DATKASSE eine Datei in diesem Verzeichnis an. Diese Datei enthält alle Daten zu den verschiedenen Größen, Beständen und Preisen dieses Artikels. Dieses Konzept hat den Vorteil, daß es beliebig erweiterbar ist. Sie sind also nicht an feste Datenbankfelder gebunden, sondern können die zur Verfügung stehenden Größensorten selbst festlegen. Dabei werden Sie durch eine Funktion zum Laden eines Größenmusters unterstützt. Dies erspart die Mehrfacheingabe des Musters. Ein Größenmuster kann z.B. folgenden Aufbau haben (1 1,5 2 2,5 usw. oder auch rot, schwarz, gelb, grün). Sie sollten sich also nicht an dem Wort Größen orientieren. Größen hat hier die Bedeutung eines beliebigen Merkmals. Es können bis zu 20 Muster selbst definiert werden, die dann mit nur 2 Tasten geladen werden können. Vordefiniert sind englische und deutsche Schuhgrößen. Die Muster sind in der Datei GROESSEN.VOR hinterlegt. Diese Datei kann mit jedem Editor wie z.B. dem EDIT von MSDOS bearbeitet werden. In der Datei sind erklärende Kommentare enthalten. Zur weiteren Vereinfachung kann beim Erstellen eines Größenmusters der Preis des Hauptdatensatzes für alle Größen übernommen werden. Selbstverständlich können die Preise nachträglich geändert werden. Diese Möglichkeit spart jedoch Arbeit, wenn z.B. nur die 5 größten Artikel einen anderen Preis haben. Die Möglichkeit, bei einem Datensatz die Artikelnummer zu ändern, bleibt natürlich erhalten. Die evtl. daran gebundene Größenverwaltung wird dann mitgezogen. Beachten Sie jedoch, daß beim Ändern von Artikelnummern während eines Abrechnungszeitraums die statistischen Auswertungen verfälscht werden können. Beim Kopieren von Datensätzen wird die Größenverwaltung nicht mitkopiert. Innerhalb der Maske für die Größenverwaltung können jedoch die Daten eines anderen Artikels in die Maske geladen werden. Denken Sie jedoch daran, daß dabei auch die Bestände mitkopiert werden. Diese müssen Sie dann per Hand zurücksetzen. Auch dafür gibt es eine Funktionstaste.
12.3.2. Bedienung der Größenverwaltung
12.3.2.1. Stammdaten
Um für einen Artikel eine Größenverwaltung einzurichten müssen Sie sich im Blättern-Modus der Lagerdatenbank befinden. Der gewünschte Artikel ist in der Maske sichtbar. Drücken Sie nun F10 und wählen Sie die Funktion Größen/Bestand. Alternativ dazu können Sie auch einfach ALT-G drücken. Sie sehen nun die leere Eingabemaske. Mit der Taste F3 können Sie ein Größenmuster laden. Nach dem Drücken dieser Taste wählen Sie das gewünschte Muster aus. Nun können Sie noch entscheiden, ob der Preis des Stammdatensatzes für alle Größen übernommen werden soll. Dies ist zur Arbeitsvereinfachung gedacht. Auch wenn Sie den Preis übernehmen lassen können die Preise für jede einzelne Größe natürlich nachträglich geändert werden. Wenn Sie hier nicht gleich die Bestände eingeben wollen, dann können Sie nun die Daten mit F2 speichern. Weitere Möglichkeiten in dieser Maske: F5 setzt nach einer Sicherheitsabfrage alle Bestände der einzelnen Größen auf Null. Geeignet ist diese Funktion als Hilfe beim Kopieren eines Artikels. F6 berechnet den Hauptbestand anhand der einzelnen Größenbestände neu und schreibt ihn in den Stammdatensatz. Dies wird nur in Ausnahmefällen notwendig sein, da bei allen Vorgängen sowohl Haupt- wie auch Größenbestand automatisch korrigiert werden. Mit F7 können Sie die Größenverwaltung eines anderen Artikels in die Maske laden. Die Bestände werden dabei jedoch sinnvollerweise nicht mitgeladen. Geben Sie die Artikelnummer des Artikels ein, dessen Größenverwaltung Sie kopieren möchten.
