Informationen zur GoBD,
GoBS und GDPdU
An dieser Stelle wollen wir erst einmal dazu beitragen, den
Begriffswirrwar aufklären. Dies scheint notwendig zu
sein, da in der Presse und im Web viel Fehlinformationen und vor allem
veraltete Informationen verbreitet werden.
Klarstellung:
Die aktuellen für Kassensysteme gültigen Richtlinien werden in der GoBD
aus dem Jahr 2015 festgelegt. Die GoBD ersetzt somit die älteren
Richtlinien GDPdU (erste Version aus dem Jahr 2001, viele Änderungen
folgten) und GoBS aus dem Jahr 2014. GoBD ist übrigens die Abkürzung
für "Grundsätze zur ordnungsgemäßen
Buchführung Digital". Alle
unsere Kassensysteme erfüllen selbstverständlich die Anforderungen
der GoBD.
Nahezu alle Regelungen aus den Vorgänger-Versionen GDPdU und GoBS
wurden vom Bundesministerium für Finanzen (BMF) in die GoBD
übernommen, ergänzt und weiter konkretisiert. "Schwammige"
Formulierungen wurden ebenfalls ersetzt. Die Interpretation-
Möglichkeiten sind nunmehr in der aktuellen Fassung der GoBD
minimalisiert worden.
Insbesondere gibt es keine weiteren Übergangsfristen mehr.
Alle
Kassensysteme, die die Richtlinen der GoBD nicht erfüllen,
müssen bis zum 31.12.2016 aus dem Verkehr gezogen werden.
Insofern besteht eine Nachrüst-, bzw. Austausch-Pflicht !
Bei
einer steuerlichen Außenprüfung wird der Prüfer ab diesem Zeitpunkt
stets die Buchhaltung als unzulässig verwerfen und die Umsätze
schätzen. Dies führt nach unseren Erfahrungen in der Regel zu
beträchtlichen Steuer-Nachzahlungen.
Eine weitere Verschärfung ist denkbar, siehe Ausblick.
Eine kurze Übersicht der wichtigsten
Anforderungen
Taggenau erfassen
Laut den GoBD sollen Bargeschäfte taggenau aufgezeichnet
werden. Sie müssen also täglich einen Z-Bericht drucken.
Nacherfassungen sind höchstens in Ausnahmefällen zulässig (z.B.
Krankheit des Unternehmers). Diese sollten per Aktennotiz in der
Buchhaltung dokumentiert werden.
Nachvollziehbarkeit
Ein sachverständiger Dritter (z.
B. Steuerprüfer) muss die Geschäftsvorfälle nachvollziehen können.
Das gelingt dem Prüfer mit einem Blick in die Aufzeichnungen in Ihrer
Kasse. Die gespeicherten Daten können dazu auf einem USB-Stick bereit
gestellt werden. Der Prüfer kann diese Daten in die Software IDEA
einlesen. IDEA wird von den Finanzämtern bei digitalen
Außenprüfungen verwendet.
Wahrheit, Klarheit, fortlaufende Aufzeichnung
Durch die vordefinierten Geschäftsvorfälle und die laufende
Nummerierung, die unsere Software vergibt, ist das kein Problem.
Kassensturzfähigkeit
Kassensturz bedeutet, dass der Soll-Bestand des Kassenbuchs (die
Aufzeichnungen in der Software) jederzeit mit dem Ist-Bestand der
Barkasse verglichen werden kann (Inhalt Ihrer Geldkassette o.ä.). Die
Software sollte Ihnen also ermöglichen, für ein Kassenblatt
jederzeit auf Knopfdruck einen Kassensturz durchzuführen.
Unveränderbarkeit
In dem Moment, da Sie einen Beleg in den Speicher Ihrer
Kassensoftware hochgeladen haben, sind Sie auf der sicheren Seite: die
Belege und die zugehörigen Kassenbucheinträge werden garantiert
unverändert bewahrt. Jede Bearbeitung wird protokolliert und sollte
etwas verändert werden, so wird der Originalbeleg nicht überschrieben,
sondern eine neue Version gespeichert.
Aufbewahrungspflicht
Die Aufbewahrungspflicht (i.d.R. 8
bis 10 Jahre) gilt sowohl für die gedruckten Belege (Z-Berichte) wie
auch für die digitalen Daten. Unsere Software enthält dazu einfache
Sicherungsmöglichkeiten auf einen externen Datenträger wie z.B.
einen USB-Stick. Nutzen Sie diese Möglichkeiten bitte unbedingt !
Wenn Sie Thermo-Bonrollen von uns verwenden dann sind diese
eingeheftet in einem Aktenordner problemlos 8-10 Jahre haltbar. Bei
Verwendung von minderwertigen Thermorollen (die verblassen) müssen
Sie diese zuvor fotokopieren.
Mit unseren Kassensystemen
sind Sie immer auf der sicheren Seite. Alle aktuellen Anforderungen
der GoBD werden erfüllt.
Sollte es Änderungen geben dann kann das
Kassensystem durch ein Software-Update aktualisisiert werden.
Eine ausführliche Quelle ist außerdem wie so oft Wikipedia, siehe:
Informationen
zur GoBD in Wikipedia
Ausblick, wie geht es weiter
Das Kabinett hat Mitte Juli 2016 den
Referentenentwurf eines weiteren Gesetzes verabschiedet, der ab
2019/2020 möglicherweise eine weitere Verschärfung der
Kassenpflicht mit sich bringt. Das Gesetz muß noch durch den
Bundestag und Bundesrat bestätigt werden. Änderungen sind dabei
ebenfalls noch denkbar. Derzeit bestehen noch ganz erhebliche
Widerstände durch die einschlägigen Verbände.
Ähnlich wie z.B. in Österreich wird dazu ein externer
Signatur-Generator mit der Kasse verbunden (Beispiel: Chipkartenleser
mit einer vom Finanzamt ausgegebenen Signaturkarte). Dieses erzeugt
bei jedem Kassiervorgang eine eindeutige nicht veränderbare Signatur, druckt diese auf den Beleg
(z.B. als QR-Code) und speichert sie gleichzeitig zusammen mit dem
Kassenvorgang auf der Festplatte.
Die Prüf-Vorgaben für die vorgeschriebenen Module, bzw.
Signatur-Generatoren existieren bislang noch gar nicht. Insofern ist
der Zeitplan doch sehr ambitioniert, bzw. nicht gerade als realistisch
zu bezeichnen. Beispiele für solche Verzögerungen wie die seit mehr
als 10 Jahren geplante Gesundheitskarte gibt es Etliche.
Dennoch sollte man das Thema nicht aus den Augen verlieren. Die
Signaturerzeugung wird kommen, die Frage ist nur wann.
Für unsere Kassensysteme und Kassensoftware wird es nach Vorliegen
der Regelungen definitiv entsprechende Updates geben. Wir gehen
davon aus, dass als Hardware ein Standardgerät eines oder mehrerer
großer Hersteller zum Einsatz kommen wird, wie z.B. der Leser von
ReinerSCT, der auch für HBCI-Bankkarten verwendet wird. Die
Hardwarekosten würden sich in diesem Fall im Bereich von 30-90 €
bewegen.
Alle ab ca. Anfang 2012 verkauften Systeme können dann
aktualisiert werden. Das Betriebssystem muß mindestens Windows XP
sein, besser Windows 7 oder größer.
Noch ein Hinweis: Der Gesetztesentwurf sieht nur die
Offline-Signaturerzeugung vor. Das Kassensystem muss nicht online sein
!
Quellen-Angabe (Auszüge): Scopevisio AG, BMF, Wikipedia, CT (Heise)
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