12.3.2.2. Lagerzugang
Der Lagerzugang funktioniert wie gewohnt. DATKASSE stellt automatisch fest, wenn Sie einen Artikel mit Größenverwaltung zubuchen wollen und fragt Sie nach der Größe. Geben Sie in diesem Fenster die Größe direkt ein (z.B. 5,5 oder 36) oder drücken Sie einfach RETURN. Die Größe können Sie dann aus einer Liste auswählen. In dieser Liste sehen Sie außerdem den Bestand und den Preis der einzelnen Größen. DATKASSE prüft die Eingabe, d.h., ob eine gültige Größe eingegeben wurde. Wenn Sie keine Größe eingeben, d.h. die Größeneingabe mit ESC verlassen, wird der Zugang nur dem Hauptbestand zugebucht. Der Hauptbestand ist immer als Summe aller Größenbestände zu verstehen. Wenn Sie jedoch manuelle Änderungen an den Beständen vornehmen, dann stimmt der Hauptbestand nicht mehr mit den Einzelbeständen überein. Dafür gibt es die Funktionstaste F6, die die Summe der Einzelbestände in den Hauptbestand schreibt, also sozusagen einen Abgleich vornimmt. Diese Funktion können Sie jedoch nur aufrufen, wenn Sie sich in der Größen/Bestandsmaske des betreffenden Artikels befinden.
12.3.2.3. Funktionsweise in KASSE.EXE
Hier arbeitet das Programm analog zu DATKASSE.EXE. Wenn ein Artikel mit Größenverwaltung eingegeben wird, fragt das Programm die Größe ab. Auch hier können Sie durch Eingabe von RETURN die Liste anzeigen lassen, in der Sie auch die Preise und Bestände sehen. Die ausgewählte Größe erscheint anschließend in der Spalte "Gr". Wenn Sie keine Größe eingeben, d.h. die Größeneingabe mit ESC verlassen, wird der Artikel nur aus dem Hauptbestand abgebucht, ansonsten aus dem Hauptbestand und aus dem Größenbestand.
12.3.2.4. Rechnungserstellung mit DATKASSE.EXE
Die Bedienung ist identisch zu KASSE.EXE. Wenn ein Artikel ausgewählt wurde, der eine Größenverwaltung enthält, dann wird die Größe abgefragt. Mangels Platz in der Maske kann diese jedoch nicht ständig angezeigt werden. Mit der Taste F4 kann die Bildschirmanzeige jedoch von Fließtext auf Anzeige der Artikelnummer und Größe umgeschaltet werden. Ein beliebiger Tastendruck schaltet wieder zurück.
P.S. Anregungen zu diesem Modul nehmen wir übrigens gerne entgegen.
12.4. Seriennummern-Verwaltung
In DATKASSE ist eine komplette Seriennummern-Verwaltung integriert. Serienummern können vom Lager-Zugang bis zum Verkauf mitgeführt werden. Für jeden Artikel können Sie über das Feld SN-Verw. festlegen, ob für diesen Artikel Serienummern mitgeführt werden sollen oder nicht.
12.4.1. Funktionsweise der Seriennummern-Verwaltung
12.4.1.1. Lager Zugang
Wird ein Artikel zugebucht bei dem Sie in der Stammaske festgelegt haben, daß er Serienummern mitführen soll, dann fragt das Programm entsprechend der Anzahl der zugebuchten Exemplare die einzelnen Seriennummern ab.
12.4.1.2. Verkauf
Wird ein Artikel mit Seriennummern-Verwaltung verkauft, dann öffnet das Programm ein Eingabefenster, in dem die Seriennummer eingegeben werden kann. Wenn Sie hier die Vorgabe * bestätigen, dann bietet DATKASSE die noch zur Verfügung stehenden Serienummern zur Auswahl an. Bereits ausgebuchte Seriennummern werden nicht mehr angezeigt. Nach Eingabe, bzw. Auswahl einer Serienummer wird diese als neue Zeile in den Beleg oder die Rechnung aufgenommen. Die Funktion ist in diesem Fall bei DATKASSE.EXE und KASSE.EXE identisch mit dem einzigen Unterschied, daß bei DATKASSE.EXE die Abfrage nach der oder den Serienummern erst nach Eingabe der Stückzahl erscheint. Erst zu diesem Zeitpunkt kann das Programm ja wissen, wieviele Serienummern abgefragt werden müssen. Im Programm KASSE.EXE wird die Stückzahl üblicherweise vor der Artikelnummer eingegeben (mit F6 oder der Taste + auf dem Ziffernblock). Aus diesem Grund erfolgt die Abfrage der Serienummern hier direkt nach Eingabe der Artikelnummer.
Bitte beachten Sie dabei folgendes: Wenn Sie mit Serienummern arbeiten, dann muß die Reihefolge immer eingehalten werden. Nachträgliches Ändern der Stückzahl ist nicht möglich, bzw. verursacht eine unvollständige oder zu große Seriennummern-Liste. Falls Sie tatsächlich einen Fehler bei der Eingabe gemacht haben, dann löschen Sie bitte mit F8 die Eingabezeile mit der betreffenden Artikelnummer sowie evtl. weitere Zeilen mit Text und den automatisch eingesetzten Seriennummern komplett. DATKASSE entfernt dabei auch die intern zu dieser Artikelnummer gespeicherten Seriennummern. Nun können Sie die Position und auch die dazugehörigen Seriennummern neu eingeben. Alternativ dazu können Sie auch mit ALT-S die bereits vom Programm gemerkten Serienummern anzeigen lassen und evtl. fehlerhafte oder überzählige Eingaben mit F8 löschen.
Nach Abschluß der Rechnung wird die Information Kunden->Serienummer dauerhaft gespeichert und kann jederzeit angezeigt werden (siehe unten). Diese Funktion ist an den Lagerabgang gekoppelt, d.h. wenn Sie keinen Lagerabgang speichern lassen, dann wird auch die Information zu den Seriennummern nicht gespeichert.
12.4.1.3. Auswertungen/Suchen
Im Blättern-Modus der Lager-Datenbank können Sie sich mit ALT-S Informationen zu Seriennummern des aktuellen Artikels anzeigen lassen. Alternativ zu ALT-S können Sie die Funktion auch nach dem Betätigen von F10 aus dem Menü auswählen. Mit Anzeigen bekommen Sie eine Liste sämtlicher zu diesem Artikel gespeicherter Seriennummern zusammen mit Datum des Zugangs, Lieferant und evtl. Kundennummer, falls der Artikel bereits verkauft wurde. Diese Funktion kann maximal 1.500 Einträge darstellen. Sind mehr Einträge gespeichert, dann erhalten Sie eine Fehlermeldung. In diesem Fall müssen Sie über die beiden folgenden Menüpunkte die Auswahl eingrenzen. Mit Auswahl nach EK-Datum können Sie die angezeigten Einträge nach einem bestimmten Datumsbereich des Einkaufsdatums eingrenzen. In gleicher Weise funktioniert die Auswahl nach VK-Datum.
Mit den beiden weiteren Menüpunkten können Sie nach einer bestimmten Serien- oder Kundenummer suchen. Bei einer erfolgreichen Suche öffnet sich wieder die Anzeige und der Balken springt auf den gefundenen Eintrag. Bei der Suche nach einer Seriennummer können Sie auch Wildcard-Zeichen verwenden. Das Programm zeigt dann alle zu dem eingegebenen Muster passenden Einträge in der Liste an. Mit Hilfe dieser Funktionen können Sie also auf ganz einfache Weise feststellen, bei welchem Lieferant und zu welchem Datum Sie ein Produkt mit einer bestimmten Seriennummer eingekauft haben. Dies erspart beispielsweise beim einem Garantiefall eine Menge Sucharbeit in den EK-Rechnungen. Mit der zweiten Such-Option läßt sich festellen, ob ein Kunde ein bestimmtes Gerät überhaupt bei Ihnen gekauft hat und vor allen Dingen wann. Bei der Gewährung von Garantieansprüchen ist dies eine wertvolle Information. Wenn Sie nach Auswahl dieser Option eine Kundennummer eingeben, dann zeigt DATKASSE sämtliche zu diesem Kunden gespeicherten Seriennummern in der Tabelle an. Bitte beachten Sie, daß bei der Gesamt-Übersicht oder nach der Suche nach einer Serienummer das Einkaufs-Datum in der Tabelle angezeigt wird. Nach einer Kundennummern-Suche wird jedoch das Verkaufs-Datum angezeigt. Wurde eine Gerät ohne Eingabe einer Kundennummer verkauft (ist mit KASSE.EXE möglich), dann erscheint dies in der Tabelle mit der Kundennummer 0. In der Gesamt-Übersicht (Option Anzeigen) erscheinen Geräte, die sich noch im Lager befinden ganz ohne Kundennummer. Um mit KASSE.EXE einen Verkauf einem bestimmten Kunden zuordnen zu können muß der Schalter Kauf mit Kundenkarte gesetzt sein (siehe Einstellungen auf Seite 65). Die Kundennummer wird beim Verkauf mit KASSE.EXE in der Maske Gegebener Betrag durch Drücken des * auf dem Ziffernblock eingeben. 12.4.1.4. Sonderfälle
Es ist problemlos möglich, einen Artikel zu verkaufen und dessen Seriennummer einzugeben, bevor er ins Lager eingebucht wurde. Beim Lagerzugang prüft DATKASSE dann, ob die zugebuchte Seriennummer bereits fakturiert wurde. Ist dies der Fall, dann wird kein neuer Datensatz in der Serienummernverwaltung erzeugt, sondern der Alte wird lediglich aktualisiert. In diesem Fall bedeutet dies, daß der Datensatz beim Zubuchen die noch fehlende Information des Zugangsdatums und des Lieferanten erhält.
12.5. Memofelder und Memodaten
Memofelder sind artverwandt mit den gleichnamigen Feldtypen in DBase. Sie eignen sich für Daten, bei denen zu Beginn der Erfassung unbekannt ist, wie groß sie werden können. Bei normalen Datenbankfeldern muß bei der Einrichtung der Datenbank die Feldgröße festgelegt werden. Es ist zwar möglich, diese nachträglich zu erweitern. Für größere Kommentare kommt jedoch noch das Hindernis hinzu, daß Felder im Allgemeinen nur eine Zeile zur Verfügung stellen. In DATKASSE können Sie beispielsweise in allen 3 Datenbanken (Kunden, Lieferanten und Lager) Memoeinträge für jeden Datensatz anlegen. Darin können weitere Informationen zu diesem Datensatz gespeichert werden, die in den normalen Datenbankfeldern keinen Platz mehr finden würden. Dabei handelt es sich im Prinzip um eine kleine Textverarbeitung. Wenn Sie Memo anlegen oder ändern wollen, dann holen Sie sich den gewünschten Datensatz zuvor in die Maske. Dies kann mit der Funktion Suchen oder auch Blättern geschehen. Geben Sie dann F10 ein und wählen Sie Memo aus dem Menü. DATKASSE öffnet ein Editorfenster, in dem Sie sich mit den unten aufgeführten Tasten bewegen können. Bei der Tastenbelegung handelt es sich um eine Untermenge des Wordstar-Befehlssatzes. Sie können wie in einer Textverarbeitung Zeilen und Zeichen löschen, einfügen, usw. Es ist sogar möglich, einen vorhandenen Text einzulesen. Dieser sollte jedoch vorher mit einer Textverarbeitung auf die richtige Zeilenlänge, d.h. max. 70 Zeichen/Zeile gebracht werden (mit hartem Zeilenumbruch)
In der obersten Zeile des Editorfensters sehen Sie wie gewohnt die Zeilen- und Spaltenposition. Ein E oder ein Ü bezeichnen den Status Einfügen oder Überschreiben. Ein W zeigt an, daß der Word-Wrap-Modus eingeschaltet ist. Word-Wrap bedeutet, daß ein automatischer Zeilenumbruch vorgenommen wird, wenn Sie das Ende der Zeile erreicht haben. Dabei wird jeweils das letzte komplette Wort in die nächste Zeile verschoben. Sie können also fließend Text eingeben, ohne RETURN zu drücken. Mit ALT-W kann dieser Modus ausgeschaltet werden. Sie können Sie bis zu 300 Zeilen Text eingeben. Wenn Sie neuen Text eingeben wollen müssen Sie die RETURN-Taste verwenden, um neue Zeilen einzufügen. Mit F2 werden die Texteingaben gespeichert, mit ESC verlassen Sie die Texteingabe ohne zu speichern.
Tastenbelegung des Editors
Taste Bedeutung
Pfeiltasten Cursorbewegung Seite h/r Seite hoch/runter blättern Entf Zeichen löschen Backspace wie üblich Pos1 Zeilenanfang Ende Zeilenende Einfg Einfügen ein/aus Tab Tabulator (8 Zeichen) ESC Editor verlassen / STRG-Taste rückgängig machen STRG-Y Zeile löschen STRG-QY bis Zeilenende löschen STRG-QR Cursor an Dateibeginn STRG-QC Cursor an Dateiende STRG-KR Datei einlesen (überschreibt den bisherigen Text) STRG-E Zeile in Clipboard kopieren ALT-E Letzte Zeile vom Clipboard holen ALT-C Clipboard öffnen STRG-KW Text als Datei schreiben ALT-Y gesamten Text löschen (mit Rückfrage)
Wenn Sie die Option Datei einlesen verwenden achten Sie bitte darauf, daß die einzulesende Datei sich im ASCII-Format befindet.
13. Ergänzende Informationen
Dieses Kapitel enthält Informationen, die Sie für die weitergehende Anpassung des Programms an Ihre Bedürfnisse benötigen.
13.1. Druckertreiber
DATKASSE verwaltet zwei verschiedene Arten von Druckertreibern. Treiber mit der Endung .PRN sind für A4-Drucker (z.B. Listen) zuständig. An .PRB ist ein Treiber für einen Bondrucker erkennbar. Dies soll nicht heißen, daß Sie einen A4-Drucker nicht als Bondrucker einsetzen können, das ist durchaus möglich. Da bei beiden Treiberarten aber ein völlig unterschiedliches Konzept zugrunde liegt, dürfen Sie die beiden Typen keinesfalls verwechseln. Für den Bondruck muß also immer ein Treiber mit der Endung .PRB installiert werden, für den Listendruck muß die Endung .PRN lauten. Einfaches Umbennen von Treibern funktioniert selbstverständlich nicht.
Wenn Sie beispielsweise einen Deskjet-Drucker sowohl als Bon- wie auch als Listendrucker einsetzen wollen, dann muß für den Listendruck der Treiber DESKJET.PRN und für den Bondruck DESKJET.PRB installiert werden.
Alle Druckertreiber befinden sich im Verzeichnis TREIBER unterhalb des Programmverzeichnisses. Die vorhandenen Druckertreiber dürfen nicht umbenannt werden, da bei einigen Treibern auf besondere Eigenheiten des Druckers direkt im Programmcode eingegangen wird. Die Identfizierung erfolgt dabei über den Namen des Treibers. Sie können jedoch problemlos neue Treiber anlegen, um eine Anpassung an ein nicht untersütztes Modell zu erzeugen. Die Bondrucker-Treiber sind sogar in Lage, eine Zeichenumcodierung während des Drucks vorzunehmen. Damit lassen sich auch sehr exotische Drucker anpassen, bei denen die Umlaute nicht an der regulären Stelle in der Codetabelle vorhanden sind.
13.1.1. Beschreibung des Druckertreiber-Aufbaus
Ein Druckertreiber ist eine reine ASCII-Datei (Text-Datei) und kann mit jedem Editor bearbeitet werden, der keine Steuerzeichen in die Datei schreibt (z.B. dem EDIT.COM von MS-DOS). Der Treiber ist unterteilt in einzelne Sektionen, die jeweils durch ein Schlüsselwort eingeleitet werden. Schlüsselwörter sind immer in [] eingeschlossen. In der folgenden Zeile steht dann der zugehörige String oder Wert. Druckercodes werden als ASCII-Werte (nicht HEX!), getrennt durch Leerzeichen, eingetragen (maximal 9 Zeichen pro Sektion). Die Reihenfolge der Sektionen ist prinzipiell nicht relevant, es sollten jedoch alle Sektionen vorhanden sein. Außerdem sollten die reinen Info-Sektionen ([NAME], [MODELS], [VERSION] und [DIPSWITCHES] am Beginn des Treibers stehen. Funktionen, die ein Drucker nicht unterstützt müssen eine 0 als einzigen Steuercode enthalten.
Die Druckertreiber sind i.A. gut kommentiert (ein Kommentar beginnt mit einem Semikolon, entweder in einer eigenen Zeile oder am Ende eines Dateneintrags).
Beispiel: [DRAWER] 27 112
Mit diesem Code wird eine evtl. angeschlosse Kassenschublade geöffnet. Wenn der Drucker keinen Ausgang für eine Schublade hat, dann tragen Sie hier bitte eine 0 als einzigen Code ein.
Weitere Hinweise finden Sie in der Datei DR_TREIB.DOK im Verzeichnis DOKU. Sie können diese Datei im Menü System/DOKU-Dateien von DATKASSE.EXE anschauen oder drucken.
13.2. Manuelle Preiseingabe
Normalerweise springt der Cursor bei der Erfassung eines Belegs nach Eingabe einer Artikelnummer sofort in die nächste Zeile. Dies ist sinnvoll, um ein schnelles Erfassen des Belegs zu ermöglichen. Nun gibt es aber Fälle, bei denen eine manuelle Preiseingabe erforderlich ist. Sie können zwar das Pogramm so einstellen, daß der Cursor immer über die Preiseingabe läuft. Dies erfordert jedoch bei jedem Artikel einen zusätzlichen Tastendruck. Diese Problem läßt sich mit der Datei PREISEIN.CNF lösen. In dieser Datei, die mit jedem Editor bearbeitet werden kann, können Sie festlegen, daß bei bestimmten Warengruppen (bis zu 20) immer eine manuelle Preiseingabe erfolgen soll. Angenommen, Sie haben Artikel im Sortiment, die nach Gewicht berechnet werden. Tragen Sie in die Datei PREISEIN.CNF zum Beispiel die Warengruppe 50 ein und verwenden Sie für jeden Artikel, der nach Gewicht berechnet wird und dessen Preis deshalb immer manuell eingegeben werden muß, diese Warengruppe. Das Programm springt also jetzt bei normalen Artikeln wie gewohnt sofort in die nächste Zeile. Wenn Sie aber einen Artikel mit der Warengruppe 50 eingeben, dann steht der Cursor im Preisfeld. Sie können jetzt die Preis manuell eingeben. Nach RETURN kann wieder der nächste Artikel erfaßt werden. In der Datei PREISEIN.CNF können Sie außerdem noch festlegen, ob der manuell eingegebene Betrag negativ gesetzt werden soll. Dies eignet sich zum Beispiel für Pfand- oder Gutschriftartikel. Setzen Sie einfach hinter die Warengruppennummer in der Datei PREISEIN.CNF ein Komma und ein Minuszeichen, z.B. 90,-. Der Betrag wird dann nach Betätigen der RETURN-Taste negativ gesetzt.
Beispiel: In der Datei PREISEIN.CNF haben Sie die Warengruppe 90 eingetragen und ,- angehängt. In der Lagerdatenbank haben Sie einen Artikel mit der Bezeichnung Pfand angelegt und diesem die Warengruppe 90 und einen Preis von 0,- gegeben. Wenn Sie nun beim Erfassen eines Belegs diese Artikelnummer eingeben, dann springt der Cursor sofort in das Preisfeld. Geben Sie jetzt beispielsweise 6,6 ein. Nach Betägigen von RETURN erzeugt DATKASSE eine Belegzeile mit dem Betrag -6,60 DM. Das Minuszeichen müssen Sie also nicht eingeben.
13.3. Externe Programme
Bis zu 5 externe DOS-Programme oder BATCH-Dateien können Sie in das Programm mit Hilfe der Konfigurationsdatei EXTPROG.CNF einbinden. Diese können dann von KASSE.EXE oder DATKASSE.EXE aus dem Menü SYSTEM heraus aufgerufen werden. Damit kann z.B. der Aufruf einer BATCH-Datei zur Datensicherung auf ein anderes Laufwerk (z.B. Server) bequem direkt aus dem Programm heraus erfolgen. Die Einsatzmöglichkeiten sind sehr vielfältig. Eine weitere Möglichkeit des Aufrufs haben Sie in der Kassenmaske nach Eingabe von ALT-A und Auswahl des Menüpunktes Externes Programm aufrufen.
Wichtiger Hinweis Wenn das externe Programm die Systemintegrität geschädigt hat, dann können auch in DATKASSE Datenverluste auftreten !
Aufbau in der Datei EXTPROG.CNF: Menü-Eintrag@Programm-Name@Parameter (optional) Beispiele: Datensicherung@SICHERN.BAT@Komplett DOS-Editor aufrufen@EDIT
Maximal-Längen: Menü-Eintrag : 28 Zeichen Programmname mit Pfad : 29 Zeichen Parameter : 29 Zeichen Zu lange Einträge werden abgeschnitten !
Ist das Programm im Arbeitsverzeichnis von DATKASSE abgelegt (i.A. C:\KASSE) oder über den Suchpfad erreichbar, dann kann die Pfadangabe entfallen. Dem aufgerufenen Programm steht bis auf 5 kB der gesamte DOS-Speicher zur Verfügung. Das aufgerufene Programm oder die BATCH-Datei kann außerdem während der Ausführung auch das Laufwerk und das Verzeichnis wechseln. Ein Zurückwechseln ist nicht erforderlich. Bitte beachten Sie, daß sich während der Ausführung KASSE.EXE oder DATKASSE.EXE ebenfalls noch im Speicher befindet (im XMS). Das aufgerufene Programm darf also keinesfalls den Rechner neu starten ! Stichwortverzeichnis
